Työtä viranomaiskielen selkeyttämiseksi Saksassa
Artikkeli 4/2010

Aino Piehl, Eivor Sommardahl

Työtä viranomaiskielen selkeyttämiseksi Saksassa

Saksassakin virkakielenhuoltajien tavoitteena on viranomaiskielen selkeyttäminen. Oikeusministeriössä lainvalmistelijat saavat apua kirjoitustyössä kieliasiantuntijoilta, ja Bochumin yliopistossa sekä tutkitaan viranomaistekstejä että tehdään käytännön työtä niiden  parantamiseksi.

Kielet ovat erilaisia, mutta työ kielen parissa yllättävän samanlaista eri maissa. Tutustuminen Saksan virkakielenhuoltoon selvitti, että olipa kyse lainsäädännöstä tai kuntien virkakielestä, yhteistyö kielen ja sisällön asiantuntijoiden kesken on ehdottoman tärkeää. Uuden tietotekniikan avulla varmistetaan, etteivät hyvien kielihankkeiden tulokset katoa projektin loputtua vaan leviävät laajalle. Saksassakin joudutaan silti vielä ponnistelemaan sen hyväksi, että tekstien ymmärrettävyys varmistetaan pysyvin järjestelyin ja että virkakielenhuolto on jatkuva prosessi.

Määrätietoinen pyrkimys ymmärrettävämpiin säädöksiin

Lakien ymmärrettävyys on tavoitteena monessa maassa, ja siihen pyritään erilaisin järjestelyin. Saksassa kokeillaan nyt oikeusministeriössä työskentelevien kieliasiantuntijoiden antamaa apua. Ministeriöön perustettiin huhtikuussa 2009 yksikkö, Redaktionsstab Rechtsprache eli lakikielen toimituskunta, jonka tarkoitus on auttaa lainvalmistelijoita muokkaamaan lakiehdotuksiaan ymmärrettävämpään muotoon. Siinä työskentelee seitsemän kielitieteellisen koulutuksen saanutta asiantuntijaa. Toimituksen johtajalla tohtori Stephanie Thiemellä on myös juristin tutkinto, mikä vahvistaa kieliasiantuntijoiden asemaa juristien työtovereina.

Redaktionsstab Rechtssprachen jäsenet eivät ole oikeusministeriön työntekijöitä, vaan heidän työnantajansa on yksityinen yhdistys, Gesellschaft für deutsche Sprache. Yhdistyksen tavoitteena on edistää saksan kielen tuntemusta, seurata sen kehitystä ja antaa suosituksia kielenkäytöstä. Seuralla on esimerkiksi suurelle yleisölle tarkoitettu neuvontapuhelin kieli- ja nimikysymyksiä varten, samaan tapaan kuin Suomessa Kielitoimistolla, joskin se on maksullinen muille kuin seuran jäsenille ja ministeriöille. Seura myös järjestää seminaareja sekä jakaa palkintoja hyville kielenkäyttäjille.

Lakitekstiä katsotaan toisin silmin

Gesellschaft für deutsche Sprache ei pysty rahoittamaan lakikielen toimituskuntaa, vaan sen määrärahat tulevat Saksan liittohallitukselta. Alkajaisiksi rahoituksesta seuran kanssa on tehty neljän vuoden sopimus. Se, että toimitus ei ole ministeriön osa, ei ole kuitenkaan tuottavuusohjelmien vaatimaa kikkailua. Lakiehdotuksia halutaan katsoa juridisen asiantuntemuksen ulkopuolelta, tavallisen kansalaisen silmin, mutta samalla halutaan varmistaa, että tekstiä muokattaessa ovat käytössä kielen asiantuntijan tiedot ja taidot. Samasta syystä perustettiin jo vuonna 1966 liittovaltion parlamenttiin seuran hoitama toimitus, jolla oli sama tehtävänanto. Tuloksiin ei kuitenkaan oltu tyytyväisiä.

