Päiväkotien kirjoitustyöt: mitä, miten, milloin?

Kirjoittamisesta on tullut yhä tärkeämpi osa työtä myös aloilla, joilla työn ydin on perinteisesti ollut vallan jotain muuta. Esimerkiksi sosiaali- ja hoitoaloilla kirjoittaminen ja kirjaaminen on selvästi lisääntynyt vuosien mittaan. Kirjaaminen ei ole merkityksetöntä, mutta se vie aikaa työn keskeiseltä sisällöltä.¹

Myöskään päiväkodit eivät ole välttyneet kirjaamisvaatimuksilta. Lastentarhanopettajan työpäivään kuuluu lapsiryhmän kanssa työskentelyn ohessa huomattava määrä kirjallisia töitä. Mitä, miten ja milloin päiväkodeissa kirjoitetaan? Tämän selvittämiseksi päiväkodeille lähetettiin kysely, jolla pyrittiin saamaan tietoa siitä, kuinka paljon työhön kuuluu kirjoittamista, millaisia tekstejä tuotetaan ja mikä on kirjaamisen vaikutus muuhun työhön.

Kyselyn perimmäinen tavoite on kielenhuollollinen. Nykyaikainen kielenhuolto lähtee siitä, että jos kielenkäytössä ilmenee ongelmia, on järkevämpää pureutua niiden syihin kuin puuttua toistuvasti vain seurauksiin (ks. Tiililä 2003). Tämä pätee myös virkakieleen ja sen huoltoon. Julkishallinnon ja julkisten palvelujen kielenkäytön tutkiminen on tärkeää, sillä seuraamalla sitä, mitä ja miten kirjoitetaan, voidaan vaikuttaa virkakielen muotoutumiseen. Tekstityön lisääntyminen uhkaa myös syrjäyttää puheen aloilla, joilla asiakkaan tai hoidettavan kohtaaminen on kuitenkin työn ydintä. Tutkimalla kirjoittamisen laatua ja ehtoja voidaan samalla vaikuttaa esimerkiksi hoito- ja kasvatustyön laatuun.

Kirjaaminen on lisääntynyt

Kyselyn tulokset osoittavat selvästi, että kirjaaminen on lisääntynyt päiväkodeissa: lähes 1 300 vastaajasta yli 90 prosentin mielestä kirjaaminen on lisääntynyt tai lisääntynyt merkittävästi työuran aikana. Tämä näkyy henkilökunnan työpäivissä: seitsemän prosenttia vastaajista kirjoitti viikossa yli kymmenen tuntia eli reilun työpäivän verran, 16 % kirjoitti 6–9 tuntia eli noin työpäivän verran ja 61 % kirjoitti 2–5 tuntia eli vajaan työpäivän verran. Noin neljäsosa vastaajista kirjoittaa siis työpäivän verran viikossa. 20 hengen yksikössä tämä tarkoittaisi sitä, että viisi henkilöä kirjoittaisi päivän viikossa, toisin sanoen yhden henkilön työaika olisi pelkästään kirjoittamista.

Valtaosalla kyselyyn osallistuneista päiväkotien työntekijöistä ei ole tarpeeksi aikaa kirjaamiseen. Kymmenellä prosentilla ei ole koskaan tarpeeksi aikaa kirjoitustöihin, 43 %:lla sitä on harvoin ja 36 %:lla vastaajista toisinaan. Kymmenellä prosentilla on tarpeeksi aikaa kirjaamiseen usein ja vain prosentilla aikaa on tarpeeksi aina.

Valtaosalla kyselyyn osallistuneista päiväkotien työntekijöistä ei siis ole tarpeeksi aikaa kirjaamiseen. Kuitenkin 85 % vastaajista piti kirjaamista hyödyllisenä. Kyselyn avovastauksissa kerrottiin varsinkin lapsiin liittyvän kirjaamisen olevan mielekästä. Kirjaaminen ryhdistää työtä, auttaa muistamisessa, ja on tilanteita, joista on hyvä olla kirjallinen dokumentti, johon voi palata ja katsoa, miten asioissa on toimittu. Lapsen kehitystä on helppo seurata, kun hänestä on tehty kirjallisia havaintoja. Osaan kirjaamisesta velvoittaa myös laki.

Päiväkotien tekstimaailma

Päiväkodeissa kirjoitetaan niin lapsiin, hallintoon, henkilökuntaan kuin tiedotukseenkin liittyviä tekstejä. Lapsille tehdään esimerkiksi vasuja eli varhaiskasvatussuunnitelmia, hopseja eli henkilökohtaisia opetussuunnitelmia, kuntoutussuunnitelmia ja erilaisia testejä. Hallinnon puolella kirjoitetaan esimerkiksi tilauksia, kehityshankkeita ja tehdään budjetteja. Henkilökuntaan liittyvää kirjoittamista on esimerkiksi koulutuksissa, työsuojeluasioissa ja sijaisjärjestelyissä. Tiedotteita kirjoitetaan  paitsi lasten vanhemmille myös päiväkodin henkilökunnalle sekä yhteistyötahoille, kuten neuvoloille, kouluille ja kunnille.

