Virkakielityön periaatteet: työtä kielen parissa ihmisten hyväksi
Artikkeli 2/2018

Ulla Tiililä

Virkakielityön periaatteet: työtä kielen parissa ihmisten hyväksi

Kotimaisten kielten keskus (Kotus) on viranomaisten ja julkisten palvelujen kielen eli virkakielen asiantuntemuksen keskus Suomessa. Kotuksen virkakielityö perustuu hallintoa ohjaaviin säädöksiin ja arvoihin, tutkimukseen ja kokemukseen. Toiminnassa pureudutaan enemmänkin virkakielen ongelmien syihin kuin oireisiin.

Kielenhuollon periaatteista on vuosikymmenten mittaan tasaisin väliajoin keskusteltu. Myös suomen kielen lautakunnan puheenjohtajat ovat eri aikoina julkaisseet ajatuksiaan kielenhuollon linjauksista. Linjaukset koskevat kuitenkin yleiskielen huoltamista. Virkakielenhuolto poikkeaa tästä monin tavoin. Millaiselta pohjalta ja miten virkakieltä Kotimaisten kielten keskuksessa huolletaan?

Virkakielenhuollon ominaispiirteitä eriteltäessä nousee esille muutamia keskeisiä seikkoja, joihin tässä kirjoituksessa keskityn. Sellaisia ovat virkakielen määrittely sekä virkakieleen kohdistuva sääntely. Näiden lisäksi merkityksellistä on se, millaiseen kielikäsitykseen virkakielenhuolto perustuu ja millaisista näkökulmista kielenkäyttöä tarkastellaan. Erityisiä tarkastelun kohteita kirjoituksessa ovat myös virkakielenhuollon vaikuttamisen muodot ja työtavat.

Virkakieli on julkisen vallan kieltä

Yksi keskeinen ero yleiskielenhuoltoon on se, että virkakielenhuolto nimensä mukaisesti kohdistuu rajatumpaan kielimuotoon, ei mihin hyvänsä ja missä hyvänsä käytettyyn suomen kieleen ja sen yhteisiin sääntöihin. Yleiskieli on − tai sen pitäisi olla − virkakielen pohja, ja sitä koskevat normit ja ohjeet koskevat myös virkakieltä.

Mitä virkakieli sitten on? Virkakielen synonyymiksi esitetään joskus sellaisia nimityksiä kuin kapulakieli tai paperikieli. Nimitykset viittaavat tiettyyn, hankalaksi koettuun byrokraattiseen kieleen, joka on tyyliltään muodollista ja mutkikasta.

Virkakieltä ei kuitenkaan kannata määritellä tyylin perusteella. Esimerkiksi mainoksissa tai kaunokirjallisuudessa voidaan imitoida viranomaisia käyttämällä vaikeaselkoista kieltä. Silti näiden elämänalojen kieli ei kuulu virkakielenhuollon piiriin.

Tyhjentävää määritelmää ei tarjoudu lainsäädännöstäkään. Monet virkakielen kannalta keskeisiltä vaikuttavat lait sulkevat nimittäin soveltamisensa ulkopuolelle toimijoita, joiden kielenkäytöllä on kansalaisille iso merkitys ja vaikutus. Esimerkiksi valtion virkamieslaki (750/1994) ei koske Kelan virka- ja toimihenkilöitä eikä hallintolaki (434/2003) lainkäyttöä, esitutkintaa, poliisitutkintaa ja ulosottoa.

Virkakieltä esiintyy yhtä hyvin päiväkodin tiedotteessa kuin ministeriön selvityksessä.

Virkakieli onkin käsitykseni mukaan järkevä määritellä toimijalähtöisesti: virkakieli on viranomaisten ja julkisten palvelujen tarjoajien työtehtävissään käyttämää kieltä. Sitä esiintyy yhtä hyvin päiväkodin tiedotteessa kuin ministeriön selvityksessä. Käytännössä ei siis ole kyse yhtenäisestä kielimuodosta vaan erilaisista teksteistä, tekstilajeista ja kielenkäytön tilanteista.

