Talo täynnä tekstityöläisiä
Kieli työssä 3/2002

Elina Heikkilä, Annastiina Viertiö

Talo täynnä tekstityöläisiä

Jos yrityksen toimialana on laskutus, voisi kuvitella, ettei talossa kirjoitustaitoa juuri tarvita – riittää, kun hallitsee numerot. Todellisuus on kuitenkin toinen. Niin jaospäällikkö, tiedottaja kuin luotonvalvojakin joutuu miettimään työssään hyvän tekstin piirteitä ja suhdetta kirjoittamiseen.

Invoicia Oy tuottaa laskutuspalveluja Elisa-konsernille ja puhelinyhtiöiden yritysasiakkaille. Työntekijöitä yrityksessä on noin 130. Yrityksen työkieli on suomi, mutta muitakin kieliä käytetään. Haastattelimme tätä kirjoitusta varten Invoician jaospäällikköä, tiedottajaa ja viittä reskontran työntekijää. Heille kaikille muistioiden ja pöytäkirjojen laatiminen on tuttua puuhaa, mutta kirjoitustehtävissä on myös eroja.

Luotonhallinnan tiiminvetäjät kirjoittavat enimmäkseen ohjeita ja selvityksiä eri tarkoituksiin. Työhön sisältyy myös tiedottamista ja koulutusmateriaalin laatimista. Luotonvalvojat puolestaan vastaavat asiakkaiden valituksiin ja pyyntöihin konkurssivelkojen järjestelyistä. Talon omiin järjestelmiin he lisäävät tietoja asiakkaista.

Maarit Nurmi työskentelee järjestelmäkehitysjaoksen päällikkönä tietohallinnossa. Hänen työnsä on pitkälti suunnittelua. Osallistuessaan erilaisiin tietojärjestelmäprojekteihin hän kirjoittaa testaussuunnitelmia, ja jaoksensa esinaisena hän laatii toiminta- ja kehittämissuunnitelmia. Nurmi on myös suunnitellut testauksessa käytettävät lomakkeet, ja toisinaan hän kirjoittaa selvityksiä ja ohjeita ja osallistuu tarjouksien laatimiseen.

Tiedottaja Tuija Laitakarin tehtäväkenttään kuuluvat yrityksen sisäinen ja ulkoinen viestintä, verkkopalvelut sekä yrityskuva. Hän toimittaa yrityksen verkkosivuja ja kirjoittaa monenlaisia tiedotteita ja lehtijuttuja.

Kaikki kertovat käyttävänsä paljon sähköpostia niin työtovereille, yhteistyökumppaneille kuin asiakkaillekin viestiessään. Sähköposti ja kännykkä ovatkin korvanneet työtoverin pöydälle jätettävät keltaiset laput. Mutta myös sähköpostin käyttö tuntuu jo ohittaneen lakipisteensä: koska tärkeä tieto helposti hukkuu sähköpostitulvaan, on joskus parempi laatia asiasta tiedote intranetiin eli yrityksen omaan sisäiseen verkkoon. Esimerkiksi nimitysuutisilla on turha kuormittaa jokaisen työntekijän sähköpostilaatikkoa.

Teksti kohderyhmän mukaan

Tekstin piirteistä haastatellut pitävät tärkeinä erityisesti täsmällisyyttä ja yksiselitteisyyttä. ”Hyvää tekstiä lukiessaan ei joudu arvailemaan, mitä siinä tarkoitetaan”, luotonvalvoja Eija Kantola luonnehtii.

Täsmällisyys on tärkeää niin asiakaskirjeissä kuin talon sisäisissäkin teksteissä, esimerkiksi tiedotteissa ja ohjeissa. Täsmällisyyttä vaaditaan myös suunnitelmilta. ”Esimerkiksi projektisuunnitelma tulee niin monen tahon luettavaksi, että käytetyt käsitteet on syytä määritellä ja tekstin tulee olla yksiselitteistä. Epämääräisistä ilmauksista aiheutuneet väärinkäsitykset voivat pahimmillaan kostautua lisätyönä, ajanhukkana ja ylimääräisinä kustannuksina”, Maarit Nurmi toteaa.

