Ilmaus selkeä virkakieli on brändimäinen sanaliitto, jolla on vastine monissa muissakin kielissä. Pohjoismaissa puhutaan klarspråkista ja englanninkielisissä maissa plain sekä clear languagesta.
Suomen oloissa tähän näppärään ilmaukseen sisältyy kuitenkin myös ongelmia. Hallintolakimme 9. pykälän mukaan ”viranomaisen on käytettävä asiallista, selkeää ja ymmärrettävää kieltä”, eli hyvän kielenkäytön vaatimukseen kuuluu kolme adjektiivia: asiallinen, selkeä ja ymmärrettävä. Puhe selkeästä virkakielestä tuo siis vaatimuksista esille vain yhden, ja lisäksi selkeä kieli helposti sekaantuu selkokieleen.
Kaksi rinnastetaan, yksi unohtuu
Itse laissa adjektiivien merkitystä ei avata, ja tavallisessa puheessa selkeys ja ymmärrettävyys monesti rinnastetaan. Asiallisuus taas usein unohdetaan kokonaan. Se on esimerkiksi jäänyt pois uudistetun kuntalain viestintäpykälästä (29. §). Näin on tapahtunut siitäkin huolimatta, että lain perusteluissa mainitaan tarve korostaa hallintolain kielipykälän sisältöä myös kuntalaissa. Selkeyden ja ymmärrettävyyden vaatimus kuntalaissa mainitaan.
Hyvän kielenkäytön vaatimukseen kuuluu kolme adjektiivia: asiallinen, selkeä ja ymmärrettävä.
Hallintolain perusteluissa (HE72/2002) kielenkäytölle asetettuja vaatimuksia avataan jonkin verran. Perusteluissa puhutaan yksiselitteisyydestä ja riittävän tiedon välittämisestä. Puhutaan myös havainnollisuudesta, joka kytketään selkeyteen, ja johdonmukaisuudesta, joka kytketään ymmärrettävyyteen. Asiallisuuden yhteydessä todetaan, ettei hallinnon asiakkaaseen tule kohdistaa ”loukkaavia tai väheksyviä sanontoja”. Tällaisten vaatimusten mainitaan koskevan sekä suullista että kirjallista viestintää.
Lain ja sen perustelujen pohjalta hallintolain kielipykälä näyttää esimerkillisellä tavalla ottavan huomioon sen, että kieli on aina monitehtäväinen. Kielen monitehtäväisyys tuodaan esille monissa nykyisissä kielitieteellisissä teorioissa. Yksi tapa tarkastella tekstejä on tulkita kielellisten valintojen aina samanaikaisesti ilmaisevan asiasisältöjä ja asenteita, rakentavan ihmissuhteita ja kuvaa maailmasta sekä asettuvan osaksi kielen ja tekstien järjestelmää.
Mitä asiallisuus, selkeys ja ymmärrettävyys siis oikein tarkoittavat? Hahmottelen tässä tulkintatapaa, jonka pohjaan sekä lain perusteluihin että kielitieteen teorioihin ja käytännön kokemuksiin virkatekstien piirteistä ja tavallisista ongelmista.
Asiallisuus liittyy sävyyn
Hallintolain kielipykälässä mainitaan ensimmäiseksi, että virkakielen pitää olla asiallista. Sana asiallinen on mielenkiintoinen, koska sillä on monenlaisia merkityksiä. Kielitoimiston sanakirjassa sille on kolme toisiinsa liittyvää merkitysluokkaa, joiden ydin tuntuisi olevan ”asiaan liittyminen”. Asiaan liittymisessä voi korostua sisältö, asia. Tällainen merkitys on tavallinen lakikielessä. Kun puhutaan esimerkiksi viranomaisen toimivallan asiallisuudesta, tarkoitetaan sitä, että viranomainen käsittelee itselleen kuuluvia asioita: viranomaisten toimivalta voi olla asiallinen, alueellinen ja asteellinen.
Sisällöstä kohti sävyä liu’utaan niissä merkityksissä, joissa korostuvat olennaisessa pysyminen, tasapuolisuus ja objektiivisuus. Tavallisessa kielenkäytössä asiallisuus ei kuitenkaan tarkoita vain asiassa pysymistä rönsyilyn tai ohipuhumisen vastakohtana. Sen sijaan se viittaa sävyyn ja asettuu epäasiallisen ja asiattoman kielen ja käytöksen vastakohdaksi.