Hallinnon arvot toteutuvat kielenkäytössä

Valtuutus kielen huoltamiseen nousee Kotimaisten kielten keskusta koskevasta laista (1403/2011). Sen toisen pykälän mukaan Kotuksen tavoitteena on ”edistää keskuksen toimialaan kuuluvien kielten käyttöä yhteiskunnassa”. Tehtäväksi asetetaan (3. §) ”suomen ja ruotsin kielten huolto, neuvonta ja sanakirjatyö sekä kielenhuoltoon ja sanakirjatyöhön liittyvä tutkimus”. Lain esitöissä (HE97/2011) kielenhuollon alueina mainitaan yleiskielen- ja nimistönhuollon rinnalla EU-kielen- ja virkakielenhuolto.

Vaatimukset virkakielen laadusta ja siten myös mandaatti sen huoltoon nousevat kuitenkin myös muusta lainsäädännöstä. Tämän kielimuodon runsas sääntely on sikäli odotuksenmukaista, että julkinen valta konkretisoituu pitkälti juuri kielen ja tekstien kautta. Virkakieleen kohdistuu siis tiukempi sääntely kuin yleiskieleen.

Julkishallinnoissa ei voikaan käyttää kieltä miten hyvänsä, vaan kielenkäytön on myötäiltävä niitä arvoja, joita hallinnossa ja julkisissa palveluissa muutenkin tavoitellaan. Tällaisia arvoja Suomessa ovat esimerkiksi avoimuus, tasa-arvo ja palveluperiaate. Myös virkakielenhuolto Kotuksessa perustuu sen ymmärtämiselle, että kieli on erottamaton osa muuta toimintaa ja muu toiminta on joko pitkälti kielellistä tai vaikuttaa kieleen.

Lainsäädäntö on täynnä kieli- ja tekstiasiaa

Virkakielen laatua ohjaavista säädöksistä tunnetuin on epäilemättä hallintolain kielipykälä (434/2003; 9. §), jossa viranomaisille asetetaan hyvän kielenkäytön vaatimus: ”viranomaisen on käytettävä asiallista, selkeää ja ymmärrettävää kieltä”. Vaatimus koskee sekä kirjallista että suullista kielenkäyttöä, mutta kielenhuolto kohdistuu pääasiassa kirjoitetun virkakielen eri muotoihin.

Sama vaatimus yhdellä adjektiivilla typistettynä toistuu esimerkiksi kuntalaissa (410/2015; 29. §), jonka mukaan viestinnässä on käytettävä selkeää ja ymmärrettävää kieltä. Typistetyt vaatimukset toistuvat myös esimerkiksi sosiaalihuollon asiakasasiakirjalaissa (254/2015; 6. §) sekä asetuksessa potilasasiakirjoista (298/2009; 7. §). Niissä vaaditaan lisäksi asiakirjojen virheettömyyttä sekä sitä, että asiakirjoissa käytetyt käsitteet ja lyhenteet ovat ”yleisesti tunnettuja ja hyväksyttyjä”. Kieltä koskevia velvoitteita julkiselle hallinnolle asettaa lisäksi esimerkiksi Euroopan neuvoston suositus (1990), joka edellyttää seksistisen kielen välttämistä.

Kun puhutaan esimerkiksi tiedosta, kuulemisesta, arvioinnista, harkinnasta tai valvonnasta, puhutaan työstä, joka tehdään erilaisten asiakirjojen, siis tekstien varassa.

Kielenkäyttöä koskevaksi tunnistetaan usein myös hallintolain vaatimus päätöksen ratkaisun ilmaisemisesta ja sen perustelemisesta (44. ja 45. §). Monet lait ovat lisäksi käytännössä täynnä velvoitteita, jotka viittaavat kielelliseen toimintaan tai tekstien tekemiseen, vaikka ei mainitakaan sanaa kieli. Kun puhutaan esimerkiksi tiedosta, kuulemisesta, arvioinnista, harkinnasta tai valvonnasta, puhutaan työstä, joka tehdään erilaisten asiakirjojen, siis tekstien varassa. Virkakielenhuollon yhtenä tavoitteena onkin tuoda näkyväksi julkisen hallinnon ja julkisten palvelujen tekstivaltaisuus.

Moniulotteinen kieli

Yksi Kotuksen virkakielenhuollon lähtökohdista on se, että se perustuu teoreettisesti kestävään kielikäsitykseen. Virkakieltä huollettaessa otetaan huomioon kielen monitehtäväisyys. Kielellä ei esimerkiksi pelkästään välitetä informaatiota, vaan sillä toimitaan, ilmaistaan asenteita ja rakennetaan ihmissuhteita. Moniulotteiseen tarkastelutapaan ohjaa myös hallintolaki.

