Kuka muuttaa virkakieltä ja miten?
Artikkeli 4/1998

Vesa Heikkinen, Pirjo Hiidenmaa

Kuka muuttaa virkakieltä ja miten?

Virkakielen vaikeaselkoisuuteen tarttuvat, syystäkin, tuolloin tällöin niin kielenhuoltajat, virastojen asiakkaat kuin itse virkatekstien kirjoittajatkin. Kielen toivottaisiin olevan entistä selkeämpää, avautuvan helpommin ja muistuttavan muista yhteyksistä tuttuja kirjoitustapoja. Virkakielellä on historiansa ja virastoilla käytänteensä, jotka ylläpitävät vakiintuneita esitystapoja ja hidastavat muutoksia. Silti virkatyö ja ‑kieli muuttuvat – mutta mihin suuntaan?

Virkakielen tunnistaa virkakieleksi ainakin yhdellä perusteella: se on kieltä, jota tuotetaan enimmäkseen virastoissa. Yhtä hyvin voidaan puhua hallinnon kielestä, kunhan muistetaan, että nykyiset virastot eivät vain hallinnoi, vaan ne myös suunnittelevat ja kehittävät, myyvät ja ostavat, tiedottavat ja mainostavat, luovat imagoja ja houkuttelevat asiakkaita. Niinpä kielikään ei ole yksi ja yhtenäinen, vaan virastoissa käytetään eri tarkoituksiin erilaisia kielimuotoja.

Virkakieli on totuttu tunnistamaan erityisestä esitystavasta. Se pyrkii nimeämään ja määrittelemään asiat täsmällisesti: tällöin päädytään usein pitkiin yhdyssanoihin, jotka vaikeuttavat hahmottamista (kaupunkikuvaneuvottelukunta, olosuhdetekijät). Virkakieltä leimaavat niin ikään paperikielelle tyypilliset johdokset (seudullinen kevyen liikenteen väylä, päihdehuollollinen kuntoutus). Asioiden niputtaminen ryhmiin ja luokkiin tuo tekstiin pitkiä yhdyssanoja ja määritteisiä ilmauksia. Yhdellä ilmauksella voidaan myös selittää toista (yksityisen hoidon tuki koostuu hoitorahasta, hoitolisästä ja kuntalisästä). Kielenkäyttäjän tavoittelema täsmällisyys ei siis aina paranna ymmärrettävyyttä.

Kun todellisuutta pyritään määrittelemään tällä tavoin yksiselitteisesti ja kun maailman ilmiöt ja tapahtumat luokitellaan ja lokeroidaan, lauseista ja virkkeistä tulee pitkä- ja monisanaisia (Pysäköinti toteutetaan maatasopysäköintinä, lukuun ottamatta korttelia 1234, jossa on osalla aluetta pysäköinti kellaritasossa, osalla aluetta kaksitasoinen kansiratkaisu.). Syntyy kieltä, jota paheksuen nimitellään byrokratian kieleksi ja kapulakieleksi.

Virastosta tulee paljolti siellä käytetyn kielen takia oma maailmansa, tavoillansa elävä talo, johon kansalainen astuu vieraana. Ennen kuin kielenkäytön ohjailulla päästään kestäviin tuloksiin, ajatusta virastosta arjelle vieraana maailmana on ravisteltava rajusti.

Välineestä sisältöihin

Viime aikoina on yhä enemmän murehdittu sitä, että kansalaiset eivät pääse selville oikeuksistaan eivätkä pysty täyttämään velvollisuuksiaan: viranomaisten väitetään viestivän niin, ettei kansalainen saa selkoa papereista. Keskustelu kielen vaikeaselkoisuudesta onkin johtanut aiheellisiin pohdintoihin viranhaltijoiden asemasta kansalaisten palvelijoina.

Toisaalta kielenkäytön parantamisvaatimukset heijastelevat yleistä käsitystä kielestä pelkästään välineenä, jolla tehdään asioita. Totta onkin, että jos välineellä ei saada aikaan sitä, mitä halutaan, väline on huono: tässä tapauksessa virkateksti jättää lukijan arvailemaan päätösten sisältöjä ja kyselemään puhelimitse epäselviä seikkoja. Välinettä on siis paranneltava. Parannusehdotuksiksi on tavattu – sinänsä viisaasti – esittää lauseiden ja virkkeiden lyhentämistä ja vaikeiden sanojen välttämistä.

