Miten hallinnon nimet syntyvät?
Artikkeli 3/2014

Sirkka Paikkala

Miten hallinnon nimet syntyvät?

Eksote, Certia, sote ja erva: kuinka hyvän hallinnon vaatimus toteutuu nimissä, termeissä ja virkanimikkeissä? Kuka niistä päättää ja millä perustein? Asiaa kartoitettiin Kotimaisten kielten keskuksessa virkakielen toimintaohjelmaa varten laaditussa kyselyssä.

Virkakielen ymmärrettävyyteen vaikuttavat myös hallinnon nimet. Niinpä Hyvän virkakielen toimintaohjelma (2014, ks. Kielikello 1/2014) sisältää myös nimien käyttöä ja suunnittelua koskevia ehdotuksia. Kotimaisten kielten keskuksen suomen ja ruotsin kielen huoltajat selvittivät ennen näiden ehdotusten tekoa, miten nimiä, virkanimikkeitä ja termejä valtionhallinnossa suunnitellaan.

Kysely lähetettiin kaikille ministeriöille (12), joiden tiedottajia pyydettiin lähettämään se edelleen ministeriöiden alaisuudessa toimiville laitoksille. Vastauksia tuli yhteensä 209, ja ne edustivat yhdeksää ministeriötä.

Suomenkielisiä vastauksia (200) tuli eniten oikeusministeriön (85) ja sisäministeriön (48) hallinnonaloilta, mutta paljon myös opetus- ja kulttuuriministeriöstä, työ- ja elinkeinoministeriöstä ja valtiovarainministeriöstä. Vastaamatta jättivät valtioneuvoston kanslia, ulkoministeriö sekä maa- ja metsätalousministeriö. Vastaajat ovat niitä valtionhallinnon työntekijöitä, joiden osastoissa tai yksiköissä nimiä ja termejä suunnitellaan, mutta kaikki heistä eivät osallistu päätöksentekoon.

Nimiä koskevan osuuden kohteena olivat ensisijaisesti laitosten ja organisaatioiden sekä niiden alayksiköiden, toimintojen ja palvelujen nimet ja lyhenteet, mutta myös hankkeiden, portaalien (eli palveluportin kuten Plaza ja Agricola) ja verkkosivujen nimien muodostamisesta kysyttiin. Tässä artikkelissa käsitellään näitä nimiä koskevia suomenkielisiä vastauksia. (Kyselyn termejä ja nimikkeitä koskevista tuloksista kirjoittaa Aino Piehl artikkelissaan Kuvaavampia termejä ja nimikkeitä, toivoo virkamies, ks. Lue myös.)

Johtoportaan nimistönsuunnittelua

Organisaatioiden ja niiden alayksiköiden nimet miettii vastaajien mukaan organisaation ylin johto tai johtoryhmä, joskus yhdessä viestinnän kanssa. Valmistelu voidaan osoittaa myös muutosta varten perustetulle työryhmälle. Harvinaisempaa on, että nimen määrää ministeriö tai keskushallinto; varsinkin hallintoalueiden nimissä on käytetty tällaista menettelyä. Erään vastaajan mukaan alayksiköiden ja palvelujen nimissä ”johto ja valmistelutyöryhmä luo työnimen, jonka muotoon viestintäjohtajan, brändipäällikön, markkinointipäällikön ja AD:n kommentit voivat vaikuttaa”, mutta muutaman kerran mainittiin myös lähiesimiesten ja henkilöstön mahdollisuus osallistua.

Valtionhallinnon hankkeiden nimeäminen näyttää puolestaan kuuluvan ensisijaisesti projektiryhmälle tai sen päällikölle. Portaalien ja verkkosivujen nimeämisestä huolehtivat verkkotyöryhmä tai verkkosivun päätoimittaja tai portaalin perustaja yhdessä tiedottajan ja mahdollisesti myös muiden asianosaisten kanssa.