Erityisesti kielen − myös kirjoitetun − vuorovaikutusta luova ulottuvuus jää usein huomaamatta, vaikka se monien tutkimusten mukaan voi olla ratkaiseva esimerkiksi asiakas- tai potilaskokemuksissa. Asiallinen ja kunnioittava kohtelu on ihmisille yleensä keskeinen hyvän palvelun tai vaikkapa hoidon kriteeri. Informaation selkeä esittäminen on tälle alisteista, ja koetaan osaksi hyvää kohtelua.

Lisäksi, kuten kielentutkimuksessa, virkakielenhuollossa otetaan huomioon esimerkiksi se, että kielenkäytössä vaikuttavat verbaalisen aineksen ohella monet muut seikat, kuten vaikkapa viestinnän hitaus ja nopeus, runsaus tai niukkuus, puheessa ilmeet ja eleet. Myös kielenkäytön kanava vaikuttaa aina omalla tavallaan, ja kirjoituksessa merkityksiä luovat myös visuaaliset ja materiaaliset seikat. Esimerkiksi kokonaan suurin kirjaimin kirjoitettu teksti voi tuntua huutamiselta.

Katse kokonaisuuksiin ja toimintaan

Virkakielityössä on yleensä korostettava myös sitä, että kieli ei ole vain yksittäisiä sanoja ja lauseita paperin tai ruudun pinnalla. Kielenkäytön toimivuutta arvioitaessa on katsottava myös sitä, millaisia kokonaisuuksia sanoista ja virkkeistä syntyy. Sekään ei yksinään riitä, sillä hyvältä näyttävä tekstikokonaisuus ja kohtelias ja selkeä teksti ei ole toimiva, jos se ei esimerkiksi vastaa kysymykseen. Tekstejä on lopulta aina arvioitava lähtien siitä toiminnasta, tilanteesta ja tekstien ketjusta, jossa niitä käytetään.

Toiminnallisuutta taas on katsottava eri osapuolten näkökulmasta. Mitä kommunikaatio viranomaisen kanssa edellyttää asiakkaalta, potilaalta, kansalaiselta tai kuntalaiselta? Millainen rooli viranomaisen puhekumppanille toiminnassa ja tekstissä annetaan?

Kielitieteen näkökulmasta virkakielenhuollossa huomion kohteena ovat kielellisen tuotoksen (produktin) eli tekstien ohella myös kielellinen toiminta (prosessi) ja tekstien väliset suhteet (intertekstuaalisuus). Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi sen pohtimista, onko kommunikoinnin kanava tarkoituksenmukainen: monet ihmiset kaipaavat mahdollisuutta kasvokkaiseen tai suulliseen viestintään. Se voi tarkoittaa myös sitä, että kiinnitetään huomiota asiointiprosessin sujuvuuteen. Ohjaavatko esimerkiksi organisaatioiden ja niiden yksiköiden nimet kansalaisen hakemansa palvelun äärelle?

Kenttätyöstä kosketuspintaa viranomaistyöhön

Omanlaisiaan piirteitä on myös virkakielenhuollon työmuodoissa, joista yksi osa on kielenhuollon kenttätyötä. Kotuksella on vuosikymmenten jatkumosta kumpuava kokemus virkakielikoulutuksista, tekstipajoista ja ‑konsultoinnista sekä tekstinhuollosta ja ‑tarkistuksesta. Koulutus, tekstikonsultointi ynnä muut vastaavat toiminnot ovat valtion maksuperustelain mukaisesti maksullisia, ja niitä tehdään yleensä tilausten pohjalta.

Samalla kun kielen asiantuntija tarjoaa osaamistaan, työ tarjoaa välttämättömän kosketuspinnan viranomaistyön arkeen ja ajankohtaisiin asioihin. Sen kautta virkakielen kirjo tulee Kotuksen asiantuntijoille tutuksi, ja he saavat tietoa tekstien tekemisen käytännöistä, raameista ja reunaehdoista tai vaikkapa hallinnossa vireillä olevista muutoksista.