Mutta tämä ei vielä riitä, sillä kieli ei ole pelkästään väline, jolla siirretään jossain valmiina olevia ajatuksia ja merkityksiä. Kieli on myös toimintaa ja maailman merkityksellistämistä, ja kielessä on kyse toimijoiden maailmankuvasta kaikkiaan.

Kielen vaikeaselkoisuuden syitä onkin etsittävä yksittäisiä ilmauksia ja niiden muotoja syvemmältä. Virkakielen vaikeaselkoisuus johtunee paljolti siitä, että virkatyö on monimutkaisten asioiden käsittelyä. Tätä työtä ei tehdä vain kielellä, vaan myös kielessä. Juuri kielessä määritellään, mihin luokkaan asiakas kuuluu ja mitkä pykälät häntä koskevat; juuri kielessä järjestetään tukien kenttä hoitorahaan, hoitolisään ja kuntalisään. Virkatyö on todellisuuden hahmottamista ja järkevää järjestämistä kielisysteemissä valintoja tehden. Ilman tämänkaltaista kielessä tehtyä, asioiden hallitsemiseen tähtäävää työtä viranhoito kävisi pian mahdottomaksi.

Tarkastellaanpa ajatusta kielestä työn sisältönä vielä yhden esimerkin avulla:

”Kaikki edellä luetellut kehitystehtävät tähtäävät yhteiseen päämäärään, henkilöstön voimavarojen uusintamiseen ja täydentämiseen. Yhteisötasolla on tavoitteena muuttaa niitä työhön liittyviä tekijöitä ja olosuhdetekijöitä, joilla tutkimusten mukaan uskotaan olevan vaikutusta psyykkisen ja fyysisen hyvinvoinnin edistämiseen. Yksilötasolla voidaan keskittyä myös tasapainottaviin toimenpiteisiin yksilön oman elämänkaaren äkillisen kriisin aiheuttaman työkyvyn alenemisen minimoimiseksi.”

Katkelma on osa lausuntoesitystä, jonka esittelijä on kirjoittanut lautakunnan kokousta varten. Hän esittää luottamushenkilöille oman ehdotuksensa vastaukseksi valtuustoaloitteeseen, joka koskee työntekijöiden ”jaksamista, kiusaamista ja väkivaltaa”.

Prosessi, joka tätä konkreettista tekstiä on edeltänyt, on ollut paljolti kielellinen. Esittelijä on lukenut aloitteen, pohtinut sen hyviä ja huonoja puolia, mahdollisesti keskustellut asiasta työtovereidensa kanssa ja lopulta kirjoittanut esityksensä. Hän on pyrkinyt muotoilemaan hyväksyttävän tekstin, jossa asioita tarkastellaan sekä viraston (yhteisötaso) että yksilöiden (yksilötaso) näkökulmasta. Viranhaltijana hän on tiedostaen tai tiedostamattaan ymmärtänyt tehtäväkseen virkakoneiston toiminnan takaamisen, mikä reaalistuu ilmauksina, jotka sekä luovat yhteistyömyönteistä mielikuvaa (yhteinen päämäärä) että ovat auttamattoman abstrakteja ja paikoin vaikeaselkoisiakin.

Tekstikatkelma osoittaa, että virkatyön tekijä ei puhu arjen ja jokapäiväisen elämän konkreettista kieltä. Työn sisällöksi tulevat ”toimenpiteet” ja muu yleispätevyyksillä operointi, maailman kielellinen viipaloiminen ”tasoiksi” sekä ”kehitystehtävien” luetteloiminen.

