Kunnissa kaivataan aikaa tekstintekoon
Artikkeli 1/2014

Annastiina Viertiö

Kunnissa kaivataan aikaa tekstintekoon

Virkakieltä on pyritty parantamaan monin tavoin jo ennen kuin asia nostettiin hallitusohjelmaan. Mitä kunnissa on tehty tekstien laadun hyväksi ja mitä kannattaisi tehdä? Asiaa selvitettiin osana virkakielen toimintaohjelman valmistelua.

Kielitoimisto laati kyselyn viranomaiskielen parantamisesta, ja Kuntaliitto lähetti sen kesäkuussa 2013 kaikkiin Suomen 320 kuntaan. Kysely osoitettiin kunnansihteereille, jotka saattoivat halutessaan lähettää sen eteenpäin eri toimialoille.

Vaikka moni saattoi sivuuttaa kyselyn lomakiireiden vuoksi, vastauksia tuli 158. Niistä suurin osa koski koko kuntaa, 13 % keskushallintoa ja 9 % yhtä toimialaa. Tästä päätellen kysely kertoo siitä, millainen tilanne on reilussa 40 prosentissa Suomen kunnista – ehkä niissä kunnissa, joissa kieleen panostetaan eniten.

Kyselyn perusteella kielen laatua arvostetaan. Neljännes vastaajista pitää sitä melko tärkeänä kirjallisessa viestinnässään ja peräti kolme neljännestä erittäin tärkeänä. Laatua arvostetaan erityisesti, kun on kyse päätöksistä, esityslistoista, ohjeista ja määräyksistä. Vähiten kieleen kiinnitetään huomiota sähköpostiviesteissä, muistioissa ja raporteissa.

Useimmassa organisaatiossa tekstien laadusta vastaavat kirjoittajat itse. Yhdessäkään organisaatiossa ei ole tehtävään palkattua kielenhuoltajaa, mutta joissakin vastuu on esimerkiksi tiedottajalla tai sihteerillä. Vastaajista 8 % ei osaa sanoa, kuka vastaa kielenhuollosta, ja 17 % kertoo, ettei vastuuta ole kenelläkään.

Parantamisen varaa on

Vastaajat eivät ole täysin tyytyväisiä organisaationsa kirjalliseen viestintään. Kommenttien perusteella haasteita riittää nyt ja jatkossa:

”Usein kunnissa kamppaillaan jo oikeinkirjoituksen kanssa, ymmärrettävyydestä ja asiakaslähtöisyydestä puhumattakaan.”

”Tunnistakaa kuntien arkielämä: kiireiset asiantuntijat suoltavat tekstiä kaikilta toimialoilta, kaikista palveluista – –. Viestintäihmiset eivät mitenkään ehdi ratkaisemaan kapulakielisten esityslistojen, päätösten, toimintaohjelmien ja ohjeistusten ongelmaa.”

”Kunnallisten elinten päätöspöytäkirjojen rakenne on ikiaikainen ja siihen pitäisi puuttua.”

”Nyt asiantuntijat vielä kohtuullisesti osaavat, mutta julkishallinnon sukupolven vaihdoksen myötä tulee tilalle uutta, tekstillisesti vähemmän osaavaa joukkoa.”

Vastaajista kaksi kolmannesta pitää organisaationsa viestintää melko onnistuneena ja neljännes vaihtelevasti onnistuneena (asteikko ei lainkaan – ei kovin – vaihtelevasti – melko – erittäin onnistunut). Eniten kehitettävää nähdään viestinnän tehokkuudessa, selkeydessä ja vaikuttavuudessa. Lähes puolet vastaajista arvioi nämä osa-alueet korkeintaan vaihtelevasti onnistuneiksi. Selvästi tyytyväisimpiä taas ollaan asiallisuuteen, jossa joka neljännen mielestä on onnistuttu erittäin hyvin.