Kun mietittiin, miksi liittoparlamentin toimituksen ponnistelut eivät olleet tuoneet käsittelyyn ymmärrettävämpiä lakeja, voitiin osoittaa kaksi ilmeistä epäkohtaa. Ensinnäkin toimituksessa oli työvoimaa oli liian vähän. Toinen ongelma oli, että liittoparlamentin käsittely oli liian myöhäinen vaihe vaikuttaa lakitekstin ilmaisuihin ja rakenteeseen. Valmistelun kuluessa oli liian moni asia jo aiemmin saanut neuvotteluissa ja keskusteluissa muodon, johon ei voitu enää tehdä suuria muutoksia.

Nämä samat huomiot on tehty muuallakin maailmassa. Suomessa jo 1981 mietintönsä jättänyt virkakielikomitea huomautti, että säädösten ymmärrettävyyteen on kiinnitettävä huomiota mahdollisimman varhaisesta valmisteluvaiheesta lähtien. Ruotsin oikeusministeriössä oli jo tuolloin kieliasiantuntijoita mukana laintarkastuksessa; nykyisin heitä on kuusi. He tarkastavat lakiehdotukset työpareina juristitarkastajien kanssa. Ruotsissakin on todettu, että lakitekstin tarkastaminen säädöshankkeen loppuvaiheessa ei ole tuloksekkain tapa parantaa tekstin ymmärrettävyyttä. Siksi kieliasiantuntijoita on mukana myös joidenkin säädöshankkeiden valmisteluryhmissä.

Valttina varhainen puuttuminen

Redaktionsstab Rechtssprache  perustettiin juuri oikeusministeriöön siksi, että siellä voitaisiin antaa lainvalmistelijoille apua kieliasioissa niin varhaisessa vaiheessa kuin suinkin. Joskus toimittajat ovat sielläkin mukana jo valmisteluryhmässä. Suurin osa lainvalmistelijoista lähettää kuitenkin toimitukselle nähtäväksi valmiin tekstin, yleensä ensimmäisen koko tekstin luonnoksen. Toimittajat tekevät muutosehdotuksia ja lähettävät ne kirjoittajille, mutta tätä vaihetta seuraa aina tapaaminen, jossa toimittaja ja kirjoittaja käyvät muutosehdotuksia läpi yhdessä. Tämä onkin koko prosessin tärkein vaihe, sillä siinä lain laatija ja kielen asiantuntija kohtaavat. Toimittaja on ehkä tehnyt ehdotuksen, jossa asia ei ole oikein, ja kirjoittaja puolestaan huomaa alkuperäistekstissä olleen väärinkäsityksen vaaran, mutta ei löydä hyvää muotoilua. Yhdessä keskustelemalla he voivat päästä ratkaisuun, jota ei olisi löytynyt vain toisen kommentteja lukemalla.

Saksassa lakikielen toimituksen avun käyttäminen on vapaaehtoista, kun taas Ruotsissa tarkastus on pakollinen kaikille laeille. Saksassa ei siis voida vaikuttaa kaikkiin uusiin lakiehdotuksiin, mutta toisaalta kielentarkastukseen tuotuihin teksteihin voidaan paneutua perusteellisemmin. Stephanie Thieme kertoi, että heidän työtään on pidetty valmistelua hyödyttävänä eikä sen turhana pitkittämisenä. Siihen käytetty aika säästää työtä myöhemmin monin verroin: jo kansanedustajat perehtyvät lakiehdotukseen nopeammin, ja lain soveltamisessa saavutettu työmäärän säästö on vielä tärkeämpää.

Suomessa kielinäkökulman hyödyn lainvalmistelutyössä on todennut esimerkiksi Paavo Nikula, ja Nikulalla jos kellään on asiasta kokemusta: hän on toiminut paitsi lainvalmistelijana myös oikeusministerinä ja oikeuskanslerina. Lisäksi hän oli virkakielikomitean puheenjohtaja. Vuonna 1998 annettiin valmisteilla ollut perustuslaki juuri hänen aloitteestaan Kielitoimistoon tarkastettavaksi. Nikula kertoo (Kielikuvia 1/2000), että säädöstekstin kielellisiin vaihtoehtoihin paneutuminen avasi uusia tulkintavaihtoehtoja ja auttoi usein löytämään mahdollisimman yksiselitteisen ilmaisun. Samalla lainlaatijat joutuivat asettumaan kansalaisen asemaan ja miettimään, mikä vaihtoehdoista on ymmärrettävin. Tämä ”kuvaannollinen siirtyminen pöydän toiselle puolelle” oli Nikulan mielestä lainvalmistelussa välttämätöntä.

