null Miten Euroopan maissa parannetaan viranomaisten kielenkäyttöä?

Virkakieli 4/2022

Salli Kankaanpää

Miten Euroopan maissa parannetaan viranomaisten kielenkäyttöä?

Useimmissa Euroopan maissa on tavoitteena, että viranomaiset viestivät tehokkaasti ja yhdenvertaisesti. Tuore kysely kertoo, että maat toimivat muun muassa termityön, selkeän kielen ja selkokielen sekä sukupuolineutraalin kielenkäytön edistämiseksi.

Viranomaisten viestintä vaikuttaa siihen, miten kansalaiset voivat käyttää ja valvoa oikeuksiaan ja kuinka paljon he luottavat yhteiskuntaan. Hyvä viranomaisviestintä mahdollistaa yhteiskunnallisen osallistumisen ja vuorovaikutuksen viranomaisten kanssa. Se myös auttaa viranomaisia toimimaan tehokkaasti.

Euroopan maiden linjauksia ja käytännön toimia viranomaisten kielenkäytön parantamiseksi on ensimmäisen kerran selvitetty Euroopan laajuisella ELIPS-kyselyllä. Kysely sisältää tietoa 27 virallisesta kielestä, joita puhutaan 24:ssä Euroopan maassa. Kyselyn on tehnyt Euroopan kansallisten kieli-instituutioiden liitto (EFNIL), ja se kattaa liiton jäsenmaat ja ‑alueet. Kysely on tehty vuosina 2018–2019 ja tulokset julkaistu loppuvuodesta 2021.

Tulokset ovat kaikkien käytettävissä. Niistä on hyötyä erityisesti hallituksille ja poliittisille päättäjille sekä viranomaiskielen kehittäjille ja tutkijoille, mutta kuka tahansa kiinnostunut voi mennä katsomaan tuloksia ELIPS-sivustolta ja tehdä vertailuja eri maiden kesken.

Mikä on ELIPS?

ELIPS on yksi EFNILin projekteista. Lyhenne ELIPS tulee englannin kielen sanoista European Languages and their Intelligibility in the Public Sphere, suomeksi ”Euroopan kielet ja niiden ymmärrettävyys julkishallinnossa”. Projektissa tutkitaan Euroopan kieliä julkishallinnon, lainsäädännön ja viranomaisten viestinnän välineinä ja edistetään kiinnostusta viranomaisviestinnän parantamiseen.

Projekti alkoi vuonna 2017 kyselyllä, joka lähetettiin EFNILin jäsenorganisaatioille vuosien 2018–2019 aikana. Kyselyssä kartoitettiin linjauksia ja toimia, jotka koskevat selkeää kieltä, selkokieltä, terminologiaa, muiden kielten käyttöä, sukupuolen ilmaisemista sekä kulttuurisen ja seksuaalisen moninaisuuden huomioon ottamista julkisen hallinnon viestinnässä. Kysymyksiä oli myös viranomaisten kielenkäytön ja kirjoittamisen koulutuksesta sekä Euroopan unionin käännöspalveluiden ja jäsenmaiden kansallisen hallinnon yhteistyöstä. Kyselyn tulokset ja niihin perustuvat suositukset julkaistiin vuonna 2021. Projekti jatkuu, ja suunnitteilla on muun muassa uusi kyselykierros.

Projektiryhmää on syksyyn 2022 saakka koordinoinut Kotimaisten kielten keskuksen erityisasiantuntija, EU-kielenhuoltaja Aino Piehl. Ryhmään ovat hänen lisäkseen kuuluneet Cecilia Robustelli Italiasta, Johan Van Hoorde (vuoteen 2021 Alankomaiden ja Belgian edustajana), Júlia Choleva Slovakiasta ja Katrin Hallik Virosta (2019–2021). Työhön ovat osallistuneet myös Sabine Kirchmeier ja Anne Kjærgaard Tanskasta, Nathalie Marchal Belgiasta ja Daiva Vaišnienė Liettuasta.

ELIPS-kyselyyn vastanneet maat

ELIPS-kyselyyn vastasi 23 EFNILin tuolloisista 34 jäsenorganisaatiosta ja lisäksi yksi muu organisaatio. Vastaukset edustivat 24:ää maata ja 27:ää virallista kieltä. Vastauksia saatiin seuraavista maista: Alankomaat, Belgia (flaaminkielinen yhteisö), Bulgaria, Irlanti, Islanti, Italia, Itävalta, Kreikka, Latvia, Liettua, Luxemburg, Malta, Norja, Portugali, Ruotsi, Saksa, Slovakia, Slovenia, Suomi (suomi ja ruotsi), Sveitsi, Tanska, Unkari, Viro, Yhdistynyt kuningaskunta (erikseen vastaukset Englannista, Walesista, Pohjois-Irlannista ja Skotlannista).