Kun kehotetaan pysymään asiassa ja asiallisena, ohjataan ensin sisältöä, sitten sävyä.
Kun kehotetaan pysymään asiassa ja asiallisena, ohjataan ensin sisältöä, sitten sävyä. Epäasiallisuus ja asiattomuus asiallisuuden vastakohtana viittaavat esimerkiksi työsuojelussa häirintään, loukkaamiseen ja aggressioon. Vaikka hyvä virkakieli on myös tilanteen mukaista ja asiassa pysyvää, viittaa hallintolaissa mainittu asiallisuus nimenomaan vuorovaikutuksen sävyyn.
Asiallisuus korostuu hankalissa tilanteissa
Ilmaisun sävyyn on viranomaisviestinnässä aina kiinnitettävä huomiota. Erityistä huomiota vaativat tilanteet, joissa viestitään ikävistä asioista, kuten hylkäävistä päätöksistä. Esimerkiksi etuuspäätöksissä asiallinen sävy syntyy mm. asianmukaisista perusteluista: huonot perustelut luovat mielivallan tuntua, hyvät taas voivat edesauttaa itsellekin epämieluisan päätöksen hyväksymistä. Ihmisen terveydestään ja tilanteestaan esille tuomia ongelmia ei myöskään kannata vähätellä saati kieltää, vaikka päädyttäisiin hylkäävään päätökseen.
Huomiota on kiinnitettävä myös siihen, miten esitetään pyyntöjä ja kehotuksia tai miten esitetään arvioita ihmisestä, tämän ominaisuuksista ja kyvyistä. Asiallisessa tekstissä arvionvaraisia asioita ei esitetä absoluuttisina totuuksina vaan nimenomaan arvioina.
Tarkkaan kannattaa aina miettiä myös tapa viitata henkilöihin, esimerkiksi lukijaan ja kirjoittajaan. Puhuttelu joko sinutellen tai teititellen luo monesti asiallisemman sävyn kuin esimerkiksi kolmannen persoonan käyttö. Puhutteleva muoto ei silti automaattisesti tee tekstistä kohteliasta, sillä persoonaa häivyttämällä luodaan etäisyyttä, jota kohteliaisuus joskus vaatii.
Hallintolain perusteluissa mainitaan vaatimus loukkaavien ja väheksyvien ilmausten välttämisestä. Oikeusasiamies onkin joutunut puuttumaan esimerkiksi siihen, miten hallinnon asiakkaita nimitetään ja luonnehditaan. Selvästi asiattomia ovat kielteiset luonnehdinnat, kuten hankala jähnääjä tai luuseri. Asiattomia voivat kuitenkin olla myös positiivisiksi tarkoitetut luonnehdinnat, kuten ihastuttava ekonomitäti. Silloin epäasiallisuus syntyy asiaan liittymättömyydestä eli siitä, että henkilön viehättävyyden tai sen puutteen ei pitäisi vaikuttaa viranomaisasioiden käsittelyyn mitenkään.
Selkeyttä silmälle
Selkeä ja ymmärrettävä kieli esitetään usein yhtenä käsitteenä ilman, että niiden merkitystä on purettu. Koska kyse on kuitenkin kahdesta eriadjektiivista, niille on nähtävissä myös omat merkityksensä: yhtäläisyysmerkkien vetäminen sanojen välille ei ole tarpeen.
Sanakirjamerkityksen mukaan selkeys liittyy näkemiseen ja hahmottamiseen, ja tämä on käypä lähtökohta myös selkeän kielen määrittelylle. Selkeyden voi ajatella kattavan kirjoitetun kielen visuaalisen puolen. Hallintolain perusteluissa tähdennetään, että laki ei ota kantaa asiakirjojen muotovaatimuksiin ja ulkoasuun. Siinä kuitenkin todetaan, että ”havainnollisuuden ja selkeyden vuoksi asiakirjat tulisi laatia selvästi erottuviin osiin”.
Selkeästi rakennetussa tekstissä lukija löytää olennaiset asiat tekstikokonaisuudesta esimerkiksi otsikoinnin ohjaamana.
Selkeä teksti muodostuukin hyvin hahmotettavista sanoista, lauseista, virkkeistä ja tekstin osista. Sitä palvelevat monet tekstin jäsentelyn mutta myös oikeinkirjoituksen asiat, kuten yhdyssanojen oikeinkirjoitus sekä normimukainen välimerkkien ja ison ja pienen kirjaimen käyttö.
