Hallinnon kieli näkyy
Artikkeli 4/1998

Pirjo Hiidenmaa

Hallinnon kieli näkyy

Valtioneuvoston vuonna 1982 antama virkakielipäätös teki kielen näkyväksi hallinnossa. Se nosti esiin kielen merkityksen ja korosti, että kieli ei ole muun työn sivutuote. Siihen on erikseen kiinnitettävä huomiota, kirjoittamiseen on harjaannuttava, ja virastojen viestintää on kehitettävä suunnitelmallisesti.

Virkakielen parantamiseksi on vuosien mittaan toimittu aktiivisesti ja paljon hyvää on saatu aikaan. Viranomaisten kieli ei silti ole vielä niin selkeää, ettei edelleenkin tarvittaisi erityistoimia. Hallinnon ongelmana ei enää ole päätöskaavasta tuleva pitkävirkkeisyys, ei myöskään hallinnon kieleen kuuluva sanaston eriytyneisyys. Pikemminkin kysymys koskee tekstien käytäntöjä.

Millaiselle lukijakunnalle esimerkiksi lautakunnan esityslista kirjoitetaan? Teksti on yhtä aikaa asiantuntijaviraston laatima päätösesitys ja luottamushenkilöiden poliittisiin taustoihin suhteutuva paperi. Tiedotusvälineille ja kuntalaisille se on tiedonsaannin paikka, riitatapauksissa asiakirjaa tulkitaan vielä oikeudessakin. Hallinnon asiakirjojen laatija joutuu ratkomaan samoja kysymyksiä kuin kaikki muutkin kirjoittajat: mitä sanotaan ja mitä jätetään pääteltäväksi, kuinka yleisellä tai yksityiskohtaisella tasolla asia käsitellään, miten yhdistetään erityisasiantuntemus ja havainnollisuus. Nämä ja monet muut kielenkäytön kysymykset ansaitsevat erityishuomion, sillä ne eivät hoidu itsestään muun työn ohessa.

Hallinnon tekstiongelmat koskevat laadun ohella myös määriä. Hallinto tuottaa yhä enemmän ja yhä pitempiä asiakirjoja, ja yksittäisen asian käsittely vaatii yhä paksumman nipun paperia. Tähän yhdistyy kirjoitustapojen kirjavuus, tradition painolasti, kirjoittajien saaman koulutuksen ja taitojen sattumanvaraisuus. Hallinnon kieli on luonnollisesti kunkin viraston omalla vastuulla. Yliopistojen ja korkeakoulujen on kuitenkin kannettava vastuunsa siitä, että virastot voivat rekrytoida asianmukaisen koulutuksen saaneita. Ns. tietoyhteiskunnassa kirjoitustaito ei voi olla sen varassa, miten tarkkaan merkitysten vainuamiseen ja tyylitajuun itse kukin sattuu lapsesta asti harjaantumaan.

Asiantuntijayhteiskunta tulee – oletko valmis?

Hallinnon tekstit pohjautuvat erilaisten erikoisalojen kieleen. Rakentaja puhuu eri tavoin kuin koulutussuunnittelija, ja kumpikin heistä puhuu eri tavoin kuin kuntalainen – kuinka koulutettu hyvänsä. Tuntikehyksen supistaminen kuulostaa pahalta, ja sitä on arvattavasti syytä vastustaa ja paheksua, mutta konkreettinen sisältö selviää vain, jos tietää, mikä on opetushallinnon keskeisin väline, tuntikehys. Kaavoituksesta on tapana puhua omalla erikoiskielellä (alue toimii osana puistovyöhykettä – – länteen päin se jatkuu avoimena maisematilana), ja se on eri kieli kuin se, jolla kaavapapereihin harjaantumaton puhuu alueista ja maisemista. Erikoiskieliin ja hallinnon sisäiseen kulttuuriin kuuluu myös nykykäytäntöjen mukaisesti suuri joukko lyhennesanoja, sellaisia kuin luma, lyhki, tyky, resu. Näiden käyttö säästää tilaa, kun pitkä byrokraattinen määritelmä sujuvoituu pariin tavuun. Lukijan vaivaa ne eivät säästä, eivätkä kyllä kirjoittajankaan, kun on joka kerran järkeiltävä, kirjoitetaanko lyhenne isoin vai pienin kirjaimin, miten sitä taivutetaan jne.

