Vinkkejä perumistiedotteen laadintaan
Sanoista tekstiksi 2/2020

Salli Kankaanpää

Vinkkejä perumistiedotteen laadintaan

Keväällä 2020 moni taho on joutunut jättämään suunnittelemansa tilaisuuden järjestämättä koronavirustilanteen takia. Voiko asiasta tiedotettaessa käyttää sekä verbiä perua että peruuttaa? Entä mikä verbinmuoto sopii tiedotteeseen parhaiten: perutaan, peruutamme vai kenties on peruttu? Mitä muuta kannattaa ottaa huomioon, kun laatii tiedotetta tapahtuman peruuntumisesta? Ohjeita voi soveltaa muistakin muutoksista kertoviin tiedotteisiin.

Perumme vai peruutamme?

Tiedotteissa tapahtumien perumisesta voi käyttää yhtä hyvin perua- kuin peruuttaa-verbiä. Kumpaakin verbiä sopii mainiosti käyttää myös samassa tiedotteessa. Seuraavassa esimerkissä tiedotteen otsikon verbi on perua ja aloitusvirkkeen peruuttaa:

Perumme kaikki kevään koulutuksemme toukokuun loppuun asti

Vallitsevan koronavirusepidemian ja viranomaissuositusten johdosta X-organisaation koulutukset x-alan ammattilaisille 31.5.2020 asti peruutetaan.

Myös muita verbejä voi käyttää sen mukaan, onko kyse perumisesta vai kenties vain tapahtuman ajankohdan tai paikan muuttamisesta:

Kevätkokous siirretään myöhemmäksi.

Tilaisuus järjestetään poikkeuksellisesti kokonaan verkossa.

Mihin muotoon perua tai peruuttaa tulee?

Organisaatio voi kirjoittaa omasta toiminnastaan monikon ensimmäisessä persoonassa tai passiivissa. Persoonamuoto voi hyvin vaihtua myös kesken tekstin, kunhan on selvää, kuka on tarkoitettu tekijä. Edellä ensimmäisen esimerkin otsikossa käytettiin monikon ensimmäistä persoonaa (perumme) ja aloitusvirkkeessä passiivia (peruutetaan). Seuraavassa esimerkissä päinvastoin otsikko on passiivissa mutta teksti etenee monikon ensimmäisessä persoonassa:

Senioriryhmät perutaan!

Olemme muiden toimijoiden tavoin seuranneet aktiivisesti koronavirustilannetta sekä THL:n suosituksia. Haluamme toimia vastuullisesti ja tehdä kaiken voitavamme terveyden ylläpitämiseksi. Tästä johtuen peruutamme senioreiden ohjatut ryhmät tiistaisin ja perjantaisin maaliskuun loppuun saakka!

Organisaatio voi kuvata omaa toimintaansa myös yksikön kolmannessa persoonassa. Seuraavan esimerkin otsikko on passiivissa mutta tiedotteen ensimmäinen virke kolmannessa persoonassa:

X-matkatoimiston matkat on peruttu 1.5. asti

X-matkatoimisto peruu kaikki matkansa 1.5. asti johtuen X-maan viranomaisten ilmoituksesta sulkea rajansa väliaikaisesti maahan saapuvilta ulkomaiden kansalaisilta koronaviruspandemian vuoksi.

Passiivimuoto ja kolmas persoona sopivat suoraan myös tiedotusvälineiden uutisiin toisin kuin tiedotteiden ensimmäinen persoona.

Samastakin perumisesta tiedotettaessa voidaan myös vaihdella verbin aikamuotoa. Edellisen esimerkin otsikon passiivimuoto on perfektissä (on peruttu) mutta tekstin alun kolmannen persoonan muoto preesensissä (peruu). Tämä on mahdollista, koska verbejä perua ja peruuttaa käyttäen voidaan yhtäältä tehdä perumisen teko (’täten perumme’) ja toisaalta kertoa tämän teon tekemisestä. Sama pätee myös esimerkiksi verbiin siirtää.

Sen sijaan verbiä järjestää käytettäessä merkitys muuttuu aikamuodon muuttuessa: ”Tapahtuma on järjestetty syyskuussa” on eri asia kuin ”Tapahtuma järjestetään syyskuussa”.

”Valitettavasti joudumme peruuttamaan koronatilanteen vuoksi”

Tiedotteessa kannattaa myös vastata kysymyksiin, joita osallistujissa todennäköisesti herää. Yksi näistä on ”miksi?”.

Seuraavassa esimerkissä peruminen esitetään välttämättömänä käyttämällä joutua-verbiä ja perumisen varsinainen syy ilmaistaan vuoksi-postpositiorakenteella:

Nykyisen poikkeustilanteen vuoksi jouduimme peruuttamaan X-päivät.

Voidaan myös vedota ulkopuolisiin määräyksiin:

Peruutuspäätös noudattaa Suomen hallituksen ohjeistusta yli 500 hengen yleisötilaisuuksien perumisesta.

Syyn sijasta tai lisäksi voidaan kertoa, mihin tavoitteeseen organisaatio perumisella pyrkii:

Perumme ja siirrämme tapahtumia koronavirusepidemian hillitsemiseksi.

