Standardi asiakirjan tekstin asettelusta
Artikkeli 2/2007

Sari Maamies

Standardi asiakirjan tekstin asettelusta

Maaliskuussa 2007 vahvistettiin jo kahdeksas painos standardista SFS 2487 ”Asiakirjan tekstin asettelu ja tunnistetiedot”. Standardin ensimmäinen painos julkaistiin vuonna 1972 nimellä ”Järjestelmällinen konekirjoitus”. Tekniikan kehitys ja asiakirjojen laatijoiden tarvitseman tiedon laadun muutos näkyy standardissa siis nimeä myöten.

Standardi auttaa, kun on aseteltava kokouskutsun, pöytäkirjan tai tarjouksen teksti tai kun suunnitellaan esimerkiksi organisaation koko henkilöstön käyttöön tarkoitettuja sähköisiä asiakirjapohjia. Standardista selviää, miten sijoitetaan logo (standardi suosittelee vasenta yläkulmaa), miten tunnistetiedot, kuten päiväys, asiakirjan otsikko, yrityksen yhteystiedot jne. Standardi luo ja ylläpitää yhtenäisiä käytäntöjä, jotka helpottavat ja nopeuttavat sekä kirjoittajan että lukijan työtä. Standardin mukaiset asiakirjapohjat yhdenmukaistavat yrityksen ulkoista ilmettä, ja kun kirjoittajan energiaa ei kulu asiakirjan muotoseikkoihin, hän voi keskittyä itse asiasisältöön ja sen laatuun.

Asiakirjan tekstin asettelu ei varsinaisesti kuulu Kielitoimiston asiantuntemuksen piiriin, mutta neuvonnassa näitäkin asioita toisinaan kysytään. Esimerkiksi tittelin alkukirjaimeen kirjeen allekirjoituksissa sekä otsikoiden kirjoittamistapaan on pyydetty apua. Standardin kanta on, että tittelit kirjoitetaan allekirjoituksissakin pienellä alkukirjaimella. Otsikoiden kirjoittamisesta se antaa uuden ohjeen: standardi suosittaa nyt, että otsikoissa ja tunnistetiedoissa käytetään tästedes vain isoa alkukirjainta; aiempi suositus oli käyttää suuraakkosia. Tarvittaessa otsikkoa voidaan korostaa lihavoinnilla tai hiukan muuta tekstiä suuremmalla pistekoolla.

Standardi on saatavissa sekä paperijulkaisuna että sähköisenä PDF-tiedostona Suomen Standardisoimisliitosta.
Sari Maamies