Myös lyhyys ja tiiviys ovat arvossaan. Esimerkiksi asiakkaalle vastattaessa on syytä keskittyä siihen, mitä tämä haluaa tietää. Turhien tietojen lisäksi kannattaa välttää turhia sanoja. Mutta ei liika tiiviyskään ole hyvästä. ”Tekstin pitää olla sellaista, että ihminen, joka lukee asiasta ensimmäistä kertaa, ymmärtää mistä on kyse”, luotonvalvoja Marita Mäki kiteyttää.

Jotta tekstiä olisi helppo lukea ja silmäillä, kirjoittajan on syytä kiinnittää huomiota sen jäsentelyyn. Maarit Nurmen mukaan on tärkeää nostaa ydinasiat alkuun ja rytmittää tekstiä kappalejaon avulla. Onnistunut kappalejako auttaa lukijaa rakenteen hahmottamisessa. Kannattaa välttää pitkiä virkkeitä ja kiinnittää huomiota myös oikeinkirjoitukseen: erilleen kirjoitettu yhdyssana tai puuttuva pilkku voi muuttaa virkkeen merkitystä.

Myös muut pitävät oikeinkirjoitusta tärkeänä. Suoraan asiakkaille kirjoittavat maksuliikenteen ja perinnän työntekijät mainitsevat myös tekstin sävyn, jonka pitäisi olla asiallinen ja kohtelias. ”Asiakaskirjeen ei sovi olla opettavainen eikä loukkaava sävyltään”, Marita Mäki luonnehtii.

Etenkin asiakkaille kirjoitettaessa tuntuu ammattislangin välttäminen olevan erityinen haaste. Kirjoittajan pitää ottaa huomioon, kenelle kirjoittaa. Sanat kohderyhmä ja tavoite toistuvat usein Maarit Nurmen puheessa. ”Kohderyhmä vaikuttaa esimerkiksi siihen, mitä termejä ja lyhenteitä voi käyttää ja paljonko taustatietoa on syytä kertoa. Omalle tiimille kirjoitettu muistio voi olla persoonallisempaa tyyliä kuin laajemmalle joukolle tarkoitettu. Siis erilaiset tekstit eri lukijoille!” Nurmi puntaroi.

Miten tekstejä tehdään?

”Teksti ei synny itsestään, vaan monta kertaa se on tuskallista pakertamista oikean ilmaisun löytämiseksi.” Tämän lausahduksen voisi kuulla yhtä hyvin runoilijan tai väitöskirjan tekijän kuin tämän jutun kirjoittajienkin suusta. Sanat ovat kuitenkin luotonvalvojan.

Kirjoittaminen vaatii aikaa ja vaivaa. Maarit Nurmi kertoo, miten hän toimii laatiessaan pitkiä tekstejä: ”Jo ennen kuin sanaakaan tulee pannuksi paperille, työstän tekstiä päässäni. Kokonaisrakenne jäsentyy pikku hiljaa junassa istuessa ja unta odotellessa, milloin vain löytyy aikaa ajatteluun. Seuraava vaihe vaatii liimalappuja ja ison seinäpinnan. Liimalapuille kirjoitan tähän asti mietittyjä ajatuksia, lisään spontaaneja ideoita ja sijoitan toisiinsa liittyvät ideat lähekkäin. Sitten voinkin jo istua mikron ääreen ja laatia sisällysluettelon tai käyttää valmispohjaa. Otsikoiden alle asiat on helppo koota ranskalaisin viivoin. Kaiken esityön jälkeen itse kirjoittaminen sujuu nopeasti, mutta vaatii kyllä työrauhaa, mieluiten etäpäivän. Sitten teksti on parasta jättää joksikin aikaa hautumaan. Lopuksi tarkistan asiasisällön ja kieliasun ja lähetän sitten tekstin kommentoitavaksi muutamalle työtoverille. Kommenttikierroksen jälkeen teen vielä tarvittavat muutokset.”

