”Kapulakieli” ja tekstin tehokkuus
Artikkeli 4/2003

Karoliina Luoto

”Kapulakieli” ja tekstin tehokkuus

Kun keskustellaan hyvästä virkatekstistä eli viranomaisen työssään kirjoittamasta tekstistä, puhutaan aina arvostuskysymyksistä. Lukijalähtöisyyden vaatimus on ollut viime aikoina paljon esillä, mutta mikä muu vaikuttaa virkateksteihin? Tätä pohtii yleisötekstejä opinnäytteessään tutkinut Karoliina Luoto.

Aatevirtaukset vaihtelevat, eikä ole mahdotonta, että keräämme viidenkymmenen vuoden päästä kansanperinteenä arkistoihin samoja ilmauksia, joita nyt vieromme ”kapulakielisinä”. Nykyisin ajatellaan yleisesti, että julkishallinnon on palveltava kansalaista ja tehtävä toimintansa tälle ymmärrettäväksi. Yhtä lailla voitaisiin ajatella, että jotta virkakoneisto voisi täyttää tehtävänsä, sen täytyy luoda itsestään mahdollisimman virallinen asiantuntijakuva.

Joku kirjoittaa yleisötekstit

Virkatekstikeskustelussa nousevat esiin ne tekstit, joissa julkishallinto puhuu kansalaisille. Esimerkiksi päätös- ja tiedotetekstit käsittelevät vastaanottajan elämän kannalta merkityksellisiä, henkilökohtaisiakin asioita. Kuitenkin tekstien käsitteistö ja näkökulma ovat usein peräisin hallinnon maailmasta ja vieraita niille ihmisille, joiden elämää teksteissä käsitellään. Tästä aiheutuu ongelmia.

Yleisölle tarkoitettuja virkatekstejä ei kuitenkaan kirjoita kasvoton ”hallinto” vaan virkatyötä tekevät ihmiset. Vuoden 2001 marras-joulukuussa 36 työntekijää eri hallinnonaloilta vastasi yleisötekstien kirjoittamista koskevaan kyselyyni. Kyselyssä selvisi, että kirjoittajat tiedostavat virkatekstin ymmärrettävyystavoitteet ja että he ovat pääpiirteissään tyytyväisiä kirjoittamiinsa yleisölle suunnattuihin teksteihin. Samaan aikaan virkatekstejä kuitenkin pidetään usein ”kapulakielisinä”. Mistä tämä ristiriita voi johtua?

Kirjoittajat kaipasivat nykyistä enemmän koulutusta ja palautetta tekstinsä ymmärrettävyydestä. He pitivät lukijalähtöisyyttä tekstiensä suurimpana ongelmana mutta myös niiden parhaana puolena. Ilmeisesti yleisötekstit ovat onnistuessaan lukijalähtöisiä mutta epäonnistuessaan vaikeasti ymmärrettäviä, ja kirjoittajat kaipasivat apua epäonnistumisten välttämiseksi. Koska kirjoittajat kuitenkin olivat kyselyvastausten mukaan pääosin tyytyväisiä kirjoittamiinsa teksteihin, taitojen puute ei selityksenä tyydytä, vaan asiassa tuntuisi piilevän jotakin muuta. Lähestyin ongelmaa kyselyn yhteydessä keräämieni, vastaajien kirjoittamien yleisötekstien avulla.

Erilaisia viestintätarkoituksia

Huomiota kiinnitti yleisölle suunnattujen virkatekstien suuri tyylillinen vaihtelu: teksteissä oli yhtä hyvin perinteistä virkatyyliä kuin persoonallista tyyli-irrotteluakin. Perinteinen käsitys ”kapulavirkakielestä” ei tuntunut sopivan kuin osaan aineistosta. Tyylissä sekoittui kaksi erilaista rekisteriä, kansalaisen yleis- tai jopa arkikieli ja hallinnon kieli. Tämä näytti liittyvän siihen, että yleisötekstillä on aivan erityinen tehtävä: kääntää hallinnon asioita kansalaisten ymmärtämälle kielelle.

Joissakin teksteissä kuitenkin pysyteltiin tiukasti perinteisessä viranomaiskielenkäytössä. Näyttikin siltä, että edellä mainittu kääntämistehtävä ei ollut yhteinen kaikille teksteille. Toisissa päällimmäisenä viestinä tuntui olevan se, että kirjoittaja tai hänen organisaationsa ovat ”virallisia”, virkatehtävässään vakavasti otettavia asiantuntijoita.

Kahta erilaista viestintätarkoitusta kuvaavat seuraavat esimerkit:

1) Kiitän yhtiötänne 26.3.2001 päivätystä kirjeestä, joka koski Aarikkalankadun asemakaavan muutossuunnitelmaa.

Kirjeessänne esitetty kevyen liikenteen yhteyttä koskeva asia kuuluu ensisijaisesti kaupungin puistoyksikön toimialaan. Virkistysalueille voidaan rakentaa tarpeellisia kulkureittejä, vaikka niitä ei osoiteta asemakaavassa. Olen toimittanut kopion kirjeestänne puistoyksikköön suunnittelija Seija Suunnittelijalle.