Asiantuntijuuteen kuuluu väistämättä kielen erikoistuminen. Kieli antaa mahdollisuuden hahmottaa merkityksiä ja maailmaa useilla tavoilla, eikä tämä sinänsä ole haitaksi. Ammattitaitoon tulisi kuulua myös ymmärrys siitä, millä tavoin kieltä käytetään eri tilanteissa ja miten asiantuntijakieli rakentuu omaksi kielimuodokseen. Tarvitaan myös ymmärrystä siitä, millä keinoin eri kielimuotojen välisiä rajoja voidaan ylittää.

Asiantuntijamaailmalle on tyypillistä, että teksteistä suuren osan täyttävät tekniset selostukset. Hallinnon asiapapereissa usein keskeiseksi nousee erityinen asiantuntijatieto, kuten laskutekniikat ja budjetointikäytännöt. Tällöin asiakirjassa, esimerkiksi lautakunnan päätösesityksessä, joudutaan esittelemään runsaasti alan tietämystä, mikä tietää sitä, että teksti vilisee termejä ja alalla vakiintunutta oppineiden kieltä.

Tehtävä on mahdoton: yhdessä asiakirjassa ei yhden päätöksen ohessa voi vyöryttää lukijalle ymmärrystä siitä, minkä asiantuntija on vuosien opintojen ja työkokemusten avulla hankkinut. Teksti pitäisikin nähdä toisin. Asiantuntijan tulee ennemmin olla luotettava tulkki, joka poimii laajasta ja yksityiskohtaisesta tietomäärästä olennaisen, kuin pikaopettaja. Virastojen tulisi sopia periaatteista, joilla asiat esitetään. Esitetäänkö tulkinnat, päätelmät, vaikutukset ja muu keskustelunalainen tieto itse tekstissä ja laskukaavat ja yksityiskohdat liitteissä? Vai jääkö asiantuntijavalmistelu suurelta osiltaan näkymättömiin ja luottamuksen varaan?

Kaikki virastojen viestintäongelmat eivät liity ylevästi oppineisuuteen ja yhteiskunnan suuriin kehityslinjoihin. Hallinnossa kirjoittavilla on samaan tapaan kielenkäytön pulmia kuin muillakin kirjoittajilla; erityisiä viranomaisvirheitä ja ‑heikkouksia ei ole. Toisten ilmaisutaito on parempi kuin toisten. Ei ole kauan siitä, kun oikeuskansleri kumosi päätöksen vain siitä syystä, että päätöksessä kehotettiin toimittamaan valitukset ”viimeistään 19.8.1998 mennessä”; ruotsiksi ”senast före 19.8.1998”. Huolimattomuus asiakirjan yhden pienen yksityiskohdan muotoilussa jätti kansalaiset arvailemaan viimeistä valituspäivää, erikieliset vielä eri tapaan. Itse päätöksen tai sen perusteiden kelvollisuutta ei tässä ollut tarvis edes tarkastella.

Kieli näkyväksi

Jos laitos pyrkii tehokkaaseen ja tuloksekkaaseen toimintaan, sen kannattaisi huolehtia työntekijöidensä kaikinpuolisesta ammattitaidosta, johon kuuluu myös taito kirjoittaa kieliasultaan viimeisteltyjä asiakirjoja. Virastojen ja laitosten kannattaisi laatia toimintansa tueksi selvät kielenhuolto-ohjelmansa, joissa otetaan kantaa asiakirjojen laatuun, yhtenäistämiseen, teknisiin sovelluksiin, tekstien laatimistapoihin, koulutukseen, rekrytoinnissa käytettäviin kielitaitokriteereihin – myös äidinkielen taidon kriteereihin.