Kirjoitettavaa on siis paljon, ja kirjoitustyöt liittyvät hyvin erilaisiin tilanteisiin. Tässä luettelo erään vastaajan kirjoitustöistä:

Kehu-lomakkeet, Vasu-lomakkeet, Kasvun kansion päivittäminen, lasten kehityksen seuranta ja dokumentointi, lapsilistan kirjaaminen, esimerkkiaterialista, toiminnan suunnittelu; vuosi -, kuukausi - ja päiväkohtaiset tavoitteet ja sisällöt, saduttaminen, hallinnolliset kyselyt ja päivityket, esim. työssäviihtyminen, ruokahuollon kyselyt ym. Tiedotteet vanhemmille ja työkavereille, esim. tervetuloa päiväkotiin, metsäretkivarusteet, tiimipalaveri, talon info, lto-palaveri, turvallisuuspalaveri jne.

Olosuhteet kaikkeen tähän kirjaamiseen ovat usein puutteelliset. Tietokoneita ei ole tarpeeksi: 11 prosentilla vastaajista ei ole koskaan  ja noin puolella niitä on harvoin tai toisinaan tarpeeksi. Koneen käyttöön ja kirjoittamiseen toivottiin koulutusta, ja ohjelmien sopimattomuutta päiväkoteihin kritisoitiin. Kirjaamiselle ei myöskään ole varattuna omaa, rauhallista paikkaa tai aikaa, vaan usein kirjoitetaan samalla kun työskennellään lapsiryhmässä. Vastaajista 65 % kertoikin tekevänsä kaksinkertaista kirjaamista, eli ensin kirjoitetaan käsin paperille ja myöhemmin sama koneelle. Kirjaaminen voi olla myös päällekkäistä: samat asiat voi joutua kirjoittamaan useampaan kertaan esimerkiksi eri yhteistyökumppaneille.

Kirjoittamiseen ei ole varattu tarpeeksi aikaa, vaan päiväkotien työntekijät kertoivat kirjoittavansa usein kiireessä tai pätkittäin työn lomassa. Jotkut kirjoittavat  sujuvasti työn lomassa, jotkut ennen lasten tuloa tai työpäivän jälkeen, mutta kirjaamiseen voi kulua myös aika,  joka oli aiemmin henkilökunnan tauko.  Myös omalla ajalla kirjoitetaan, esimerkiksi kotona.

Mitä voidaan tehdä?

Päiväkotien työntekijät ehdottivat tilanteeseen monia korjausehdotuksia. Suosituin ehdotus oli se, että sihteeri tai kirjoittamiseen koulutettu henkilö voisi hoitaa ainakin osan kirjoittamisesta. Esimerkiksi lasten läsnäololistat tai tarviketilaukset voisi varmasti tehdä joku muukin kuin lastenhoidon ammattilainen. Tietokoneita pitäisi saada lisää, ja ohjelmien pitäisi palvella päiväkotien tarpeita. Kaksinkertaisesta ja päällekkäisestä kirjaamisesta pitäisi päästä eroon, ja ylipäätään pitäisi keskustella siitä, mitä on tarpeen kirjata.

Kirjoittaminen on tärkeä osa päiväkodin työtä, mutta liika kirjaaminen voi kääntyä itseään vastaan. Kuka ehtii lukea kaikki suunnitelmat ja päätökset, vai jäävätkö ne vain hyllyihin pölyyntymään? Keskustelua siitä, mitä kaikkea päiväkodissa on tarpeen kirjata, tulisi käydä valtakunnallisella tasolla. Erään kyselyyn vastanneen sanoin:

Joku raja! Paperinpyörittäjien täytyisi päättää, mihin päiväkotityössä panostetaan: kirjaamiseen vai lapsiryhmän kanssa tehtävään työhön. Kaikkea ei voi tehdä!!! Tunnit pysyvät samana, silti joka vuosi kirjallisten töiden määrä kasvaa. Henkilökunnan ehtimistä ja jaksamista ei ajatella, lisää työtä tulee jatkuvasti, tunnit ja palkka pysyy samana.

Kirjoittaja on työskennellyt Kotimaisten kielten tutkimuskeskuksen Tekstualisoituva julkishallinto -hankkeessa.

Lähde

Tiililä, Ulla: Virkatekstin ongelmat piilevät organisaatiossa. Hallinto 4/2003, 30–32.

¹ Sosiaali-. ja hoitoalan kirjoitustöiden määrää ja laatua on tutkittu Kotimaisten kielten tutkimuskeskuksen Tekstualisoituva julkishallinto -hankkeessa.  Siitä on kirjoitettu aiemmin Kielikelloissa 4/2008, 1/2009 ja 4/2009 (ks. Lue myös).