Eräänlaista kenttätyötä on myös kielineuvonta ja lausuntojen antaminen: lausuntotoimeksiantoja tulee sekä viranomaisilta että näiden asiakkailta. Aiheena voi olla esimerkiksi päätöstekstin tulkinta tai vaikkapa sanastot. Kotus on vuosien varrella lausunut toimeksiantojen perusteella esimerkiksi sosiaalialan luokitusten sanastoista, sinuttelun asiallisuudesta virkakielessä ja monista virastojen ja niiden yksiköiden nimiehdokkaista.

Virkakielityössä on yhteisesti sovittuna periaatteena lähestyä aihepiiriä yhteistyöhakuisesti ja ratkaisukeskeisesti: kasvotusten ihmisten kanssa muu ei yleensä ole mahdollistakaan. Kannustaminen, hyvät esimerkit ja käytännöt ovat yleensä hedelmällisempiä kuin paheksuminen ja pilkka. Joskus toki tarvitaan tiukempiakin kannanottoja.

Kielenhuollosta työnhuoltoon

Enemmän kuin kenttätyötä tehdään kielenkäyttöön ennakoivasti vaikuttavaa työtä, mutta selvää rajaa erityyppisten töiden välille ei voi vetää. Esimerkiksi kirjoittajien koulutus on ennakoivaa työtä, mutta myös välitöntä kielenhuoltoa, jos samalla työstetään viraston tekstejä. Koska kuitenkin vain osa työstä tehdään suoraan kielen ja tekstien parissa, puhutaan virkakielenhuollon ohella usein yleisemmin virkakielityöstä.

Jos viranomaisten ja kansalaisten välisessä kommunikaatiossa on ongelmia, on järkevämpää pureutua ongelmien syihin kuin toistuvasti korjailla seurauksia.

Ennakoiva työ pureutuu niihin olosuhteisiin, joissa tekstejä tehdään ja kieltä käytetään. Työ perustuu ajatukseen, että jos viranomaisten ja kansalaisten välisessä kommunikaatiossa on ongelmia, on järkevämpää pureutua ongelmien syihin kuin toistuvasti korjailla seurauksia. Siksi koulutuksissa käsitellään usein myös kirjoittamisen olosuhteita, ja ohjataan seuraamaan vaikkapa tekstityön määrää ja tarjolla olevia apuvälineitä, kuten sanakirjoja ja kielioppaita. Myös kieleen liittyvistä asenteista ja perinteistä puhutaan: voiko esimerkiksi vaikeaselkoista lakitekstiä muokata, jos sen pohjalta tehdään tiedote.

Viranomaisten tekstit syntyvät harvoin yhden ihmisen luovan työn tuloksena. Erityisesti asiakastekstit syntyvät tyypillisesti monivaiheisessa prosessissa usean ihmisen yhteistyönä. Myös tekstien parantaminen vaatii siksi yleensä ison asiantuntijajoukon yhteistyötä, eikä valmista tule kerralla. Varsin usein ongelmien taustalla on tietojärjestelmä, jonka pohjalta on mahdotonta luoda luontevaa kieltä ja loogisesti toimivia tekstikokonaisuuksia. Virkakielen parantaminen pitäisikin usein aloittaa jo tietojärjestelmien hankinta- ja kilpailutusvaiheesta.

Kieltä kehitetään siellä, missä hallintoa muutenkin kehitetään

Tyypillisimmillään Kotuksen virkakielityö suuntautuu tätä nykyä hallintoon, missä ohjataan ja suunnitellaan koko valtionhallinnon ja julkisten palvelujen toimintaa. Kasvava osa virkakielityötä onkin vaikuttamista yhdessä muiden hallinnon kehittäjien kanssa: Kotuksen sähköinen virkakielikurssi oli yksi ensimmäisistä kursseista, jotka julkistettiin valtionhallinnon uudella, yhteisellä oppimisalustalla keväällä 2018.

Ennakoivaan vaikuttamiseen kuuluu muun muassa lausuntojen tekeminen lakiesityksistä, seminaarien ja muiden tapahtumien järjestäminen sekä tiedottaminen yleistajuisin julkaisuin ja esityksin omilla verkkosivuilla ja Kielikellossa mutta myös muilla kanavilla ja foorumeilla. Esimerkiksi maakunta- ja sosiaali- ja terveydenhuoltouudistukseen on osallistuttu aktiivisesti tällaisin keinoin. Samoin on sinnikkäästi yritetty vaikuttaa siihen, että kieli muistettaisiin myös, kun kehitetään sähköisten palvelujen saavutettavuutta.

