Työnhakuun ja rekrytointiin liittyvät tekstit ovat yliopistojen ja korkeakoulujen yritysviestinnän kurssien perussisältöä. Omilla yritysviestinnän kursseillani tekniikan yliopisto-opiskelijat ovat etsineet heitä kiinnostavan työpaikkailmoituksen ja kirjoittaneet siihen vakioasettelua noudattavan työnhakukirjeen sekä ansioluettelon tai CV:n. Tuotoksistaan opiskelijat ovat antaneet toisilleen palautetta ja kirjoittaneet työnhakijalle eli parilleen kieltävän rekrytointivastauksen. Näkökulma on tehtäväsarjan edetessä vaihtunut työnhakijasta työnantajaksi, yrityksen rekrytoijaksi.
Kieltävä rekrytointivastaus – tekstilajista on käytetty myös nimityksiä kielteinen rekrytointivastaus, hylkäyskirje, ei kiitos -viesti, ei-kirje, kiitos-viesti (ks. Rembel 2012: 59) – on haasteellinen tehtävä erityisesti toimivan vuorovaikutuksen rakentamisen kannalta: kieltävän vastauksen tulisi olla kohtelias, hakijaa kannustava ja sävyltään myönteinen vastaanottajan kannalta kielteisestä sisällöstä huolimatta.
Kieltävät rekrytointivastaukset rakentavat osaltaan työnantajakuvaa ja yrityksen brändiä, minkä vuoksi niiden laatuun kannattaa yrityksissä panostaa.
Kieltävät rekrytointivastaukset rakentavat osaltaan työnantajakuvaa ja yrityksen brändiä, minkä vuoksi niiden laatuun kannattaa yrityksissä panostaa. Suuret hakijamäärät pakottavat yritykset lähettämään massaviestejä, mikä ei mahdollista tarkkaa henkilökohtaista räätälöintiä ja täsmäpalautetta kullekin hakijalle, vaikka hakijat palautetta mielellään haluaisivatkin. Silti vastauksissa on havaittavissa jossain määrin vaihtelua ja sisällöllistä variaatiota sekä tehtävä-, haku- ja hakuvaihekohtaista räätälöintiä. (Rembel 2012: 56–58, 64–65.)
Peruspulmana sinuttelu ja teitittely
Erityisesti aloitteleville yliopisto-opiskelijoille kirjoittajan ja lukijan välisen realistisen suhteen rakentaminen tekstiin tuottaa vaikeuksia, eivätkä tekstit kaikilta osin suinkaan aina vastaa työelämässä toimivien ammattilaisten odotuksia (ks. myös Nikko & Kankaanranta 2000: 261). Opiskelijoiden kirjoittamissa rekrytointivastauksissa vaikeuksia näyttää tuottavan vuorovaikutuksen hallinta: miten vastaanottajaa puhutellaan, miten hänestä tekstissä puhutaan ja miten häneen viitataan. Peruspulmia on valinta sinuttelun ja teitittelyn välillä. Puhuttelumuodon valinnalla kirjoittaja osoittaa suhtautumistaan ja asennoitumistaan vastaanottajaan, rakentaa kirjoittajan ja lukijan välistä suhdetta tekstiin.
Tarkastelen opiskelijoiden kirjoittamien kieltävien rekrytointivastausten puhuttelukeinoista tässä vain sinuttelun ja teitittelyn problematiikkaa. Rajaan tarkastelun ulkopuolelle erityiset puhutteluilmaukset (esimerkiksi nimen käyttö alkutervehdyksen yhteydessä) sekä keinot kiertää puhuttelua.
Keväällä 2017 tuotantotalouden yliopisto-opiskelijoiden Talouselämän viestintä -kurssillani kirjoittamista kieltävistä vastauksista (yht. 53) sinuteltiin vastaanottajaa johdonmukaisesti 23 tekstissä ja teititeltiin 9 tekstissä. Sinuttelu oli siis selvästi teitittelyä suositumpi valinta. Peräti 21 tekstiä kuitenkin sisälsi sinuttelun ja teitittelyn sekakäyttöä, josta seuraavassa autenttinen aineistoesimerkki (poiminnat opiskelijoiden teksteistä esitetään alkuperäisessä asussaan korjaamatta niiden mahdollisia asettelu- tai kielivirheitä). Esimerkissä kirjoittaja aloittaa aloituspuhuttelun (Hyvä työnhakija) jälkeen teitittelyllä, mutta siirtyy teitittelevän torjuntalauseen (valitettavasti valintamme ei osunut kohdallenne) jälkeen sinutteluun ja palaa sitten jälleen – peräti samassa lauseessa – teitittelyyn:
Hyvä työnhakija,
Olemme käsitelleet kaikki työhakemukset mukaan lukien teidän hakemuksenne, mutta valitettavasti valintamme ei osunut kohdallenne. Kiitämme kuitenkin Biltema Suomi Oy:n puolesta kiinnostuksestasi yritystämme ja hakemaanne työpaikkaa kohtaan.