Työnimestä pysyvä nimi?

Vastausten perusteella  tavallisinta on, että suunniteltavasta kohteesta käytetään alkuun työnimeä, joka voi jäädä pysyväksi.

Vapaamuotoisissa vastauksissa kerrottiin nimien valmistelusta esimerkiksi, että ”työnimenä käytetään lyhennettä tai muutoin sopivaa ilmausta, [joka] saattaa jäädä pysyväksi”, ”[nimi] muodostetaan valmistelun kuluessa ensimmäisistä kirjaimista tai tavuista yleensä”, ”joku sen vain jossakin esittää ja sitten se on siinä”, ”vastaava virkamies keksii omasta päästään” ja ”työryhmä valmistelee nimet”. Hankkeiden, portaalien ja verkkosivujen nimiehdotuksia haettiin myös nimikilpailujen kautta.

Hyvää nimeä koskevat odotukset

Vastaajilta kysyttiin myös, miten tärkeitä ominaisuuksia ovat nimen lyhyys, ymmärrettävyys (kuvaa hyvin toimintaa), paikantavuus (viittaa tunnistettavasti tiettyyn maantieteelliseen alueeseen), nimen herättämä positiivinen mielikuva, nimen erottuvuus toisesta samantapaisesta nimestä, nimen käännettävyys (ruotsiksi, suomeksi tai muille kielille), kielellinen korrektius ja käytettävyys puheessa (ongelmaton ääntää ja taivuttaa).

Laitosten ja organisaatioiden nimet. Laitosten ja organisaatioiden nimissä tärkeimpänä ominaisuutena pidettiin ymmärrettävyyttä ja melko tärkeänä erottuvuutta, kielellistä korrektiutta ja nimen käytettävyyttä puheessa. Alayksiköiden, toimintojen ja palvelujen nimissä tärkeää oli nimen ymmärrettävyys, melko tärkeitä etenkin erottuvuus ja käytettävyys, niiden jälkeen kielellinen korrektius ja lyhyyskin.  Avoimissa vastauksissa kritisoitiin muun muassa sitä, että kansalaisen ja varsinkin maahanmuuttajien on melko vaikea ymmärtää, milloin puhutaan viranomaistoiminnasta tai muuten julkishallintoon liittyvistä asioista, kun laitosten nimet on muodostettu ”suurella konsulttirahalla muistuttamaan yritysten nimiä” kuten Destia, Itella ja Trafi. ”Varsinkin virastojen nimet pitäisi suunnitella niin, että on yksi lyhyt ja kuvaava nimi, jota ei sitten tarvitse lyhennellä eikä väännellä. Loistava esimerkki on Tulli.”

Hallinnollisten alueiden nimet. Hallinnollisten alueiden nimien tärkeimmäksi ominaisuudeksi mainittiin luonnollisesti paikantavuus. Seuraavana tulivat ymmärrettävyys, erottuvuus toisesta samantapaisesta nimestä ja käytettävyys.  ”Tulisi suosia vakiintuneita aluenimikkeitä. Vanhan kunnon läänijaon hävittyä ei säätiedotuksista tahdo saada selvää, kun on vaikea orientoitua.”

Hallinnollisten alueiden nimet heijastuvat myös niiden keskusvirastojen nimiin. Eräs vastaaja kirjoitti:

”Nimien pitäisi olla lyhyitä niin, että käytännössä voitaisiin käyttää virallista nimeä. Esim. ei näin: Itä- ja Pohjois-Suomen Rikosseuraamusviraston Oulun yksikön Kokkolan toimipiste, vaan näin: Kokkolan rikosseuraamusvirasto. – – Nimen ei tarvitse tarkkaan kuvata organisaatiota niin, että jo nimestä voidaan päätellä, että Kokkolassa ei ole itsenäistä virastoa, vaan se kuuluu Oulun yksikköön, joka taas kuuluu Itä- ja Pohjois-Suomen virastoon.”