Terminologia ja selkeä kieli vakiintuneita aloja

Hallinnon terminologiaan ja viranomaisten selkeään kielenkäyttöön kiinnitetään huomiota useimmissa kyselyyn osallistuneista maista. Termityötä ja selkeää kieltä ohjataan keskushallinnon suosituksilla tai lainsäädännöllä. Maissa myös toimii instituutioita, joiden tehtävänä on kehittää terminologiaa, huolehtia selkeän kielenkäytön periaatteista ja tarjota kielen kehittämisen palveluja.

Viranomaisten apuna on termityön ja selkeän kielen ohjeistoja, termitietokantoja ja termityökaluja, samoin verkkopalveluja, jotka auttavat termien valinnassa ja selkeässä kielenkäytössä. Viranomaisten saatavilla on myös kielenkäytön, kirjoittamisen ja viestinnän koulutusta. Yhdessätoista maassa viranomaiset voivat lisäksi käyttää erilaisia tekstin ymmärrettävyyden parantamisen apuneuvoja, kuten työkaluja tekstin tyylin ja vaikeustason arviointiin. Kymmenessä maassa viranomaisten käytössä on myös tekstien mallipohjia.

Selkeän kielenkäytön tärkeyttä tuodaan monessa maassa esiin kampanjoilla, palkinnoilla ja kilpailuilla. Ruotsissa selkeän kielen palkinto on annettu vuosittain jo vuodesta 1998 alkaen, ja vastaavia palkintoja jaetaan myös muissa Pohjoismaissa sekä Virossa, Belgiassa ja Alankomaissa. Palkinnon voi saada esimerkiksi selkein teksti, paras kirjoittaja tai paras selkeän kielen edistäjä. Walesissa voi tietyin kriteerein ansaita myös laatutunnuksen.

Viranomaisten selkeän kielenkäytön vaikuttavuutta on mitattu Suomen lisäksi muun muassa Alankomaissa ja Norjassa. Mittareina käytetään esimerkiksi käyttäjätyytyväisyyttä ja tehokkuutta. Tehokkuutta mitataan vaikkapa sillä, kuinka paljon vastaanottajilla on kysyttävää lukemastaan viranomaistekstistä: mitä vähemmän viranomaiset joutuvat jälkikäteen selventämään tekstinsä sisältöä vastaanottajille, sitä enemmän työaikaa säästyy ja sitä tehokkaampaa viranomaistoiminta on.

Kiinnostusta yhdenvertaiseen viestintään voisi olla enemmänkin

Viime vuosina tietoisuus yhdenvertaisuuden huomioon ottavasta eli osallistavasta viestinnästä on lisääntynyt. ELIPS-kyselyssä tämä ilmenee vastauksista niihin kysymyksiin, jotka koskevat yhtäältä selkokieltä, toisaalta sosiaalisen, kulttuurisen ja sukupuolisen moninaisuuden huomioon ottamista viestinnässä.

Selkokielestä eli yleiskieltä yksinkertaisemmasta kielimuodosta hyötyvät ne, joilla on lukemisen tai ymmärtämisen rajoitteita. Yli puolessa kyselyyn osallistuneista maista on selkokielen käyttöön liittyvää lainsäädäntöä tai yleisiä suosituksia, mutta vain harvassa maassa on selkokielestä vastaava taho, eikä tämäkään yleensä ole valtiollinen organisaatio.

Etualalla siirrettävä wc, jonka ovessa sukupuolineutraalin vessan symboli. Taustalla ihmisiä, valaistu kuusi ja Tuomiokirkon kulma.

Yhdenvertaista viestintää, tässä tapauksessa sukupuolineutraalin wc:n symboli, Helsingin kaupungin järjestämillä Tuomaan markkinoilla.

Kuva: Henna Leskelä, Kotus

Ohjeet sukupuolineutraalista kielenkäytöstä ovat kyselyyn vastanneissa maissa tavallisia. Sen sijaan vain seitsemässä maassa annetaan ohjeita siitä, miten viranomaisten viestinnässä otetaan huomioon kulttuurinen moninaisuus tai sukupuolinen suuntautuneisuus. Nämä maat ovat Suomen ja Ruotsin lisäksi Itävalta, Slovakia, Unkari ja Wales sekä Englanti, jossa inklusiivisen viestinnän ohjeissa käsitellään myös vammaisuutta, mielenterveyttä, uskontoa, kansallisuutta ja ikää. Myös viranomaisten viestintäkoulutuksessa sellaiset aiheet kuin sukupuolten tasa-arvo, kulttuurinen moninaisuus ja stereotyyppien välttäminen ovat toistaiseksi harvinaisia.