Työtä kielellä ja kielen vuoksi

Kärjistetysti ilmaisten virkatyö tarkoittaa uusien papereiden kirjoittamista ja uusien tutkimusten tekemistä, tutkimustulosten raportointia, mietintöjä, esityslistoja ja päätöksiä, uusia lehtijuttuja – uutta kieltä. Työ on näin paitsi työtä kielellä myös työtä kielen vuoksi: jotta virkakoneisto toimisi, papereita pitää tuottaa ja niiden pitää liikkua. Olemassa olevista teksteistä tulee uusien osia ja virkatyöstä tulee vanhojen tekstien muokkaamista uusiksi tavalla, jota vakiintuneet käytänteet ja toimintatavat vaativat.

Kieli on tiukasti kytköksissä virkatyön sisältönä myös ajatteluun. Kieli pitää ihmisten tajuntaa, työtä ja pitkälti muutakin olemassaoloa koossa. Yksilön kieli on myös yhteisön kieltä, ja pelisääntöjä tarvitaan. Virkakielikin on paljolti kirjoittamattomia sopimuksia siitä, miten kieltä milloinkin pitää käyttää ja mitä mikäkin ilmaus kulloinkin tarkoittaa.

Viranhaltijoille, jotka muokkaavat uusia tekstejä vanhoista ja tekevät työtä virkakielen maailmassa, sellaiset ilmaukset kuin työhön liittyvät tekijät ja olosuhdetekijät varmasti ovat merkityksellisiä ja tarkoittavat vieläpä eri asioita, mutta tähän maailmaan vihkiytymättömille asia ei ole ollenkaan selvä. Viraston asiakkaan tai esityslistaa muuten tutkivan kansalaisen näkökulmasta paitsi käytetyn kielen myös koko virkatyön sisältö jää hämäräksi. Tarvittaisiin siis ilmauksien selkiinnyttämistä, mutta tarvittaisiinko muutakin, esimerkiksi työn sisällön huoltamista?

Virkakielen muodot eivät ole sattumanvaraisia eivätkä noin vain vaihdettavissa toisiksi. Kielenkäyttö ylipäätään määräytyy viestijän tavoitteista ja viestintätyön luonteesta. Virkakielikin hoitaa tai haittaa puhekumppanien välejä ja on kytköksissä ihmisten toimintaan. Virkakielen huoltamista ei tulisikaan irrottaa niistä pohdinnoista, jotka koskevat virastojen yleisiä työskentelykäytänteitä ja työpaikan ilmapiiriä sekä viraston ja asiakkaan suhdetta.

Hallinnoinnista mainostamiseen?

Virkakieltä on pyritty ohjailemaan aiempaa viestivämpään ja tehokkaampaan suuntaan. Hierarkkisen aanelosen rinnalle ja osin tilallekin on lainattu esitystapoja mainonnan ja markkinoinnin maailmasta.

Kun televisiota luvatta katsoneita kansalaisia ennen varoiteltiin ja uhkailtiin rangaistuksilla, nykyisin heitä suostutellaan suurin julistein hankkimaan televisiolupa. Luvataan, että elämä helpottuu, kun ei tarvitse enää olla ovikellon orja. Juliste ei muistuta laeista, ei rangaistuksista; sävy on houkutteleva ja sovinnollinen. Huomiota kalastellaan värikkäillä kuvilla ja vetoavilla slogaaneilla.

Markkinakielinen juliste näyttää helpommin ymmärrettävältä kuin entinen uhkauskirje. Se tuntuu viestivän tehokkaasti, ja sitä silmäilee ilokseen. Mitä muuta voi hyvältä hallinnon kieleltä odottaa?

Tuntu mainoskielen selkeydestä ja miellyttävyydestä ei perustu välttämättä mainoksissa käytettyyn kieleen sinänsä: ero perinteiseen virastotyyliin verrattuna vain on niin suuri, että uusi virkaviestimisen tapa voittaa entisen käskyttämisen. Kyse ei ole pelkästään kielen muuttumisesta, vaan myös muutoksesta virastojen toiminnassa ja yhteiskunnassa yleisemminkin. Alalla kuin alalla on nykyisin tapana mainostaa tai ainakin luoda positiivisia mielikuvia. Mainoskaan ei ole enää pelkkä väline, jonka avulla päästään tiettyihin päämääriin. Myyvyydestä on tulossa nykyihmiselle luontainen ajattelutapa ja yhä useamman työn olennainen sisältö.