Vaikuttaa siltä, että kirjoittaja on päättänyt teititellä vastaanottajaa, mutta lipsahtanut sinutteluun. Valintaprosessin selostamisen jälkeen kirjoittaja jatkaa kannustamalla hakijaa hakemaan tuonnempana uudelleen ja sinuttelee vastaanottajaa (hakisit). Lopussa sitten taas teititellään, kun toivotetaan hakijalle onnea ja menestystä:
Hakemuksia tuli tällä kertaa yli 20 – –. Arvostamme hakemuksia opiskelijoilta ja toivomme, että hakisit mahdollisesti Biltemalle töihin myös tulevaisuudessa.
Tahdomme toivottaa teille onnea ja menestystä tulevaan niin opinnoissa kuin työnhaussa.
Mikä selittäisi sekakäyttöä?
Sinuttelun ja teitittelyn sekakäyttöä tai vaihtelua on havaittu esiintyvän suullisissa asiakaspalvelutilanteissa yhden ja saman keskustelun aikana: välillä virkailija teitittelee ja välillä sinuttelee asiakasta. Sinuttelu vaihtuu teitittelyksi esimerkiksi asiakaspalvelutilanteen konfliktikohdissa, jolloin teitittelyn avulla otetaan etäisyyttä. Puhuttelumuodon vaihtelun on asiakaspalvelutilanteiden keskusteluissa havaittu liittyvän vuorovaikutuksen kulkuun. (Lappalainen 2015: 90–94.) Voisiko siis ajatella, että opiskelijoiden kirjoittamissa kieltävissä rekrytointivastauksissa teitittely toimisi eräänlaisena etäännytyksenä? Ovathan nämä tekstitilanteet vastaanottajan kasvoja uhkaavia tilanteita, joissa välitetään kieltävä ja vastaanottajan kannalta kielteinen viesti.
Aineistossani on tapauksia, joissa vain ns. torjuntalauseessa esiintyy teitittely muutoin sinuttelevassa tekstiyhteydessä. Toisaalta sinuttelevia torjuntalauseita esiintyy myös pääosin tai kokonaan muuten teitittelevissä tekstiyhteyksissä.
Opiskelija saattaa valita teitittelyn ollakseen kielteistä viestiä välittäessään (yli)kohtelias ja äärivirallinen sekä ottaakseen etäisyyttä tilanteeseen.
Torjuntalauseella (edellä olevassa esimerkissä valitettavasti valintamme ei osunut kohdallenne) välitetään kieltävän rekrytointivastauksen ydinviesti. Aineistoni 53 tekstistä vain yksi ei sisällä torjuntalausetta, vaan valitsematta jättäminen käy muuten ilmi. Valtaosa (33) torjuntalauseista on sinutteluja (esim. Valitettavasti valintamme ei tällä kertaa kohdistunut sinuun.). Myös teitittelyä (esim. – – valitettavasti te ette ole valittujen joukossa) käytetään (19). Torjuntalauseissa on havaittavissa paljon pahoittelua, tilanteen valittelua, rajoittimia (esim. tänä kesänä, tällä kertaa), erilaisia pehmentimiä ja valitsijan vastuun ulkoistusta, välttelyä ja etäännytystä erilaisin keinoin, joista esimerkkeinä seuraavat:
Valitettavasti valinta ei tällä kertaa kohdistunut sinuun, pahoittelumme.
Valitettavasti teidän kohdallenne ei osunut kesätyötä tänä kesänä.
Valitettavasti teille ei riittänyt kesätyöpaikkaa yrityksessämme kesäksi 2017.
Selittävätkö huolimattomuus ja viimeistelyn tai tarkistuksen puute puhuttelumuotojen sekakäytön saman tekstin sisällä? On vaikea uskoa, että pelkästään huolimattomuus selittää sekakäytön, koska tapauksia on aineistossa paljon muuten varsin huolitelluissa ja viimeistellyissä teksteissä.
Nykyopiskelijalle sinuttelu on varmasti teitittelyä tutumpi ja monin tavoin luontevampi valinta. Mitä ilmeisimmin persoonamuotojen valinnan vaikeus tässä tekstitilanteessa kirjoittuu teksteihin levottomalta ja epäjohdonmukaiselta näyttävänä puhuttelumuotojen käyttönä. Ehkä opiskelijalta puuttuu toimintamalleja ja tietoa toimia tässä tekstitilanteessa, vaikka tehtävänannossa vinkkejä annettaisiinkin. Tilanne on vieras, uusi ja epäautenttinenkin – kaiken kaikkiaan paljon epäselvempi ja erityistä roolinottoa vaativa tilanne kuin oman työhakemuksen kirjoittaminen.
Opiskelija saattaa pyrkiä valitsemaan teitittelyn ollakseen kielteistä viestiä välittäessään (yli)kohtelias ja äärivirallinen sekä ottaakseen etäisyyttä tilanteeseen. Koska sinuttelu on opiskelijoille teitittelyä tutumpi ja luontevampi puhuttelutapa, teitittelyn aluksi valinneet lipsahtavat helposti sinutteluun. Sinuttelu on luonteva valinta, onhan vastaanottaja samanikäinen nuori, tuttu kurssikaveri.