Pysyvät järjestelyt tuovat pysyvän avun

Suomessa laintarkastajia on niin vähän, että he voivat keskittyä tarkastamaan säädöksiä pääasiassa lakitekniikan ja oikeusjärjestyksen noudattamisen kannalta. Kielen laadun ja ymmärrettävyyden parantamiseen on kiinnitetty erityistä huomiota lähinnä yksittäisissä hankkeissa, joissa on ollut mukana myös kielen asiantuntijoita. Hallinnollisia järjestelyjä ei tätä työtä varten ole ollut, vaan asia on ollut Kotimaisten kielten tutkimuskeskuksen ja yksittäisten lainvalmistelijoiden aloitteellisuuden varassa. Vuonna 2009 hallitus kuitenkin pyysi ehdotusta siitä, miten säädösten kielenhuolto järjestettäisiin, ja asia annettiin tutkimuskeskuksen tulevaisuutta pohtineelle työryhmälle. Se ehdotti, että perustettaisiin säädöskielen lautakunta laatimaan linjauksia ja ohjeistusta, joilla säädöskielen toimivuutta ja ymmärrettävyyttä voitaisiin parantaa. Tämä ehdotus mainitaan syksyllä 2010 sekä oikeus- että opetus- ja kulttuuriministeriön tulevaisuuskatsauksissa eli niiden evästyksissä vaalien jälkeiselle hallitukselle.

Saksassa on huomattu, että lakien ja muiden tekstien kirjoittajat tarvitsevat myös neuvojaa, jonka puoleen voi kääntyä ongelmatilanteissa. Niinpä oikeusministeriön kieliasiantuntijat vastaavat lainvalmistelijoiden kysymyksiin puhelimitse ja sähköpostitse. Tuen tärkeyttä on painotettu myös Suomessa, jossa Kotimaisten kielten tutkimuskeskus on tarjonnut hallituksen lainsäädäntösuunnitelmaan kootuille tärkeille säädöshankkeille monenlaista neuvontaa siitä, miten perustuslain vaatimuksia sovelletaan kielikysymyksiin. Tuloksia syntyy kuitenkin vasta, kun on ratkaistu suuri ongelma: miten saada säädöshankkeiden määrä rajoitetuksi niin, että valmistelijat ehtisivät hyödyntää saamansa avun ja oppia uusia tapoja kirjoittaa lakitekstiä.

Selkeää viranomaiskieltä edistetään Bochumissa

Gesellschaft für deutsche Sprache ja oikeusministeriö eivät ole Saksassa ainoita, jotka pyrkivät määrätietoisesti selkeyttämään viranomaisten kielenkäyttöä. Saman päämäärän hyväksi työskennellään myös Ruhr-Universität Bochumissa. Tässä yliopistossa tehdään sekä tutkimusta että käytännön työtä, jotta päästäisiin ymmärrettäviin viranomaisteksteihin.

Työ viranomaiskielen parantamiseksi pääsi Bochumissa vauhtiin 1990-luvun lopussa, jolloin soveltavan kielitieteen osastossa germanistiikan laitoksessa kiinnostuttiin ongelmista, joita esiintyy viranomaisten ja kansalaisten välisessä viestinnässä. Tutkimukseen yhdistettiin käytännön kielenhuoltotyö, esimerkiksi jatkokoulutus ja kurssit viranomaisille. Koulutus antoi virkamiehille mm. mahdollisuuden analysoida omia tekstejään ja saada harjoitusta yksinkertaisten ja ymmärrettävien tekstien kirjoittamisessa. Tämä muutti vähitellen heidän suhtautumistaan työssä kirjoittamiseen. He huomasivat, että viranomaisen ja viranomaistekstiä lukevan kansalaisen välillä oli melkoinen kuilu, ja he ymmärsivät olleensa itse sitä kaivamassa.