Kielenhuolto-ohjelma ei ole erillinen asiakirja, vaan se kytkee asiakirjat viraston elämään laajemmin. Esimerkiksi asiakirjojen laatimista voidaan nopeuttaa ja helpottaa tietotekniikan keinoin vakioimalla asiakirjan osia. Samoin yhteiset sopimukset lyhenteistä, termeistä, organisaationimistä yms. voidaan koota yhteiseen sähkömuotoiseen tietopankkiin. Asiakirjoilla on yhteys myös työtapoihin ja kirjoittamiskulttuuriin. Ryhmätyönä tehdystä tekstistä tulee erilainen kuin yksilön oman päätösvallan mukaan laaditusta tekstistä. Työryhmä, joka aloittaa käsittelynsä kirjallisten esitysten pohjalta, päätyy erilaiseen tekstiin (ja erilaiseen sisältöön!) kuin se työryhmä, joka ensin ideoi ja evästää ja vasta sitten kirjoittaa.

Virastojen kieli ja kirjoituskäytännöt eivät voi jäädä vain virastojen oman aloitteellisuuden ja täydennyskoulutuksen varaan. Nykymaailmassa kieli ja kielenkäyttö ovat osa kaikkien ammattitaitoa ja työtä. On siis syytä odottaa, että yliopistojen ja korkeakoulujen opiskelijat saavat riittävää ohjausta ja opastusta työelämässä tarvittaviin kielenkäyttötaitoihin. Kärjistäen: Eläinlääkärit paneutuvat opinnoissaan siihen, mitä hiehoista on tiedettävä. Suuri osa eläinlääkärien työajasta, joidenkuiden jopa kokonaan, kuluu kuitenkin hiehoja koskevien paperien parissa, ei itse hiehojen. On osattava kirjoittaa tutkimuksia, raportoida, selostaa tutkimuksia, laatia ohjeita, tulkita ohjeita, tiedottaa jne. Nämä taidot eivät imeydy muun opiskelun ohessa, eivätkä ne ole muun hyvän ammattitaidon sivutuotteita, vaan kyse on erillisistä taidoista.

Yksi viranomaisten kielen selkeytyksen kantava teema on tarve tehdä kieli näkyväksi osaksi työtä ja elämää. Hyvä kirjoitustaito ei ole ammattitaidon sivutuote. Samoin käännöstaito ei ole kielitaidon sivutuote, eivätkä sanonnat ja sananvalinnat ole vain asioiden neutraaleja sivutuotteita. Kieleen ja kielenkäyttöön on syytä kiinnittää huomiota niin työn tulosten tehostamisessa kuin arvokeskustelussa. Valtioneuvoston päätös virkakielen selkeyttämisestä nosti tämän aikoinaan esiin. Työ jatkuu edelleen, ei ehkä päätöksen velvoittavuuden turvin, vaan siksi, että tekstit ovat tulleet yhä tärkeämmiksi nykymaailmassa.

Kielen selkeytys on hyvä askel eteenpäin. Ei kuitenkaan riitä, että saa aikaan sujuvia ja helppolukuisia papereita nopeasti. Kieli on vallan ja ajattelun väline, ja sillä luodaan ja kumotaan maailmankuvia, jopa maailmoja. Tuttua on, että hallinnonuudistukset ja uudet aatteet tuovat uudet sanat. Miksi muutoksen tuulissa asiat nimetään uudelleen: koulut oppimisympäristöiksi, potilaat asiakkaiksi, hoidetut lapset suoritteiksi ja mitä kaikkea niitä viime aikoina on ollutkaan? Itsestään tietoisen yhteiskunnan pitäisi ottaa tämäkin kielen ulottuvuus huomioon ja huomata, miten paljon ajatusten ohjailua, suorastaan valtaa, kieleen liittyy.
Pirjo Hiidenmaa