Noudatamme yleistä ohjeistusta tapahtumien järjestämisestä ja haluamme omalta osaltamme ehkäistä viruksen leviämistä.

Tapahtuman peruminen on ikävää sekä peruvan organisaation että osallistujien kannalta. Pahoittelua voi ilmaista suoraan adverbiaalilla valitettavasti ja verbillä pahoitella:

Valitettavasti tämänhetkisen koronatilanteen vuoksi x-koulutuspäivä sekä x-kilpailu on päätetty peruuttaa.

Pahoittelemme suuresti osallistujille, puhujille ja näytteilleasettajille aiheutuvaa haittaa.

Miten menetys korvataan, ja miten tästä eteenpäin?

Perumistiedotteessa kannattaa kertoa myös, miten osallistujille koituvia haittoja vähennetään. Voi esimerkiksi kertoa, järjestetäänkö tilaisuus joskus myöhemmin tai tarjotaanko jotain sen tilalle.

Tilaisuus siirretään soveltuvin osin marraskuulle 2020.

Järjestäjät keskittyvät mahdollisiin toimenpiteisiin, miten konferenssin tavoitteita voitaisiin muuten edistää.

Nyt katseet suunnataan syysnäytäntökaudelle, ja oheinen X-lehti esittelee hyviä vaihtoehtoja syksyn elämyksiin.

Osallistujia kiinnostaa varmasti myös se, miten heidän pitää toimia käytännössä esimerkiksi saadakseen jo maksamansa osallistumismaksun takaisin. Jos ohjeita ei voida antaa jo tiedotteessa, siinä on hyvä kertoa, milloin ja miten niitä on odotettavissa.

Järjestäjät ovat yhteydessä osallistujiin lähiaikoina.

Koulutuksiin ilmoittautuneille ilmoitetaan peruuntumisesta henkilökohtaisesti sähköpostilla sekä ohjeistetaan maksujen palautuksesta.

Jäsenistölle tai vakituiselle asiakaskunnalle suunnatuissa perumistiedotteissa voi lopuksi olla jokin henkilökohtainen osuus, kuten ajankohtainen toivotus tai korona-ajan tiedotteissa myös kehotus huolenpitoon:

Pidetään yhdessä huolta itsestämme ja läheisistämme sekä suojellaan haavoittuvimpia välttämällä ylimääräisiä tapaamisia. Kurjista ajoista huolimatta aurinkoista ja leppoisaa kevättä!


Katso myös artikkeli Perumista kerrakseen: https://www.kielikello.fi/-/perumista-kerrakseen
 

Esimerkki perumistiedotteesta

Seuraavassa perumistiedotteessa vastataan tärkeimpiin tapahtuman osallistujan kysymyksiin:

Helsingin kaupunginorkesterin kevätkauden konsertit on peruttu

Helsingin kaupunginorkesterin konsertit Musiikkitalossa on peruttu toukokuun loppuun asti. Peruutuspäätös noudattaa Suomen hallituksen ohjeistusta yli 500 hengen yleisötilaisuuksien perumisesta. Myös tämäniltainen konsertti on peruttu.

Jo lunastetut konserttiliput maksetaan asiakkaille takaisin. Kausikorteista hyvitetään peruuntuneiden konserttien osuus. Ohjeet palautusten hakemiseen tästä linkistä.

Orkesteri seuraa aktiivisesti tilannetta ja kartoittaa korvaavan ohjelman mahdollisuuksia.

Helsingin kaupunginorkesteri pahoittelee tilanteen aiheuttamaa harmia kaikille osapuolille. Haluamme varmistaa tapahtumiemme turvallisuuden yleisölle, esiintyjille ja henkilökunnallemme.

Heti tiedotteen otsikossa kerrotaan, mitä on peruttu. Tekstin alussa asiaa tarkennetaan kertomalla myös paikka ja aika (Musiikkitalossa, toukokuun loppuun asti, myös tämäniltainen konsertti). Samassa kappaleessa ilmoitetaan myös syy perumiseen (Suomen hallituksen ohjeistus).

Toisessa kappaleessa kuvataan, miten peruutus hyvitetään tapahtuman osallistujille (maksetaan takaisin, hyvitetään). Lisäksi annetaan linkki tarkempiin ohjeisiin siitä, miten hyvityksen käytännössä saa.

Kolmannessa kappaleessa hahmotellaan suunnitelmia siitä, mitä voitaisiin tarjota peruttujen tilaisuuksien tilalle (kartoittaa korvaavan ohjelman mahdollisuuksia).

Viimeisessä kappaleessa pahoitellaan perumisen vaikutuksia (pahoittelee tilanteen aiheuttamaa harmia). Lopuksi perumiselle esitetään vielä uusi perustelu (tapahtumien turvallisuus eri osapuolille).

Lähde: Helsingin kaupunginorkesterin verkkosivut 12.3.2020. https://helsinginkaupunginorkesteri.fi/fi/uutiset/helsingin-kaupunginorkesterin-kevatkauden-konsertit-on-peruttu (tekstiä on hieman lyhennetty esimerkkiä varten).

Salli Kankaanpää
Kirjoittaja työskentelee Kotimaisten kielten keskuksessa.