Näin kunnissa arvioitiin valtionhallinnon tekstejä:

Mitä mieltä olette organisaationne toimintaa ohjaavista valtionhallinnon teksteistä, kuten säädöksistä, päätöksistä ja ohjeista? Arvioikaa valtionhallinnon tekstejä koskevia väittämiä. (prosenttia vastaajista)

 

harvoin

toisinaan

usein

Olennainen löytyy helposti.

25

40

35

Tulkinta on helppoa.

26

47

27

Tekstit auttavat tehtävien suorittamisessa.

14

43

43

Eri tahoilta tulevat tekstit ovat sisällöltään sopusoinnussa keskenään.

33

41

26

 

Lisää koulutusta

Vaikka kirjoittajien taidoissa nähdään puutteita, joka neljännessä organisaatiossa ei ole järjestetty kielenhuollon ja kirjoittamisen koulutusta siksi, ettei sitä ole pidetty tarpeellisena. Joka kymmenennessä organisaatiossa koulutusta ei ole järjestetty ajan puutteen vuoksi, ja raha on estänyt koulutuksen järjestämisen yllättäen vain 7 %:ssa organisaatioista. Kaiken kaikkiaan vastaajista reilu 40 % kertoo, ettei koulutusta ole järjestetty kolmen viime vuoden aikana. Vain 9 % vastaajista kertoo, että koulutusta on ollut vähintään työpäivän verran.

Kolme neljästä vastaajasta on sitä mieltä, että koulutusta on ollut liian vähän. Onneksi määrää ei aiota supistaa, vaan koulutuksen arvioidaan lisääntyvän joka kolmannessa organisaatiossa.  

Koulutus onkin hyödyllistä paitsi taitojen vetreyttämiseksi myös siksi, että ulkopuolisen asiantuntijan avulla voidaan päästä lähemmäs yhteisymmärrystä siitä, millaista kieltä kannattaa tavoitella ja miksi.

”Hyvää kirjoitustaitoa ei pidetä tärkeänä taitona eikä sitä arvosteta riittävästi. Virheisiin ei myöskään puututa, ja jos joku niihin puuttuu, häntä pidetään nipottajana.”

”Pelko epäammatillisesta kielestä (siis jos yrittää kirjoittaa niin että muutkin kuin itse ymmärtää) elää sitkeästi vanhemmassa virkamiehessä ja ‑naisessa. Uskottavan näköinen kieli on koukeroista ja täynnä lakikieltä.”

”Teksti kirjoitetaan (ainakin joskus) suoraan valitusviranomaisen mahdollista käsittelyä varten, joten juristikieli on vallitseva. Hyvä asiateksti koetaan liian epätarkkana. Myös tekstin jäsentelyyn eikä vain pelkkään kieleen tulisi kiinnittää huomiota. Jos oleellisin asia on kolmen sivun jälkeen viimeisenä (siis yleensä päätös), niin kyllä siinä punainen lanka tahtoo hukkua kokeneeltakin lukijalta.”

”Asiat voitaisiin sanoa yksinkertaisemmin, eikä käyttää ns. muotisanoja tai sanoja, jotka eivät tarkoita oikeastaan mitään.”

Vastauksissa toivotaan, että organisaatiokohtaisen koulutuksen lisäksi olisi tarjolla alueellisia yhteiskoulutuksia, joissa käytäisiin läpi osallistujien tekstejä ja vaihdettaisiin ideoita.

Aikaa tekstinteolle

Vastaajien mukaan hyvän tekstin tekemistä hankaloittaa eniten ajan puute (78 %). Tulos ei yllätä, sillä samansuuntaisia vastauksia on saatu muissakin kyselyissä. Tekstintekoa hankaloittivat myös vakiintuneet käytännöt (69 %), taidon puute (54 %) ja asenteet (38 %). Usein kaikkien ajankäytön kannalta on tehokasta, että  tekstien laatuun panostetaan. Kiireisellä kirjoittajalla kun on taipumus levittää kiirettä ympärilleen.

”Esimerkiksi kääntäminen toiselle kielelle tulee entistä vaikeammaksi, jos lähtöteksti on jo epäselvää.”

