Meidän ryhmämme oli kiinnostunut viranomaisteksteistä ja editoinnista. Otimme yhteyttä Kotimaisten kielten keskuksen virkakielikampanjan vetäjiin, ja sitä kautta saimme yhteistyökumppaniksemme Liikenteen turvallisuusvirasto Trafin. Saimme työstettäväksi muutamia tekstejä, joita virastossa oli tarkoitus selkeyttää ja päivittää. Päädyimme työstämään tekstejä virkakielikampanjaa varten laaditun virkakielitestin avulla. Se auttaa kartoittamaan, miten tekstissä toteutuvat Hyvän virkakielen toimintaohjelman vaatimukset asiallisuudesta, selkeydestä ja ymmärrettävyydestä (Ulla Tiilililä: Mitä on asiallinen, selkeä ja ymmärrettävä virkakieli?, ks. Lue myös). Testi koostuu 22 kysymyksestä selityksineen ja apukysymyksineen, ja se on vapaasti käytettävissä Kotuksen verkkosivuilla (https://www.kotus.fi/ohjeet/kieli-_ja_nimitestit/virkakielitestit(avautuu uuteen ikkunaan, siirryt toiseen palveluun)).
Yksi Trafilta saamistamme teksteistä oli ohje turvallisuusluvan hakemista ja muuttamista varten. Ohje on suunnattu rautateiden rataverkon omistajille ja haltijoille, ja sitä oli tarkoitus nyt päivittää. Trafi toivoi myös vinkkejä siitä, miten ohjetta saataisiin entistä selkeämmäksi. Ohje on luettavissa Trafin verkkosivuilla (http://www.traficom.fi(avautuu uuteen ikkunaan, siirryt toiseen palveluun)).
Mitä virkakielitesti paljasti ohjeesta?
Virkakielitestin ensimmäiset kysymykset koskevat tekstin vastaanottajaa ja tarkoitusta; Trafin ohjeesta ne käyvätkin hyvin ilmi. Testin avulla voi arvioida myös asian määrän sopivuutta sekä esittämisjärjestystä. Karsimme tekstistä toistoa ja esitimme, että luvan edellytykset käsiteltäisiin ennen ohjeistusta luvan hakemiseksi. Ohjeteksti on sen sijaan onnistunut hyvin siinä, että lukijaan suhtaudutaan asianmukaisesti: lukijan oletetaan olevan jonkin verran perillä turvallisuuslupaan liittyvistä asioista, mutta niin rataverkon omistajat ja haltijat varmasti ovatkin. Tekstistä käy myös hyvin ilmi toimija, kun kyse on luvan myöntäjästä eli Trafista, mutta lukijan puhuttelua, joka nyt tapahtuu passiivissa, ryhmämme neuvoi Trafia vielä miettimään.
Virkakielitestin toinen osio tarkastelee tekstiä kokonaisuutena: huomio kohdistuu tekstin toimivuuteen otsikoinnin, kappalejaon ja metatekstiin liittyvien piirteiden kautta. Esitimme otsikoiden ja alalukujen määrän vähentämistä, sillä tekstikappaleiden ja lukujen määrät ovat niin lähellä toisiaan, että kappalejako alkaa menettää merkitystään tekstin jäsentäjänä. Koska muutos vaikuttaa myös kappalejakoon, on hyvä karsia päällekkäisyydet ja järjestellä saman teeman asiat yhteen paikkaan. Ohjetekstin otsikot vastaavat sisältöjä ja antavat riittävästi tietoa mutta ovat kovin pitkiä. Alimman tason otsikot on lisäksi useimmiten muotoiltu lauseiksi, esimerkiksi Turvallisuusluvan a ja o on vaatimusten mukainen turvallisuusjohtamisjärjestelmä, mikä hidastaa silmäilyä ja katkoo tekstiä. Päädyimme esittämään otsikoiden muuttamista; nimeävät otsikot sopisivat tekstin tyyliinkin paremmin.
Trafin ohjeessa ei ole juurikaan erilaisia lukupintoja eli mahdollisuuksia erilaisiin lukutapoihin. Termejä ei ole lihavoitu tai kursivoitu, luetelmien sijasta tekstissä on useita hankalia luetteloita eikä lukujen lopuissa ole erillisiä yhteenvetoja. Esitimme havainnollistusten lisäämistä esimerkiksi tietolaatikkojen tai tiivistelmien avulla.
