Vuoden selväsanainen -kilpailusta ideoita ja intoa virkakielen parantamiseen
Virkakieli 4/2018

Liisa Raevaara

Vuoden selväsanainen ‑kilpailusta ideoita ja intoa virkakielen parantamiseen

Tänä vuonna Vuoden selväsanainen ‑kilpailun voittajaksi valittiin Kelan viestintä ja sen Kela-tärpit. Kela-tärpit ovat lyhyitä, lukijaa puhuttelevia ja tyyliltään kevyitä tietopaketteja, joilla Kela kertoo etuuksistaan sosiaalisessa mediassa.

Kotimaisten kielten keskus järjestää Vuoden selväsanainen ‑kilpailun joka toinen vuosi. Kisaan voivat osallistua valtion ja kuntien virastot, jotka ovat työllään edistäneet asiallisen, selkeän ja ymmärrettävän virkakielen käyttöä. Kilpailutyö voi olla esimerkiksi selkeytetty asiakasteksti tai tekstien kokonaisuus, jokin viestintää parantava toimintatapa tai vaikkapa hyvin valittu organisaation nimi.

Tämän vuoden kilpailussa palkittujen valinnassa painotettiin erityisesti sitä, oliko työssä otettu huomioon sekä suomi että ruotsi, oliko toiminnasta saatu mittavia tai havaittavia tuloksia, esimerkiksi säästöjä tai positiivista asiakaspalautta, ja oliko ehdokas kehittänyt uudenlaisen tavan selkeyttää tekstejä tai parantaa viestintää.

Selväsanaisia jo vuodesta 1996

Vuoden selväsanainen on alun perin Selkokeskuksen myöntämä tunnustuspalkinto. Se on jaettu jo vuodesta 1996 lähtien toimijoille, jotka ovat edistäneet selkokielistä tai helposti ymmärrettävää viestintää erityisryhmille. Vuonna 2016 kilpailua uudistettiin niin, että Kotimaisten kielten keskus jakaa palkinnon joka toinen vuosi hyvän virkakielen edistäjälle ja Selkokeskus joka toinen vuosi selkokielen edistäjälle.

Hyvää virkakielen puolesta työskennelleet virastot, työryhmät ja tiimit ovat siis kilpailleet Vuoden selväsanainen ‑palkinnosta vasta kahdesti. Vuonna 2016 palkinnon voitti työpari Lea Ansamaa ja Sini Sivonen Oulun kaupungista. He uudistivat omaishoidon päätöstekstejä ja valjastivat tekstien parannustyöhön mukaan myös omaishoidon asiakkaita ja muitakin kaupunkilaisia ja kaupungin työntekijöitä.

Kotimaisten kielten keskus jakaa palkinnon joka toinen vuosi hyvän virkakielen edistäjälle ja Selkokeskus joka toinen vuosi selkokielen edistäjälle.

Sekä vuonna 2016 että 2018 Vuoden selväsanainen valittiin niin, että esiraati arvioi ensin kaikki kilpailuun ilmoittautuneet ehdokkaat ja valitsi kolme kärkiehdokasta. Sen jälkeen eduskunnan oikeusasiamies Petri Jääskeläinen valitsi kärkiehdokkaiden joukosta voittajan. Tänä vuonna esiraadissa olivat mukana valtiovarainministeriön Avoin hallinto ‑hankkeen, Kuntaliiton, Selkokeskuksen, Suomen journalistiliiton ja Kotimaisten kielten keskuksen edustajat.

Tomut pois virkakielestä

Kelan viestinnän Kela-tärpit julistettiin Vuoden selväsananainen ‑kilpailun voittajaksi Selkeän kielen päivän tilaisuudessa, jota vietettiin Kelan päätoimitalossa lokakuun 11. päivänä. Kela-tärppien tekijät saivat palkinnoksi mattopiiskan ja kunniakirjan, kuten myös vuoden 2016 voittajat. Mattopiiska on tunnustus ja kiitos siitä, että voittaja on tomuttanut ansiokkaasti pölyjä virkakielestä sekä virkakieleen ja virkakielityöhön liittyvistä asenteista.

Kela-tärpit ovat kekseliäs ja onnistunut keino kertoa eri etuuksista selkeästi ja ymmärrettävästi.

Pitämässään palkintopuheessa Petri Jääskeläinen totesi, että Kela-tärpit ovat kekseliäs ja onnistunut keino kertoa eri etuuksista selkeästi ja ymmärrettävästi. Hän perusteli valintaansa myös sillä, että tärpit julkaistaan sekä suomeksi että ruotsiksi. Lisäksi ne ovat kuunneltavissa, joten tieto saavuttaa näkövammaiset ja muutkin, joiden on vaikea lukea tekstejä. Valintaan vaikutti myös se, että tärpit on kehitetty sosiaalisessa mediassa jaettaviksi ja että ne ovat tyyliltään kevyitä ja osin hauskojakin, mikä houkuttelee ihmisiä tutustumaan niihin.