Se, että mainosmaisen kielen käyttöä perustellaan selkeydellä ja paremmalla ymmärrettävyydellä, ei kuitenkaan aina tunnu loppuun asti harkitulta puheelta. Suuri osa mainonnasta on nykyään mielikuvien maalailua, joka perustuu vihjemerkityksiin, tosiasioiden tarkoitushakuiseen valikointiin ja kuluttajan manipulointiin pikemminkin kuin asialliseen ja monipuoliseen informaatioon. Mainonta tarjoaa virikkeitä, antaa sysäyksiä, pyrkii innostamaan; se ei niinkään informoi eikä syvennä tietämystä.

Mainonnassa asiat kytketään menestykseen, onneen, vaurauteen tai erotiikkaan – tai näihin kaikkiin. Mainostettavasta tuotteesta tehdään houkutteleva yhdistämällä siihen positiivisia mielikuvia muilta elämänalueilta. Hallinnon maailmassa on kuitenkin myös sellaisia seikkoja, joista on mielikuvien lisäksi saatava tietoa. Mainostyyli ehkä innostaa ja herättää myönteisiä asenteita, mutta se ei riitä, kun pitäisi ymmärtää asioita ja niiden taustoja.

Asiantuntijuus vieraannuttaa?

Asiakkaille suunnattu viestintä ei ole ainoa hallinnon kielen muoto. Ennen valmista asiakaskirjettä, päätöstä tai tiedotetta on kirjoitettu kansiotolkulla valmistelu- ja taustapapereita. Eräässäkin lautakunnan esityslistan alakohdassa viitataan 20 lausuntoon, selvitykseen, selvityspyyntöön, päätökseen ja muuhun hallinnonsisäiseen asiakirjaan. Maailma on muuttunut siihen suuntaan, että asiat elävät kielellistä paperielämää, ennen kuin ne tulevat käytännöiksi.

Tähän paperityöhön koulutetaan yhä laajenevaa joukkoa ammattilaisia ja asiantuntijoita. Sellaista aihepiiriä ei juuri olekaan, jota ei voisi opiskella kirjoista ja josta ei voisi tehdä opinnäytteitä, analyysejä, kyselytutkimuksia, muita selvityksiä. Eikä ole sellaista alaa, jonka olemassaolo ei perustu tarkkoihin luokituksiin ja erotteluihin.

Alati lisääntyvä kirjaviisaus ja kasvavat paperivuoret ruokkivat asiantuntijakieltä, kieltä, joka jäsentää maailmaa eri näkökulmasta ja eri periaattein kuin niin sanottu yleiskieli – joka sekään ei toki ole yhtenäinen. Niinpä hallinnon kieli ei ole vain hallinnon kieltä, vaan siinä on mukana erityisasiantuntemusta milloin miltäkin alueelta.

Kaupunkisuunnittelua, sosiaaliturvaa tai opetusta ei ehkä pystyttäisi hoitamaan ilman tätä kielessä näkyvää erikoisosaamista, joka tuottaa arjelle vieraita sanoja ja esitystapoja. Esimerkiksi kaavoittajalle ilmeisesti ei ole olemassa puistoja. Hän näkee alueet virkistysalueina, joita voi olla lähellä (lähivirkistysalue) tai kaukana (virkistysalue). Kaavoittaja ei ehkä katsele asiaa kadulta tai edes ikkunasta vaan kartoista ja papereista, jolloin hänen näkökulmastaan on luontevaa kertoa, että uudessa kaavaehdotuksessa puisto tai lähivirkistysalue siirtyy kadun eteläpäästä pohjoispäähän. Kukaan puistoissa viihtyvä kansalainen ei usko puistojen siirtyvän, kun todellisuudessa puut hakataan pois, tilalle rakennetaan taloja ja kadun toiseen päähän jätetään aukio rakentamatta.