Hankkeet, portaalit ja verkkosivut. Valtionhallinnon hankkeiden nimissä arvostettiin ensisijaisesti lyhyyttä ja erottuvuutta, mutta melko tärkeinä pidettiin myös nimen ymmärrettävyyttä ja käytettävyyttä puheessa.  Erään vastaajan sanoin:

”Esim. hankkeiden ja erilaisten työryhmien tms. nimet ovat valtionhallinnossa usein järkyttävän pitkiä ja vaikeita muistaa. Niistä tehdään lyhenteet, jotka eivät sitten sano mitään. Niminä käytetään yleensä normaalissa käytössä lyhenteitä ja oletetaan, että kaikki, jotka siitä lukevat tai kuulevat ovat perillä, mistä on kyse.”

Portaalien ja verkkosivujen nimissä painotettiin ymmärrettävyyttä ja erottuvuutta sekä myös positiivista mielikuvaa, mikä korostaa markkinointinäkökulmaa.

Kaikissa tapauksissa nimen käännettävyyttä pidettiin vähiten tärkeänä. Kaikkein vähiten sitä arvostettiin hankkeiden nimissä, joissa myöskään kielellistä korrektiutta ei pidetty kovin tärkeänä. 

Lyhenne nimeä korvaamassa

Koska viranomaisten nimet ovat usein pitkiä, jopa selitteenomaisia, niistä on muodostettu lyhenteitä, joita käytetään varsinaisen nimen sijasta.  Valtionhallinnossa näyttää kyselyn perusteella olevan tavallisinta se, että lyhenne muodostetaan samanaikaisesti nimen kanssa tai että se syntyy käytössä ilman erityistä suunnittelua. Lyhenteen suunnittelusta kerrottiin, että ”lyhenteestä annetaan esimiesvirastolta määräys”, ”lyhennetään tietyillä organisaatiossa tutuilla tavoilla” ja että ”lyhenne syntyy sanojen ensimmäisistä kirjaimista”.

Yleensäkin näyttää siltä, että hallinnossa on tavallista pitää lyhenteitä normaalina sananmuodostustapana: pitkät nimet ja hallinnolliset termit lyhennetään, ja näitä lyhenteitä markkinoidaan julkisessa viestinnässä todellisina niminä ja sanoina (avi, erva, sote).

Vaikka lyhenteet olisivatkin käteviä viranomaisten sisäisessä viestinnässä, ne saisivat jäädä sisäiseen käyttöön. Ulkopuolisille ne eivät helposti aukea, ja niiden jatkuva lisääntyminen ja muuttuminen hämärtävät käsitystä siitä, minkä viranomaisen puoleen kansalaisen tulisi missäkin asiassa kääntyä. Tarvitaan asennemuutosta: on tehtävä ja vaadittava ytimekkäitä ja ymmärrettäviä nimiä.

Nimen ja lyhenteen kieli

Vastauksissa kiinnittää huomiota se, että organisaatioiden, niiden alayksiköiden tai hallinnollisten alueiden nimet suunnitellaan pääosin vain suomeksi (41 %). Silloinkin, kun nimi on aikomus muodostaa molemmilla kansalliskielillä, se suunnitellaan yleensä suomen kielen ehdoilla. Kolmasosa vastaajista ilmoitti, että nimi suunnitellaan samanaikaisesti molemmilla kielillä. Lyhenteissä yksikielisyys eli suomenkielisyys on vieläkin tavallisempaa. Myös hankkeiden, portaalien ja verkkosivujen nimistä ja lyhenteistä (kuten SOTE, SADe-ohjelma) valtaosa suunnitellaan vain suomeksi.