Pronominiviittaukset samassa tai edellisessä virkkeessä olevaan nimeen tai muuhun substantiiviin ovat yleisesti ottaen selkeitä. Eniten ongelmia aiheuttavat synonyymiset nimeävät substantiivit, joista ei aina käy selvästi ilmi, viittaavatko ne todella samaan asiaan. Yksi tällainen synonyymikimppu on toimija ~ yritys ~ organisaatio. Koheesio eli sidosteisuus lauseiden ja virkkeiden välillä toimii yleensä hyvin. Alalukujen välillä ei sen sijaan juuri käytetä kytkentäilmauksia, vaan aihe vaihtuu toisinaan turhankin yhtäkkisesti. Ohje hyötyisi myös metatekstin lisäämisestä. Nykyisellään tekstin rakennetta ei esitellä lukijalle, ja juonen seuraaminen on ennen muuta otsikoinnin varassa.
Viimeinen kolmannes virkakielitestin kysymyksistä liittyy virketason ilmiöihin ja sanastoon. Turvallisuuslupaohjeen virkkeet ovat paikoin pitkiä ja rakenteeltaan hankalia, joten ohjeistimme lyhentämään ja yksinkertaistamaan niitä. Lisäksi lukijaa helpottaisi, jos tekeminen ilmaistaisiin useammin verbillä kuin siitä johdetulla substantiivilla. Esimerkiksi seuraavaa virkettä esitimme muokattavaksi:
Liikenteen turvallisuusvirasto voi tarvittaessa myöntää luvan myös viittä vuotta lyhyemmäksi ajaksi esimerkiksi silloin, kun on tiedossa, että turvallisuussääntely muuttuu luvan edellytyksiin vaikuttavilta osin aikaisemmin kuin viiden vuoden kuluessa tai hakija on osoittanut kykenevänsä hoitamaan vastuullista rataverkon hallinnointia vain määrätyn ajan.
Muokattuna:
Liikenteen turvallisuusvirasto voi tarvittaessa myöntää luvan myös viittä vuotta lyhyemmäksi ajaksi. Näin voidaan tehdä esimerkiksi silloin, kun on tiedossa, että turvallisuussääntely muuttuu viiden vuoden sisällä ja että muutos vaikuttaa luvan edellytyksiin. Lupa voidaan myöntää lyhyemmäksi ajaksi myös esimerkiksi silloin, kun hakija on osoittanut kykenevänsä hallinnoimaan rataverkkoa vastuullisesti vain määrätyn ajan.
Trafin tekstin sanajärjestyksestä ei juuri löytynyt korjattavaa. Ehdotimme kuitenkin muutamia esimerkiksi lauseen moniselitteisyydestä tai painotuksista johtuvia sanajärjestysmuutoksia, esimerkiksi rataverkon haltija liikennöi itse rataverkolla → rataverkolla itse.
Teksti sai kiitosta siitä, että lukijalle vieraat termit avataan eikä lukijalle vieraita lyhenteitä juuri esiinny. Oletettavaa on, että sellaiset termit kuin rataverkon haltija ja yksityisraiteen haltija ovat lukijalle tuttuja. Sen sijaan totesimme, että ilmausten abstraktisuus (esim. muiden toimijoiden huomiointi riskienhallinnan kautta) saattaisi tuottaa lukijalle päänvaivaa. Jos abstrakteja termejä ei pysty korvaamaan konkreettisemmilla – esimerkiksi toimijoita voi olla kovin monenlaisia, ja konkreettisempaa mutta silti riittävän kattavaa termiä on siksi hankala löytää –, voitaisiin ymmärrettävyyttä parantaa vaikka esimerkkitapauksella siitä, miten muut toimijat otetaan riskienhallinnan avulla huomioon. Osittain ohjeessa jo onkin toimittu näin.
Mitä projektista jäi käteen?
Virkakielitesti osoittautui varsin toimivaksi työkaluksi tekstin parantamiseen. Testin avulla huomio kiinnittyi myös sellaisiin seikkoihin, jotka muuten olisivat saattaneet jäädä huomiotta. Ryhmämme sai testin ansiosta tehtyä Trafille konkreettisia ehdotuksia ohjeen selkiyttämiseksi entisestään. Samalla tulimme pilotoineeksi itse virkakielitestin ja annoimme siitä Kotukselle palautetta käyttökokemuksemme perusteella.
Kurssilla saimme hyödyllistä käytännön kokemusta yleistajuistamistyöstä. Oli mielekästä päästä työskentelemään aitojen, käytössä olevien tekstien parissa. Parhaimmassa tapauksessa tällaisesta yhteistyöstä hyötyvät kaikki.