Nopeasti kirjoitettu ei välttämättä ole nopeasti luettu. Saattaa myös olla, että kirjoittaja joutuu selvittelemään asiaa jälkikäteen, jos lukija ei osaa tulkita tekstiä. Vastaajista 8 % kertoo, että oman organisaation ohjeet, säännöt ja määräykset aiheuttavat jälkiselvittelyjä usein. Joka kolmannessa organisaatiossa nämä tekstit aiheuttavat jälkiselvittelyjä toisinaan.

Vastaajilta kysyttiin mielipidettä myös valtionhallinnon teksteistä (ks. taulukko). Kyselyn perusteella näyttääkin siltä, että ajan säästämiseksi sekä kunnissa että valtionhallinnossa kannattaa parantaa erityisesti sellaisia tekstejä, joilla ohjataan muiden toimintaa.

Kyselykommenttien mukaan aikaa säästyy, kun luovutaan turhasta ja hiotaan prosesseja. Vastaajista 22 % kertoo, että organisaatiossa karsitaan jatkuvasti tekstien määrää. Saman verran on kuitenkin organisaatioita, joissa tätä ei ole tehty kolmen viime vuoden aikana eikä ole suunnitelmissakaan tehdä.

”Tekstiähkyn torjunta pitäisi ottaa yhdeksi tavoitteeksi.”

”Karsia turhaa veivaamista ja tehdä kerralla kuntoon.”

Ajankäytön tehostamiseksi kannattaa myös huolehtia siitä, että tietojärjestelmät ja muut työvälineet ovat toimivia. Vastaajien mukaan etenkin pienille kunnille olisi hyötyä siitä, että välineitä kehitettäisiin yhteisesti eikä jokaisessa kunnassa erikseen. Vastaajista 27 % kertoo, että lomakkeita, kirjemalleja, päätöspohjia ym. muokataan jatkuvasti. Toisaalta 3 % kertoo, ettei niitä ole muokattu eikä aiottukaan muokata. Vain yhdellä sadasta organisaatiosta on intranetissa kieliohjeet, joita pidetään ajan tasalla. Vastaajista 67 % kertoo, ettei ohjeistusta ole suunnitelmissakaan.

Näin kunnissa ajateltiin keinoista tekstien parantamiseksi:

Mitä organisaatiossanne kannattaisi mielestänne tehdä tekstien ja kielenkäytön parantamiseksi?

  %

Otetaan kirjoittamisen lähtökohdaksi kuntalaiset lukijoina (esim. hallinnon
tai muutoksenhakuelinten sijasta).

58
Yksinkertaistetaan prosesseja niin, että tekstien määrä vähenee. 31
Tehdään hyvästä kielestä yksi tulostavoite. 31
Lisätään sisäistä yhteistyötä kirjoittamisessa.
26
Järjestetään kirjoittamiseen enemmän aikaa. 24
Lisätään kirjoittajien asiantuntemusta heidän käsittelemällään aihealueella.
17
Tehdään organisaation omat kirjoitusohjeet. 17
Kehitetään tekstien tuottamiseen liittyviä tietojärjestelmiä. 14
Pyydetään teksteistä palautetta kuntalaisilta. 12

 

Millainen ulkopuolinen kielenhuollon ja kirjoittamisen asiantuntija-apu auttaisi eniten organisaationne tekstien parantamisessa?

koulutuspäivät 52 %
kuntien yhteinen tekstipankki
49 %
kuntien yhteinen kieliportaali 33 %
apu tekstipohjien kehittämisessä 32 %
itseopiskelumateriaali verkossa 30 %
verkkokurssit 23 %

 

Priorisointia ja yhteistyötä

Kyselyn tulokset vahvistavat käsitystä siitä, että virkakielen parantamiseksi tarvitaan rutiinien kyseenalaistamista ja koko hallinnon läpäisevää yhteistyötä. Tekstien painolasti kevenee, kun se otetaan päivittäiseksi tavoitteeksi.

Kirjoittaja työskentelee Kielitoimistossa kouluttajana.

Annastiina Viertiö