Miten kielilain ja hallintolain vaatimukset tältä osin toteutuvat? Onko kyse asenteista vai eikö lakien tunnisteta tarkoittavan myös kieleen kuuluvia nimiä? Oletetaanko, että nimen ja sen lyhenteen voi sellaisenaan siirtää toiseen kieleen ilman, että niiden ymmärrettävyys kärsii?

Tässä voisi muistuttaa, että eduskunnan oikeusasiamiehen päätöksen (2013) mukaan ELY-central elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskuksen ruotsinkielisenä lyhenteenä ei ole kielilain eikä hallintolain mukainen: ruotsinkielisessä nimessä ei voi käyttää suomen kielen pohjalta (elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskus) muodostettua lyhennettä ELY.

Käyttökelpoisuuden varmistaminen

Vajaa puolet vastaajista kertoi, että laitosten ja organisaatioiden sekä niiden alayksiköiden ja palvelujen nimien toimivuudesta keskustellaan ensisijaisesti valmisteluryhmän sisällä.  Organisaatioiden nimissä turvaudutaan jonkin verran tiedotusyksikön tai tiedottajan apuun,  kääntäjien asiantuntemusta hyödynnetään sen sijaan melko harvoin. Alayksiköiden, toimintojen ja palvelujen nimissä tiedottajien ja kääntäjien puoleen käännytään harvemmin, ja noin neljännes vastaajista ilmaisi, että asiaa ei varmisteta mitenkään.

Hallinnollisten alueiden nimien toimivuus ja paikantavuus varmistetaan ensijaisesti valmisteluryhmän sisällä. Ulkopuolista asiantuntija-apua ei hallinnollisten alueiden nimissä käytetä lainkaan, eikä yleisön mielipidettä nimen käyttökelpoisuudesta kysytä.

Hankkeen nimen toimivuus varmistetaan lähes yksinomaan oman työryhmän sisällä. Runsas puolet vastaajista ilmoitti, että asiaa ei varmisteta mitenkään tai ”ei osaa sanoa”. Portaalin ja verkkosivun nimen toimivuus varmistettiin tavallisesti oman ryhmän sisällä tai keskustelemalla tiedottajien kanssa.

Menettelytapaohjeet

Nimeämisen ongelmana on ohjeiden puute. Vastausten perusteella vain harvalla hallinnonalalla on jonkinlainen virasto- tai hallinnonalakohtainen menettelytapaohje, kuten prosessikaavio, organisaatioiden tai hallinnollisten alueiden nimien suunnittelua varten. Näin kunnostautuneita oli esimerkiksi Poliisihallinnossa, Pääesikunnassa, Rikosseuraamuslaitoksessa, parissa maistraatissa, yhdessä työ- ja elinkeinotoimistossa sekä yhdessä elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskuksessa. Ohjetta kerrottiin käytettävän ensisijaisesti organisaatiouudistuksissa mutta joskus myös muun toiminnallisen tarpeen vaatimissa ratkaisuissa, esimerkkinä Maanpuolustuskorkeakoulun nimen muuttaminen Maanpuolustusyliopistoksi. Hankkeiden ja sivustojen nimistä ohjeita ei ole juuri lainkaan.

Kieliohjeet ja asiantuntija-apu

Ohjeita nimien kieliasusta oli vastaajien edustamista tahoista vain vajaalla kymmenesosalla. Ne, joilla ohjeita oli, pitivät tärkeänä sitä, että nimi kuvaa hyvin toimintaa, se on helppo ääntää ja sitä on helppo taivuttaa. Vähiten tärkeää oli nimen käännettävyys toiselle kielelle.

Nimien muodostamisessa ei juuri käytetä asiantuntija-apuakaan.  Silloin kun niin tapahtuu, apua pyydetään ensisijaisesti omalta viestintäyksiköltä tai tiedottajalta, jaetulla toisella sijalla ovat Kielitoimisto (Kotimaisten kielten keskuksen kielenhuolto) ja kääntäjät, joiden tarve näyttää koskevan lähinnä ruotsin- ja muunkielisiä nimiä. Avoimien vastausten mukaan ”hallinnolliset ohjeet koskevat vain kirjoitusasua, ei sisällöllistä osuvuutta” ja ”En ole ainakaan ikinä kuullut että asiantuntija-apua olisi käytetty”.