Projektit eivät muuta kirjoittamiskulttuuria

Yksittäiset selkeän kielen hankkeet hyödyttävät kyllä niissä mukana olevia, ainakin jonkin aikaa, mutta ne eivät muuta yhteisön kirjoittamiskulttuuria. Tämä on havaittu Bochumin yliopistossa – ja myös muissa maissa, joissa on yritetty uudistaa viranomaisten kielenkäyttöä. On ilmiselvää, että tarvitaan muutakin kuin viranomaisten yksittäisiä ponnistuksia, ennen kuin voidaan katkaista pitkään jatkunut perinne. Jotta voitaisiin tavoittaa riittävän suuri määrä kirjoittajia, Bochumissa on päätetty luoda mahdollisimman laaja verkosto viranomaisista, jotka ovat kiinnostuneet kielenkäytön ymmärrettävyydestä. Apua ovat antaneet tiedotusvälineet, jotka ovat olleet yllättävän kiinnostuneita yliopiston pyrkimyksistä edistää ymmärrettävyyttä. Tiedotusvälineiden huomio taas on saanut lisää viranomaisia mukaan Bochumin verkostoon. Nyt siinä on mukana peräti 22 viranomaista seitsemästä Saksan kaikkiaan kuudestatoista osavaltiosta. Joukossa on niin valtion ja kuntien viranomaisia kuin yliopistoja ja korkeakouluja. Verkoston jäsenyys maksaa joitain tuhansia euroja. Kursseista ja koulutuksesta  laskutetaan lisäksi erikseen.

Viranomaisten äkilliseen kiinnostukseen on ilmeisesti syynä myös Saksassa meneillään oleva hallinnonuudistus. Viranomaiset haluavat näyttää olevansa nykyaikaisia ja tehokkaita mutta myös kykenevänsä viestimään onnistuneesti asiakkailleen eli kansalaisille.

Mallitekstejä tietokantaan

Yli 82 miljoonan asukkaan Saksassa on todennäköisesti tuhansia merkittäviä viranomaisia, eikä niiden kirjoittamiskäytäntöjä muuteta noin vain. Jotta ainakin periaatteessa voitaisiin vaikuttaa mahdollisimman moniin, Bochumissa käytetään hyväksi nykytekniikan mahdollisuuksia. Yksittäisten viranomaisten kanssa tehdyn työn tulokset tulevat myös muiden kiinnostuneiden käyttöön sähköisen tietokannan välityksellä. Tietokantaa hallinnoi yliopiston omistama yritys IDEMA. Tietokanta on keskeinen tekijä viranomaisten kielen selkeytystyössä. Siihen kerätään mallitekstejä, kirjoittamisen oppaita, kirjallisuusvinkkejä, linkkejä verkkosivuille jne., mutta ennen kaikkea tekstejä, jotka on kieleltään ja ulkoasultaan muokattu niin, että ne käyvät ymmärrettävien tekstien malleiksi. Tietokantaa voivat käyttää kaikki viranomaiset, jotka kuuluvat verkostoon. Ne voivat ottaa sieltä uusia malleja ja antaa puolestaan yhteiseen käyttöön onnistuneesti muokkaamansa tekstit.

Kieliasiantuntija Michaela Blaha, joka johtaa viranomaiskieleen liittyvää työtä Bochumin yliopistossa, kertoo kiinnostuksen siihen lisääntyneen huomattavasti viime vuosina. Yliopisto on siksi katsonut parhaaksi hoitaa kurssi- ja koulutustoiminnan yrityksensä IDEMAn kautta. Yliopiston tutkijat eivät ehdi enää vastata kaikkeen kysyntään, vaan koulutusta varten on pitänyt palkata uusia työntekijöitä.