Läheskään kaikki talon tekstit eivät siis ole tulosta vain yhden ihmisen luovasta prosessista, vaan usein muilta pyydetään ainakin kommentteja. Nurmen mielestä hyvä kommentoija puuttuu muuhunkin kuin pilkkuvirheisiin ja kommentoi ennen kaikkea asiasisältöä, näkökulmaa ja tyyliä. Hänen mukaansa kommentoija auttaa kirjoittajaa parhaiten eteenpäin, kun antaa korjausehdotuksen eikä vain tyydy toteamaan, että jokin kohta ei kelpaa.

Kirjoittamisessa voi myös tehdä yhteistyötä. Invoician projekteissa suunnitelmat, määrittelyt ja ohjeet ideoidaan tiimissä. Sitten joku kokoaa dokumentin, joka tarkistetaan jälleen yhdessä: ovatko sisältö ja esitystapa kohdallaan? Kirjoittamisvastuu on silti yksilöllä. Joskus kuitenkin tekstikokonaisuus kootaan työryhmän jäsenten kirjoittamista palasista. Näin järjestelmäkehitysjaoksessa on laadittu esimerkiksi uuden tietojärjestelmän käyttöohjeita.

Maarit Nurmi korostaa valmiiden dokumenttipohjien etuja. Kun laaditaan määrämuotoista asiakirjaa, vaikkapa suunnitelmaa tai muistiota, kirjoittamista helpottaa se, ettei tekstin rakennetta ja otsikointia tarvitse miettiä. Määrämuotoisuudesta hyötyy myös sellainen lukija, jolle rakenne on tuttu: itselle tärkeät asiat löytyvät tekstikokonaisuudesta helpommin. Kaikkeen ei kuitenkaan ole eikä tarvitsekaan olla valmiita pohjia. Esimerkiksi ehdotukset ja selvitykset rakentuvat tapauskohtaisesti.

Yrityksen ulkopuolelle lähtevistä teksteistä mm. markkinointiviestintä ja työpaikkailmoitukset kulkevat tiedottajan käsien kautta. Tuija Laitakari valvoo, että talosta lähtee ulos yrityskuvaltaan ja ulkoasultaan yhtenäistä materiaalia. Hän saattaa vielä tässä vaiheessa lyhentää pitkiä ja mutkikkaita tekstejä.

Kirjoittaminen osa ammattitaitoa

Työntekijöistä suurimmalla osalla on kaupallinen koulutus. Tietohallinnossa työskentelee myös teknisen koulutuksen läpikäyneitä, ja osa henkilöstöstä on työnsä käytännössä oppineita pitkän linjan ihmisiä. Kaupalliseen koulutukseen hakeutuva henkilö arvatenkin ennakoi sijoittuvansa työtehtäviin, joihin kuuluu kirjoittamista, mutta voiko samaa sanoa teknisen alan valinneista?

Kun Maarit Nurmi joitakin vuosia sitten siirtyi konsernin tietohallintoon, työhönottohaastattelussa kysyttiin, miten häneltä sujuu kirjoittaminen. Kysymys oli aiheellinen, sillä kirjoittaminen on nykyään oleellinen osa hänen työtään. Nurmi pitääkin kirjoitustaitoa tärkeänä ammattitaidon osa-alueena. Hän on huomannut, että monesti ihmisillä on vahva käsitys siitä, ovatko he hyviä kirjoittajia vai eivät, ja tämä ennakkokäsitys määrää, haluavatko he tarttua kirjoitustehtäviin.

”Työn organisoimisessa esimiehen täytyy joskus ottaa huomioon, millaiset valmiudet kenelläkin on tekstin tekemiseen. Mutta vaikka jotkut ovatkin lähtökohtaisesti parempia kirjoittajia, kirjoittamiskykyä voi paljon kehittääkin. Esimerkiksi se, että muistiovuoroa kierrättää viikkopalavereissa, harjaannuttaa tottumattomiakin kirjoittamiseen”, Nurmi toteaa.

Näyttää siis siltä, että nykyään työelämässä on aika vaikea välttää kirjoittamista. Kirjoittamisen taitoa pidetään työssä itsestäänselvyytenä. Tuija Laitakari kuvaa työpaikkaansa yritykseksi, jossa ”kukaan ei kirjoita ammatikseen, mutta jokaisen ammatti vaatii kirjoittamista”.

Elina Heikkilä
Annastiina Viertiö