Opas verkkotekstien kirjoittamiseen ja sähköpostiviestintään
Julkaisuja 3/2010

Kirsi-Maria Nummila

Opas verkkotekstien kirjoittamiseen ja sähköpostiviestintään

Kirjallisen viestinnän kouluttajan Katleena Kortesuon teos Tekstiä ruudullaKirjoitamme verkkoon kokoaa yhteen verkkoon kirjoitettavien ja sähköpostitse lähetettävien tekstien laatimisen periaatteet. Verkkotekstien mallit pohjautuvat  usein  painettuun tekstiin: verkkosivuille kirjoitettu artikkeli paperille painettuun kertovaan tai erittelevään tekstiin ja sähköpostiviesti perinteiseen kirjeeseen. Verkkotekstit ovat kuitenkin omia tekstilajejaan, joihin vaikuttavat erilaiset viestintävälineet ominaispiirteineen.

Verkkoviestintää tarkastellaan erityisesti tekstin ja viestinnän onnistumisen näkökulmasta. Päätavoitteena on auttaa lukijaa kirjoittamaan parempia tekstejä. Kirja painottuu työelämän viestinnän tarpeisiin; lukijakseen Kortesuo kertoo kuvitelleensa verkkokirjoittajan, tietotyöläisen tai pienyrittäjän.

Oppaassa käsitellään verkkoartikkeleita, verkkouutisia ja ‑tiedotteita, työelämän verkkokeskusteluja sekä ammatillisia blogeja (blogin suomenkieliseksi nimeksi ei Kortesuon mukaan sovi ehdotettu verkkopäiväkirja, joka voi joissakin tilanteissa edustaa edellisen alalajia). Lisäksi tarkastellaan sähköpostitse lähetettäviä tiedotteita ja markkinointikirjeitä, uutiskirjeitä sekä työelämän sähköpostikirjeenvaihtoa.

Kirja antaa käytännön ohjeita moniin verkkotekstien rakennetta koskeviin kysymyksiin, kuten muotoseikkoihin sekä valikon ja välilehtien informatiiviseen otsikointiin. Myös kuvituksen valintaa ja kuvatekstien ja kuvien nimiä käsitellään, sillä niiden avulla hakukoneet löytävät kuvat ja siten myös varsinaiset tekstit. Teoksen hyödyllisintä antia ovat lukuisat konkreettiset esimerkit ja selkeät ohjeet, joita ovat mm. erilaisten tekstien ja tekstin osien pituussuositukset. Varsinaiseen kirjoittamiseen Kortesuo opastaa antamalla yleisiä ja tekstilajikohtaisia ohjeita sekä painottamalla kunkin lajin erityistä tarkoitusta.

Teoksessa käsitellään myös intranetiin eli organisaation sisäiseen tietoverkkoon kirjoittamista, Facebookin ja blogien intranetille tarjoamia mahdollisuuksia sekä verkko-opistoa. Oman kokonaisuutensa muodostaa kiinnostavan Internet-sivun rakentaminen.

Sähköpostin työkäyttö on jaettu osiin viestijöiden roolin perusteella: tuttujen kollegojen kesken viestitään eri tavoin kuin asiakkaiden tai yhteistyökumppanien kanssa. Oppaassa selvitetään eri ryhmille ominaisia sähköpostiviestinnän tapoja, annetaan ohjeita esimerkiksi onnistuneeseen yrityksestä ulospäin suuntautuvaan sähköpostiviestintään ja opastetaan eräiden tarpeellisten teknisten toimintojen käytössä. Kirjassa on runsaasti ohjeita ymmärrettävän ja selkeän verkkotekstin laadintaan, ja se opastaa myös hyvään verkkokäyttäytymiseen.

Käsikirjatyyppisessä oppaassa terävät käytännön kokemukseen perustuvat huomiot on onnistuttu sanomaan selkeästi ja havainnollisesti. Näkyviin on kirjoitettu monia yksinkertaisia käytännön asioita, joista on usein vaikea löytää ohjeita tai suosituksia. Tekstiä ruudulla on odotettu verkkoviestintää käytännössä esittelevä ja konkreettisia ohjeita tarjoava tietopaketti, joka on hyödyllinen perusteos kenelle tahansa verkkoon tekstiä tuottavalle tai työssään sähköpostia käyttävälle.

Kirjoittaja on suomen kielen tutkijakoulutettava Turun yliopistossa.

Katleena Kortesuo: Tekstiä ruudulla. Kirjoitamme verkkoon. Infor 2009.

 

Kirsi-Maria Nummila