Vuoden selväsanaisen valinnut eduskunnan oikeusasiamies Petri Jääskeläinen ja Kela-tärppien tekijöistä Satu Kontiainen. Kuva: Annika Söderblom, Kela

Asenteiden muuttamista, kirjepohjien ja työtapojen kehittämistä

Kilpailun esiraati halusi palkita myös kaksi muuta kärkiehdokasta hieman pienemmin mattopiiskoin. Toisen niistä sai Turvallisuus- ja kemikaaliviraston (Tukes) verkkosivu-uudistus. Raati piti erityisenä ansiona sitä, että hankkeessa ei uudistettu vain verkkosivuja vaan samalla pyrittiin muuttamaan viraston viestintää koskevia asenteita sekä lisäämään viestinnän osaamista. Koko henkilöstö osallistui kehitystyöhön ja kirjoittamisen koulutuksiin. Viraston oman kuvauksen mukaan tärkeintä muutoksessa on ollut sen oivaltaminen, että vaikka Tukes on lakia valvova viranomainen, sen tehtävä ei ole toistaa lakitekstiä sellaisenaan vaan palvella asiakkaita tiedon saamisessa ja asioinnissa.

Kolmantena kärkiehdokkaana palkittiin Verohallinnon Valmis-hanke. Valinnan perusteena oli ennen kaikkea se, että hankkeessa tehdään pitkäjänteistä työtä asiakaskirjeiden parantamiseksi ja että tässä työssä on mukana myös kielen asiantuntijoita sekä asiakkaita. Hanke käynnistyi jo vuonna 2013, ja siinä uudistetaan kaikki Verohallinnon tietojärjestelmään tallennetut sadat tai jopa tuhannet kirjepohjat. Raati piti tärkeänä myös sitä, että kirjepohjien lisäksi hankkeessa on systemaattisesti kehitetty toimintatapoja, joilla asiakaskirjeitä työstetään ja uudistetaan.

Asiakastekstien selkeyttämistä oman työn ohella

Kaikki kärkiehdokkaiksi valitut työt ovat laajoja hankkeita, joihin on virastoissa panostettu ja suunnattu resursseja. Hyvän virkakielen edistämiseksi tehdään kuitenkin myös paljon sellaista arvokasta työtä, joka on vähemmän näkyvää. Raati halusikin antaa erityiskunniamaininnan vielä yhdelle ehdokkaalle, Ulosottolaitoksen asiakasviestintätyöryhmälle, joka on uudistanut virastonsa asiakaskirjeitä jo kuuden vuoden ajan oman työnsä ohessa.

Hyvän virkakielen edistämiseksi tehdään myös paljon sellaista arvokasta työtä, joka on vähemmän näkyvää.

Työryhmään kuuluu lainsäädännön asiantuntijoita, alueellisten ulosottovirastojen työntekijöitä, tiedottaja ja tietotekniikan asiantuntija. Lähes kaikki ryhmän jäsenet ovat olleet mukana alusta lähtien. Nykyisin asiakasviestintätyöryhmä tunnetaan kentällä jo hyvin. Jos käytännön asiakastyötä tekevät havaitsevat, että jokin asiakaskirje tai sen kohta aiheuttaa paljon kyselyjä, he tietävät, keihin kannattaa ottaa yhteyttä.

Hyvän virkakielen edistäminen on hallinnon yhteinen hanke

Vuoden selväsanainen ‑kilpailun tärkein tavoite on tehdä näkyväksi ja tunnetuksi sitä tärkeää ja monipuolista työtä, jota eri virastoissa tehdään tekstien ja viestinnän parantamiseksi. Osallistumalla kilpailuun ja kertomalla omista hankkeistaan kaikki ehdokkaat auttavat tämän tavoitteen saavuttamisessa. He myös innostavat muita esimerkeillään ja kokemuksillaan. Kotimaisten kielten keskuksen verkkosivuilla oleviin ehdokastöiden esittelyihin kannattaakin tutustua. Ne tarjoavat tietoa ja hyviä ideoita niistä monenlaisista tavoista, joilla virkakieltä ja viranomaisviestintää voi parantaa.

Lue lisää Vuoden selväsanaisesta ja Selkeä kielen päivän tilaisuudesta:

Vuoden selväsanainen 2018

Selkeän kielen päivä 2018

Liisa Raevaara
Kirjoittaja työskentelee Kotimaisten kielten keskuksessa.