Hahmottamista palvelevat suhteellisen yksinkertaiset virkerakenteet. Esimerkiksi lakikielelle tyypilliset kiilalauseet eivät hahmotu hyvin. Selkeästi rakennetussa tekstissä lukija löytää olennaiset asiat tekstikokonaisuudesta esimerkiksi otsikoinnin ohjaamana.
Selkeyttä voi tarkastella myös keskustelutilanteen kokonaisuudesta käsin. Selkeä kieli liittyy tilanteeseen, ei puhu ohi. Tässä on selvä kytkös myös asiallisuuden tilanteenmukaisuutta korostavaan merkitykseen.
Ymmärrettävyyttä mielelle
Myös ymmärrettävän kielen merkitys avautuu mainiosti sanakirjan avulla. Kielitoimiston sanakirjan mukaan ymmärtäminen on oivaltamista, tajuamista ja älyämistä. Liikutaan siis järjen ja mielen alueella. Ymmärrettävän kielen voikin sananmukaisesti liittää ymmärtämiseen eli ajatteluun, johonkin kognitiiviseen.
Millaiset kielen ja tekstien ominaisuudet edesauttavat tajuamista? Ymmärrettävä kieli kertoo lukijalle tutusta maailmasta. Koska kaikki maailmat eivät voi olla tuttuja, ymmärrettävässä kielessä on käytetty keinoja, joilla lukija johdatetaan uuteen. Tällainen on esimerkiksi juonenkulkua ja tiedon annostelua loogisesti palveleva sanajärjestys.
Ymmärrettävän kielen voikin sananmukaisesti liittää ymmärtämiseen eli ajatteluun, johonkin kognitiiviseen.
Ymmärrettävä kieli paljastaa kirjoittajan ajatusketjut, syysuhteet ja päättelyn. Kielen mikrotasolla kysymys voi olla vaikkapa siitä, että käytetään rakenteita, joihin sisältyy syysuhteita ilmaisevia pikkusanoja, kuten vaikka, koska tai jotta. Ymmärrettävä kieli on tapauskohtaista ja tarjoaa lukijalle mahdollisuuden samastua. Tämä tarkoittaa usein sitä, että tekstissä on havainnollistuksia ja riittävän konkreettista tarttumapintaa. Usein nämä piirteet kytkeytyvät sanastoon: vain asiantuntijoille voi tarjota erikoiskielten ammattitermejä.
Toisiinsa liittyvät piirteet
Asiallisuudelle, selkeydelle ja ymmärrettävyydelle voidaan tällä tapaa nähdä omat, erilliset merkityksensä. On kuitenkin selvää, että tekstien kielellisiä valintoja ei voi tyhjentävästi luokitella näiden pohjalta. Selkeys ja ymmärrettävyys ovat käytännössä usein vaikeasti erotettavissa, ja toisaalta ne molemmat palvelevat myös asiallisen sävyn syntymistä.
Tällainen määrittely palveleekin lähinnä kielen eri ulottuvuuksien monipuolista tarkastelua tekstinhuollossa. On hyvä muistaa, että teksti voi esimerkiksi olla selkeä ja ymmärrettävä, mutta samalla töykeä tai uhkaava. On myös virkerakenteita, jotka ovat päällisin puolin helposti luettavia, siis selkeitä, mutta silti vaikeasti ymmärrettäviä.
Kieltä vai kielenkäyttöä?
Hallintolain kielipykälän kolmen adjektiivin tarkastelu osoittaa, miksi kielipykälän otsikossa puhutaan hyvästä kielestä: se kattaa yleistasolla kaikki kolme vaadittua ominaisuutta. Adjektiivi hyvä on valittu harkiten myös Hyvän virkakielen toimintaohjelman suomenkieliseen nimeen.
Hallintolain kielipykälässä on silti muitakin syventymisen arvoisia kohtia. Yksi on se, että kielipykälän otsikossa puhutaan hyvästä kielenkäytöstä, ei hyvästä kielestä. Rinnakkain tarkasteltuna kielenkäytön ja kielen välillä voidaan nähdä se ero, että kielenkäyttö viittaa – taas sananmukaisesti − kieleen käytössä. Kieli ei voi olla aina samanlaista, vaan hyvä kielenkäyttö ottaa tilanteen vaatimukset huomioon. Näin tilanteisen vaihtelun tarve tulee hallintolain rivien välissä useassa kohtaa esille.