Asiantuntijuus johtaa helposti suostutteluun, ja asiantuntijasta tulee poliittisen vallan käyttäjä tai ainakin hänen sanomisistaan tulee poliitikkojen puheiden perusta: päätöksiä tehtäessä vedotaan asiantuntijoiden lausuntoihin. Esille otettavia tosiasioita valitaan tarkoitushakuisesti, näkemyksiä painotetaan asiantuntijan tai poliitikon mielihalujen mukaan, olioita nimetään ja kuvataan hänen lähtökohdistaan. Vaikka teksti sinänsä näyttäisikin pyrkivän puolueettomaan vaihtoehtojen esittelyyn, on perin inhimillistä, että päätösesityksen tueksi esitetyt argumentit saavat omanlaisensa painotuksen.

Kun kaavamuutosesityksessä ehdotetaan asuintalojen rakentamista puistoon, esittelijä toteaa, että puistoa, joka on rämeistä metsää, on tarkoitus liittää tonttiin. Muutosta vastustavat asukkaat eivät omissa kirjelmissään puhu puiston rämeisyydestä eivätkä liioin katso, että kyse on puiston liittämisestä asuntotonttiin. He puhuvat ronskisti puistoon rakentamisesta.

Kielensä hallitsija, virkansa taitaja?

Virasto ei toimi tyhjiössä, vaan sen kirjoitustavat ovat muotoutuneet vuosien varrella. Traditioilla ja hitaasti muovautuneilla käytänteillä on vaikutuksensa kieleen ja työhön, mutta näitä vaikutuksia ei kannattane korostaa liiaksi. Uudistetaanhan tässä muutosta hinkuvassa maailmassa organisaatioita, lomakkeita ja toimintatapoja tuon tuostakin.

Hallinnon tekstejä arvioitaessa on hyvä muistaa, ettei hallinto ole yksi yhtenäinen koneisto. Hallinnossa työskentelee runsaasti erilaisia ihmisiä. Yhdellä on lukeneisuuden ja muun kielitajun ansiosta tarkka vainu sananvalinnoissa ja asioiden ilmaisemisessa. Toinen ei kuule epäloogisessa ja puutteellisessakaan sanonnassa mitään ontuvaa. Yhden arvomaailman mukaista on pyrkiä mahdollisimman hyvään kirjoitukseen, mitattiinpa hyvyyttä ymmärrettävyyden, loogisuuden, eheyden, argumentaation tai tyylikkyyden kannalta. Toinen taas kyynisesti luottaa siihen, ettei tekstiä joko kukaan lue tai että ne ymmärtävät, joille se on tarkoitettukin – eikä muista ole väliä. Yksi pystyy muotoilemaan tekstinsä nopeasti haluamaansa muotoon, toinen joutuu näkemään paljon vaivaa eikä silti ole tyytyväinen tulokseen.

Virkakielen käyttäjät ovat olemassa kansalaisia varten, ja virkakielen on oltava kansalaisten ymmärrettävissä. Jos tämä kaunis ja demokraattinen periaate ei käytännössä toteudu, jotain on tehtävä. Yleensä ongelmien tiedostaminen, niistä keskusteleminen ja kouluttautuminen auttavat. Kielenkäyttö on kuitenkin niin intiimi asia, että muutokset siinä vaativat myös yksilöiden asenteiden tuulettamista, sen oivaltamista, että työn taitaminen on yhä useammin juuri kielen hallitsemista.

 

Kirjoittajat työskentelevät Kotimaisten kielten tutkimuskeskuksessa. Vesa Heikkinen tutkii hallinnon tekstejä hankkeessa, jonka päämääränä on selvittää virkakielen tekstilajien ominaispiirteitä, kuvata tekstiketjuja sekä tarkastella virastojen työskentelykäytänteitä ja työntekijöiden käsityksiä käyttämästään kielestä. Näin luodaan kuvaa kielen ja työn suhteesta yleisemminkin. Tutkimuksen tuloksia pyritään hyödyntämään niiden ihmisten koulutuksessa, joiden työstä kieli on olennainen osa. Pirjo Hiidenmaa osallistui hankkeeseen aiemmassa tehtävässään virkakielen erikoistutkijana; nykyisin hän on Kielitoimiston esinainen.
Vesa Heikkinen
Pirjo Hiidenmaa