Lisää yhteistyötä tarvitaan

ELIPS-kyselyn mukaan viranomaisten kielestä annetaan ohjeita ja suosituksia yleisesti Euroopan maissa. Hyvään kielenkäyttöön vaikuttavista toimista päätetään kuitenkin monesti hajallaan eri tahoilla. Myöskään aktiivista yhteistyötä muiden maiden tai Euroopan unionin instituutioiden kanssa ei ole. Vaikka vastaukset kertovat Euroopan maiden monipuolisesta toiminnasta selkeän kielenkäytön ja terminologian hyväksi, yllättäen vain puolet vastanneista organisaatioista osallistuu näitä aloja käsittelevään kansainväliseen toimintaan.

Tilanteen parantamiseksi tulisi kyselyn tekijöiden mielestä ensinnäkin lisätä kansallista yhteistyötä esimerkiksi selkeän kielen, terminologian ja selkokielen kysymysten parissa työskentelevien kesken. Toiseksi tulisi jakaa nykyistä enemmän kokemuksia ja vertailla käytäntöjä Euroopan eri maiden välillä ja kolmanneksi vahvistaa kansallisen ja Euroopan tason suositusten yhteyttä toisiinsa.

Kyselyn tehnyt ryhmä suunnittelee jo toista kyselykierrosta. ELIPS-projektia syksyyn 2022 asti koordinoinut Aino Piehl Kotimaisten kielten keskuksesta kertoo, että tavoitteena toisella kierroksella on seurata, miten kyselyn kattamat alat ovat kehittyneet ja onko ehdotettuja parannuksia jo tehty. Ryhmä toivoo myös vastauksia entistä useammista maista sekä tietoa siitä, miten uudet viestintämuodot, kuten sosiaalisen median kanavat, ovat vaikuttaneet viranomaisten viestintään.

Mikä on EFNIL?

EFNIL on Euroopan kansallisten kieli-instituutioiden liitto, joka on perustettu vuonna 2003. Lyhenne EFNIL tulee sanoista European Federation of National Institutions for Language.

EFNILin jäseninä on organisaatioita, joiden tehtävä on seurata maansa virallisten kielten käyttöä ja asemaa, antaa kielenkäytön neuvontaa ja kehittää kielipolitiikkaa. Mukana on noin 30 maata, ja jäseniä voi maata kohti olla enintään kaksi. Suomesta EFNILiin kuuluu Kotimaisten kielten keskus.

EFNIL kokoaa ja julkaisee tietoa kielenkäytöstä ja kielipolitiikasta sekä tarjoaa jäsenilleen foorumin tiedonvaihtoon. Tärkeä osa toimintaa ovat projektit, joissa seurataan Euroopan kielten tilannetta eri näkökulmista. Lisäksi vuosittain järjestetään konferenssi, jonka aiheena esimerkiksi vuonna 2021 oli kieliteknologia ja vuonna 2022 monikielisyys ja maahanmuutto. Suomessa vuonna 2015 pidetyssä konferenssissa käsiteltiin viranomaisten kielenkäyttöä Euroopan eri maissa.

EFNILin vuosittaisessa kilpailussa palkitaan kielenkäyttöä, kielipolitiikkaa tai monikielisyyttä käsitteleviä opinnäytteitä.


​​​​​​​Lähteet

Sabine Kirchmeier, Aino Piehl, Johan Van Hoorde, Júlia Choleva, Katrin Hallik & Cecilia Robustelli 2021: ELIPS – European Languages and their Intelligibility in the Public Sphere. http://efnil.org/projects/elips/articles/ELIPS-Article-V8-web-def-2803-22.pdf

EFNILin verkkosivut: http://efnil.org/

ELIPS-kyselyn tulokset: https://elips.efnil.nytud.hu/

ELIPS-projektin verkkosivut: http://www.efnil.org/projects/elips

Aiheesta lyhyesti englanniksi

Salli Kankaanpää 2022: First Europe-wide survey on policies on language functionality in Europe – ELIPS helps to compare the situation in 24 countries. http://efnil.org/projects/elips/articles/Elips%20article-shortened-final.docx.pdf

Salli Kankaanpää

Kirjoittaja työskentelee Kotimaisten kielten keskuksessa.

Takaisin ylös