Joissakin tapauksissa puhuttelumuotojen epäjohdonmukaisen käytön syynä voisivat ehkä olla muualta opitut, tietyllä tapaa fraasiutuneet tai ainakin kuviteltuun vakiomuotoon kiteytyneet ilmaukset tai vakiintuneet sanontatavat, jotka sellaisinaan upotetaan tekstiin sen kummemmin ajattelematta niiden sopivuutta tekstiympäristöönsä. Vai onko puhuttelumuotojen sekakäytössä kyse siitä, että puhuttelu kirjoittuu tekstissä niin moniaalle, ettei sen kaikkia ilmenemismuotoja hallita tai tulla ajatelleeksi? Näkyyhän puhutteluvalinta sinuttelun ja teitittelyn osalta pronomineissa, omistusliitteissä ja verbien persoonapäätteissä.
Yrityksissä sinutellaan
Vertasin opiskelijoiden kirjoittamia tekstejä ja niissä tehtyjä valintoja suppeaan vertailuaineistoon, joka koostuu 13 aidosta yrityksen antamasta kieltävästä rekrytointivastauksesta. (Vertailuaineistona oli neljä erään opiskelijan saamaa ja minulle toimittamaa kieltävää kesätyövastausta sekä yhdeksän yritysten aitoa kieltävää vastausta asiantuntija- ja toimihenkilötehtäviin hakeneille; nämä Kristiina Rembelin pro gradu -työssään (2012) esittämiä.) Sinuttelun ja teitittelyn välinen puhutteluvalinta tuossa vertailuaineistossa on poikkeuksetta sinuttelu. Sinuttelun voi sanoa luovan tasavertaisuuden vaikutelmaa; teitittelyllä taas voi ajatella rakennettavan etäisyyttä. Torjuntalause kuuluu kieltävien vastausten perussisältöihin niin vertailuaineistossa kuin opiskelijoiden teksteissäkin.
Tutkimukselle on tilausta
Kieltävien rekrytointivastaustekstien on syytä olla tarkkaan harkittuja ja laadukkaita, koska ne osaltaan rakentavat yrityskuvaa. Niiden kirjoittajan on tärkeää olla myös puhutteluvalinnassaan johdonmukainen, päätyipä hän sitten sinutteluun tai teitittelyyn.
Kieltävissä rekrytointivastauksissa ja niiden vuorovaikutusta rakentavissa piirteissä riittää runsaasti tutkittavaa. Ne myös tarjoavat yhdenlaisen näköalapaikan rekrytointiviestinnän tiettyyn tekstilajiin ja sen kirjoittajan kohtaamiin puhuttelun pulmiin sekä vuorovaikutuksen hallinnan ongelmiin laajemminkin.
Olen esittänyt tässä tekstissä vain havaintoni persoonien sekakäytöstä ja havainnoista nousevia hyvin alustavia kysymyksiä, näkökulmia ja spekulointeja. Myös opetuksessa on syytä kiinnittää huomiota työnhaun ja rekrytoinnin tekstien vuorovaikutuksen toimivuuteen sekä siihen, että opiskelija oivaltaa realistisen kirjoittaja–lukija-suhteen rakentamisen kuuluvan tekstitaitojen oppimiseen.
(Ks. myös: Keckman, Elina 2017: Hylkäyskirje tekstilajina. – Kielikello 4/2017(avautuu uuteen ikkunaan).)
Kirjallisuutta:
Lappalainen, Hanna 2015: Sinä vai te vai sekä että? Puhuttelukäytännöt suomen kielessä. – Artikkeli teoksessa J. Isosävi & H. Lappalainen (toim.): Saanko sinutella vai täytyykö teititellä? Tutkimuksia eurooppalaisten kielten puhuttelukäytännöistä. Tietolipas 246. Suomalaisen Kirjallisuuden Seura. Helsinki, s. 72–104.
Nikko, Tuija & Kankaanranta, Anne 2000: Tavoitteena professionaalinen kielitaito. – Artikkeli teoksessa P. Kalaja & L. Nieminen (toim.) Kielikoulussa – kieli koulussa. AFinLAn vuosikirja 2000. Suomen soveltavan kielitieteen yhdistyksen julkaisuja nro 58. Jyväskylä, s. 245–264. Saatavilla myös sähköisesti: https://journal.fi/afinlavk/article/view/59838(siirryt toiseen palveluun).
Rembel, Kristiina 2012: Valitettavasti valinta ei tällä kertaa kohdistunut sinuun. Tutkimus kielteisistä rekrytointivastauksista osana rekrytointiprosessia ja työnantajabrändäystä. Pro gradu -tutkielma. Aalto-yliopiston Kauppakorkeakoulu. Saatavilla myös sähköisesti: http://epub.lib.aalto.fi/fi/ethesis/pdf/12783/hse_ethesis_12783.pdf(siirryt toiseen palveluun).