Virkakielen asiantuntijat saattavat myös päätyä erilaisiin hallintoa tai lainsäädäntöä uudistaviin määräaikaisiin tai pysyvämpiin työryhmiin ja verkostoihin. Kotuksen asiantuntijoita oli mukana esimerkiksi asunto-osakeyhtiölain valmistelussa (2006−2009) sekä vakuutuslääkärijärjestelmän kehittämishankkeessa (2013). Vuodesta 2013 lähtien on tehty säännöllistä yhteistyötä valtiovarainministeriön vetämän Avoin hallinto ‑hankkeen kanssa. Kotus on ollut mukana myös EU-säädöskäännösverkostossa sen perustamisesta eli vuodesta 2009 lähtien.

Ennakoiva vaikuttaminen vaatii hallinnon toiminnan ja rakenteiden tuntemista, ja siihen kuuluu tietenkin verkostoituminen. Virkakielikampanjan (2014−2015) jälkeen Kotus on esimerkiksi koordinoinut hallinnon toimijoista koostuvaa virkakieliryhmää, joka muun muassa suunnittelee vuosittain Selkeän kielen päivän tilaisuutta.

Yhteistyö on voimaa myös virkakielityössä!

Virkakielen asiantuntijoita on Kotuksessa nipin napin kourallinen. Näiden lisäksi virkakielityötä tekevät myös kouluttajat ja nimistön asiantuntijat. Koska työntekijöiden joukko on joka tapauksessa varsin pieni, on välttämätöntä tehdä yhteistyötä muiden kielen, viestinnän ja kääntämisen asiantuntijoiden kanssa. Kotuksen virkakieliasiantuntijat tekevätkin yhteistyötä esimerkiksi eri oppilaitosten kielen ja viestinnän opettajien kanssa. Tavoitteena on vaikuttaa siihen, että työelämän uudet tulokkaat saisivat opinnoissaan hyvät virkakielitaidot ja ‑tiedot.

Tietoa ja taitoa jaetaan ja omaksutaan myös osallistumalla eri maiden ja kansainvälisten (virka)kielenhuoltoyhteisöjen ja ‑elinten toimintaan. Tällaisia ovat esimerkiksi Clarity- ja Plain-järjestöt sekä pohjoismainen Klarspråk- eli virkakielenhuoltoverkosto, jotka järjestävät alan konferensseja. Kotuksella on myös edustus selkokielen neuvottelukunnassa ja muutenkin aktiivista yhteistyötä selkokielen asiantuntijoiden kanssa.

Työtä kielen parissa ihmisen ja yhteiskunnan hyväksi

Tutkimusmaailmassa ja yliopistojen piirissä pohditaan toistuvasti, miten tieteellä voi vaikuttaa ja miten tutkija voi muuttaa yhteiskuntaa. Ratkaisuiksi tarjolla ovat esimerkiksi erilaiset ajatushautomot tai Suomen Akatemiasta johdettu ns. strateginen tutkimus, jolla rahoitetaan tietoa päätöksenteon tueksi.

Aihetta pohdittaessa on hyvä muistaa Kotuksen kaltaiset valtion asiantuntijalaitokset, joissa pitkälle koulutetut ja myös tutkimusmaailmassa vaikuttavat työntekijät sukkuloivat työkseen yliopistojen, hallinnon ja ns. kentän välillä ammentaen näistä kaikista ja välittäen tietoa näiden välillä. Tällaisessa monialaisessa työssä yleistajuistaminen on syvällinen, elimellinen ja välttämätön osa työtä, jossa joudutaan pohtimaan esimerkiksi pedagogisesti tai strategisesti parhaita ratkaisuja.

Kotuksen virkakielityötä voi kutsua työksi, jota tehdään kielen parissa, mutta ihmisten hyväksi. Työn jälkiä on vuosien mittaan nähty niin hallitusohjelmissa kuin lainsäädännössä. Virkakielityössä yhteiskunnallinen vaikuttaminen onkin sekä toiminnan tavoite että sen keino.
Ulla Tiililä
Kirjoittaja työskentelee Kielitoimistossa.
Takaisin ylös