2) Vastauksena 16.12.1998 lähettämäänne kirjeeseen diaarinumero 1137/561/98, jolla pyydätte lähettämään viipymättä tietoja oheen liitetystä kartasta totean, että kartta on osa Ryydynpohjan kaupunginosan asemakaavakartasta.

Kirjeiden tarkoitus on sama, vastata kansalaisen kysymykseen. Mutta siinä missä ensimmäinen palvelee kertomalla konkreettisista toimista, selittämällä julkishallinnon toimintaa ja käyttämällä vastaanottajalle tuttua käsitteistöä, jälkimmäinen katkelma tuntuu virastotyylillään kuin palauttavan niskuroivan kansalaisen ruotuun. Tällaisissa virkateksteissä voidaan siis pyrkiä viestimään organisaation asiakasystävällisyyttä ja samalla koettaa perustella toimien oikeutusta. Yhtä lailla voidaan kuitenkin pyrkiä viestimään vastaajan institutionaalista yhteyttä ja asiantuntijuutta.

Teksti ja ammatti-identiteetti

Erilaisten viestintäpyrkimysten taustalla voisi ajatella olevan ammatti-identiteetin erot. Ammatti-identiteetin toisessa päässä julkishallinnon ajatellaan olevan omalakinen instituutio; tällaisessa organisaatiossa virkailijan asiantuntevuus syntyy siitä erityistiedosta, joka hänellä on. Toisessa päässä oleva palveleva ammatti-identiteetti taas rakentuu sille ajatukselle, että julkishallinnon on perusteltava olemassaolonsa palvelemalla kansalaisia mahdollisimman hyvin. Tällöin virkamiehen asiantuntemus perustuu lähinnä siihen, miten hyvin hän onnistuu pukemaan erikoistietonsa kansalaisten ymmärtämiksi käsitteiksi. Erilaisista identiteeteistä käsin syntyy erilaisia tekstejä.

Laajan virkakielen kansantajuistamisliikkeen valossa voisi ajatella, että käynnissä on suuri muutos virallisesta ammatti-identiteetistä palvelevaan. On mahdotonta saada tekstejä aidosti lukijalähtöisiksi vain yksittäisiä sanoja tai rakenteita muuttamalla. Asennemuutos taas on yksittäiselle ammatti-ihmiselle dramaattinen käänne, ja uuden asenteen omaksuminen vie aikaa.

Tehokas teksti vie päämäärään

Riippumatta siitä, minkälaisia viestejä tekstillä halutaan välittää, kirjoittaja luultavasti toivoo niiden menevän perille. Jotta näin tapahtuisi, tekstin on oltava tehokas. Kirjoittajan on hyvä miettiä viestintätarkoituksiaan tekstiä kirjoittaessaan, jotta hän ei vahingossa tulisi kirjoittaneeksi tekstiin ristiriitaisia viestejä. Viesteistä on hyödyllistä keskustella myös annettaessa tekstistä kirjoittajalle palautetta. Useinhan palautteessa kommentoidaan yksittäisiä sananvalintoja, vaikka oikeastaan keskustellaan siitä, mitä tekstillä halutaan viestittää. Keskusteleminen on helpompaa, mikäli tarkoituksista puhutaan avoimesti. Kirjoittamisen käytännöistä on saatavilla ohjeita, mutta viestintätarkoituksia on vaikea kenenkään ratkaista organisaation puolesta.

Tekstin tehokkuutta voitaisiin parantaa testaamalla tekstejä niiden todellisen kohdeyleisön avulla. Erityisen tärkeää testaaminen on siinä tapauksessa, että teksti pyrkii lukijalähtöisyyteen. Tällöinhän kirjoittajan pitäisi pystyä asettumaan lukijan asemaan ja kirjoittamaan teksti siitä käsin.

Imagomainontaa ja käytännöllisyyttä

Yleisölle suunnatut virkatekstit näyttivät olevan moni-ilmeisiä, ja työn kuluessa tulin siihen tulokseen, ettei lukijalähtöisyys suinkaan aina ole tekstin viestintätarkoitusten kannalta keskeisintä. Sen sijaan tärkeää on, että tekstin sisältämiä viestejä punnitaan. Yleisölle suunnattu virkateksti suo tilaisuuden puhua asioista organisaation omalla äänellä ja vaikuttaa yleisön mielikuviin.

Tekstit eivät ole irrallaan organisaation todellisuudesta, vaan niillä on laajakantoisiakin vaikutuksia. Tarkoin kohdennetulla, helposti ymmärrettävällä tekstillä voidaan esimerkiksi tehdä tarpeettomaksi asiakkaiden tiedustelusoittoja tai ehkäistä toimipisteeseen kertyviä jonoja. Taitava tiedote voi auttaa opiskelijoita varautumaan paremmin opintolainojensa takaisinmaksuun, jolloin tehokkaalla yleisölle suunnatulla tekstillä voi olla jopa taloudellisia vaikutuksia.

Kirjoittajan pro gradu ‑työ on nimeltään Yleisöteksti ja kirjoittaja (2002). Helsingin yliopiston suomen kielen laitos.

Karoliina Luoto