Parannusehdotuksia

Vastaajien mielestä valtionhallinto tarvitsisi yhteiset toimintamallit ja kieliohjeet. Käytännössä havaittuina kielellisinä epäkohtina nousivat esiin liian pitkät nimet, lyhenteiden vaikea ymmärrettävyys ja käyttö, keinotekoiset, mitään tarkoittamattomat ulkomaalaistyyppiset erisnimet, jotka kätkevät toimijan, ison alkukirjaimen epälooginen käyttö sekä nimien jatkuvasta muuttamisesta aiheutuva haitta. Erään vastaajan sanoin:

– – nimien pitäisi olla käyttäjilleen ja niiden kanssa tekemisiin joutuville kohtalaisen selviä, käyttökelpoisia, asiaa kuvaavia ja osin myös perinteisiä. Nimiä värkkääviltä virkamiehiltä myös puuttuu ymmärrys siitä, millaisen ja kuinka pitkän prosessin kautta nimi tms. ja nimen takana oleva toiminta, organisaatio, yhteydensaanti siihen jne. ylipäänsä voi vakiintua kansan keskuudessa käyttökelpoiseksi. Tämä tarkoittaa sitten myös sitä, että vakiintuneiden nimien tms. usein pidentävään muuttelemiseen ja uudelleen muotoiluun ei pitäisi ryhtyä ilman painavaa syytä.”

Miten nimien suunnittelu sitten pitäisi hallinnossa järjestää? Toimintamalleina esitettiin yleisohjeistusta siitä, mitä kaikkea suunnittelussa tulee ottaa huomioon; ehdotettiin esimerkiksi valtionhallinnon yhteistä käsikirjaa päivittyvänä verkkoversiona. Suunnittelun pohjaksi toivottiin asiakaslähtöisyyttä ja avointa valmistelua: pitäisi ”kysyä ko. työtä tekevien mielipidettä sekä mahdollista asiakaskuntaa, jotta nimistä/virkanimikkeistä/termeistä saadaan mahdollisimman ymmärrettävät ja informatiiviset”.

Asiantuntija-avun tarvetta ja käyttöä korostettiin, samoin kielenhuollon ammattilaisten kuulemista. Kirjavuuden välttämiseksi toivottiin yhtenäisyyttä ja keskinäistä koordinaatiota, jonka toteuttamisessa ”olisi hyvä olla auktorisoitu kielenhuollon yksikkö, joka voi kohdentaa ohjeita koko valtionhallintoon tai johonkin sen toimialaan”.

Yhteenvetoa

Vastauksista ilmeni, että työntekijät kyllä näkevät ja kokevat, milloin nimet ovat onnistuneita ja milloin eivät, mutta hallinnon suunnitteluryhmät näyttävät olevan päätöksissään varsin itseriittoisia.

Valtionhallinnossa onkin selvästi tarvetta lisätä kielilain ja hallintolain tuntemusta myös nimien suunnittelun kannalta. Olennaista on, että sattumanvaraisuudesta päästäisiin avoimeen, systemaattiseen ja harkittuun suunnitteluun. Nimienkin suunnittelu on prosessi, jonka vaiheet tulisi kirjata selkeiksi menettelytavoiksi.

Viranomaisella on palvelutehtävä, ja se voi täyttyä vain, jos viranomainen on helposti saavutettavissa. Ymmärrettävä nimi on tavoitettavuuden kannalta ensimmäinen linkki viranomaisen ja asiakkaan välillä.

Kirjoittaja työskentelee Kotimaisten kielten keskuksessa nimistönhuollon vastuuhenkilönä.

Sirkka Paikkala