Juristien ja kielen asiantuntijoiden yhteistyötä

Samoin kuin berliiniläiset myös bochumilaiset kieliasiantuntijat korostavat, että onnistuneet tekstit syntyvät yhteistyössä juristien ja kieliasiantuntijoiden kesken.  Bochumin työryhmään kuuluvan juristin Nurşen Şahinin mukaan on psykologisesti tärkeää, että tekstien muokkaukseen osallistuu aina juristi, vaikka 70 prosenttia viranomaistekstien muutoksista on juridisesti merkityksettömiä. Ilman juristin siunausta viranomaiset ovat usein haluttomia suostumaan puhtaasti kielellisiinkään muutoksiin, koska pelätään, että muokatut tekstit eivät enää olisi juridisesti päteviä. Välttääkseen tämän ongelman Michaela Blaha ja Nurşen Şahin työskentelevät parina, kun he ehdottavat suuria muutoksia viranomaisen tekstiin. He muistuttavat myös, että sisältö ja kieli muodostavat kokonaisuuden ja että siksi on luontevaa tehdä työtä yhdessä. Heistä tällaisessa työtavassa on pelkästään hyviä puolia.

Rakt på sak – suoraan asiaan: kuntien kielen selkeytyshanke Suomessa

Meillä Suomessa ei eri ammattikuntien yhteistyö viranomaisten kielihankkeissa ole kovin tavallista – joitain lakitekstihankkeita lukuun ottamatta. Meillä ei myöskään ole ollut kanavia, joiden kautta tavoitettaisiin suuria viranomaiskirjoittajien joukkoja, vaan yleensä on jouduttu tyytymään yksittäisiin hankkeisiin. Nyt on kuitenkin aloitettu ruotsin kielellä pilottihanke, joka monessa suhteessa muistuttaa Saksan hankkeita. Aloitteen Rakt på sak ‑hankkeeseen on tehnyt Kuntaliiton ruotsinkielinen sihteeristö, ja hanke toteutetaan yhteistyönä Kotimaisten kielten tutkimuskeskuksen kanssa. Siinä on mukana kuusi kaksikielistä kuntaa eri puolilta maata, ja se jatkuu vuoteen 2012 asti.

Ruotsinkielisten kuntien hankkeen tarkoitus on toisaalta herättää kiinnostusta ymmärrettävien tekstien laatimiseen ja toisaalta rakentaa tietokanta, josta hankkeen kunnat saavat käyttöönsä toimivia ruotsinkielisiä mallitekstejä. Sitä varten kunnat ovat asettaneet työryhmiä, jotka yhdessä kieliasiantuntijoiden kanssa modernisoivat ja muokkaavat kuntien keskeisiä tekstejä ja vievät ne sitten tietokantaan, jotta muutkin saavat sekä alkuperäiset että muokatut versiot käyttöönsä. Pilottihankkeen kuntien edustajat voivat tavata ja työstää tekstejä keskenään, ja lisäksi kunnille järjestetään yhteisiä seminaareja inspiraatiota antamaan. Hankkeella on myös taustaryhmä, johon kuuluu parikymmentä eri alojen asiantuntijaa (juristeja, ekonomeja, tiedottajia, yliopistoväkeä, toimittajia ym.). Taustaryhmän tehtävä on sekä neuvoa hankkeessa mukana olevia asiakysymyksissä että levittää siitä tietoa ja kokeilla uusia tekstimalleja käytännössä.

Kuntaliiton ja Bochumin hankkeen samankaltaisuus kertoo jotain ajastamme ja tekniikan kehityksestä. Kun Kuntaliitolla ja Kotimaisten kielten tutkimuskeskuksella 1990-luvun puolivälissä oli samantapainen hanke, jouduttiin tyytymään siihen, että julkaistiin hankkeen tuloksista käsikirja, ja toivottiin, että mahdollisimman moni huomaisi sen olemassaolon.

 

Aino Piehl, Eivor Sommardahl ja Ulla Tiililä työskentelevät Kotimaisten kielten tutkimuskeskuksessa virkakielenhuollon ja ‑tutkimuksen parissa. He tekivät syyskuussa 2010 tutustumismatkan Saksan oikeusministeriöön ja Bochumin yliopistoon.

Aino Piehl
Eivor Sommardahl