Kielikello on kielenhuollon tiedotuslehti, jossa
kirjoitetaan kielestä ja kielenkäytön kysymyksistä.
Kielikello on tarkoitettu kaikille kielestä kiinnostuneille.

Kielikello 3/1992

Hannu Oittinen

Asioiden esittämisjärjestys hallintopäätöksessä

Lausetason tarkastelu on epäilemättä melkoisesti ohjannut virkakielen selkeyttämispyrkimyksiä. Tähän on ollut luonnolliset syynsä, sillä virkakielen virkkeet, varsinkin tuomioistuinpäätöksissä, saattoivat vielä 1970-luvulla kiertyä sellaisiin Gordionin solmuihin, että lukijan tuli ne avata Aleksanterin opein ja menetelmin.

Ilahduttavaa oli, että kehitys parempaan alkoi 1970-luvulla myös tuomioistuinten oman kiinnostuksen siivittämänä.¹ Virkakielikoulutuksen tähänastisena saavutuksena voi pitää ainakin sitä, että monet kirjoittajat muistavat jo pilkkoa ylettömän pitkät virkkeet lyhyemmiksi ja että tuomioistuinten ennen käyttämiä päätösmalleja näkee enää harvoin. Osansa kehityksessä on varmasti ollut virkakielikirjallisuuden vaatimuksilla tekstin informaatiorakenteen parantamisesta.

Asia hajoaa

Pelkkä virkkeiden pilkkominen ei tietenkään riitä. Paljon on virkkeisiin ja lauseisiin edelleen jäänyt paranneltavaa sen takia, että tietoa ei ole esitetty loogisessa järjestyksessä: yhteen kuuluvat asiat eivät hahmotu yhteen. Näissä informaatiorakenteeltaan onnahtavissa lauseissa lukija joutuu ensin sinnittelemään lauseen loppuun ja sitten palaamaan takaisin alkuun, koska ehti jo unohtaa, mitä edellä oli.

Vaikeaymmärteistä järjestystä saattoi vielä pari vuotta sitten vaivatta löytää esimerkiksi veroilmoituksen täyttöoppaasta:

Esimerkki 1 a

Verovuonna vähintään seitsemän kuukauden ajan säännöllistä ja täyttä opetusta kansa-, perus-, ammatti-, iltaoppi- tai oppikoulussa, korkeakoulussa tai muussa näihin verrattavassa oppilaitoksessa saanut opiskelija saa vähentää kunnallisverotuksessa 2000 markkaa ansiotulostaan.

Kaikki eivät ole niin harjaantuneita lukijoita, että osaisivat poimia keskeisen sanoman virkkeen lopusta. Jokamiehelle ja -naiselle tarkoitetussa asiaproosassa on luonnollisempaa aloittaa lause siitä, mikä on keskeistä – tässä siis vähennyksen määrästä. Jos tärkein asia siirretään jakson alkuun, voidaan samalla muokata lauserakennettakin:

Esimerkki l b

Opiskelija saa vähentää kunnallisverotuksessa 2000 markkaa ansiotulostaan. Tämä edellyttää, että opiskelija on saanut seitsemän kuukauden ajan säännöllistä ja täyttä opetusta kansa-, perus-, ammatti-, iltaoppi- tai oppikoulussa, korkeakoulussa tai muussa näihin verrattavassa oppilaitoksessa.

Lausetasolla asioiden esittämisjärjestys on helposti muutettavissa luontevaksi täsmällisyydestä tinkimättä. Ytimekkääseen sanontaan tuntuu riittävän nyrkkisäännöksi, että kirjoittaja malttaa sanoa asiansa heti, liikoja luettelematta ehtoja, edellytyksiä saati lainkohtia. Täydentävät seikatkin asettunevat napakammin omille paikoilleen, kun on kertaalleen miettinyt, mikä lauseessa oikein on keskeistä.

Vanhojen mallien paine

Päätökseen vaikuttavien tai muuten ilmaistavien seikkojen esittämisjärjestystä tulisi lausetason lisäksi parantaa koko tekstissä.

Monissa hallintopäätöksissä kehitystä lienee estänyt se, että on oltu uskollisia vanhoille päätösmalleille, joissa tapauksen esitiedot ja aiempi käsittely on lueteltu nimenomaan ennen päätöstä tai ratkaisua. Tämän vuoksi keskeinen asia – itse päätös – on joutunut tekstin loppupuolelle.

Lukijaa (hakijaa, asiakasta, vastaanottajaa) kiinnostanee päätöksissä nimenomaan ratkaisu, ei se mitä asiassa on aiemmin päätetty – senhän lukija tavallisesti tietää entuudestaan. Päätösmalleissa tulisikin harkinnanvaraisesti nostaa päätösosa heti tekstin alkuun tai ainakin alkupuolelle. Varsinkin lyhyissä päätöksissä näin tehdään jo sangen yleisesti. Tottumuksesta luonnolliseen juonenkuljetukseenko johtunee, että seuraava, aikoinaan kirjoitusmalliksi esitetty päätösesimerkki näyttää nykyään melko oudolta:

Esimerkki 2a

Kaupungin lasten päivähoito-osasto on esittänyt, että päiväkoti Mustikka hyväksyttäisiin tarkoitukseensa.
Hakemuksenne saapui 14.2.1978.

Lääninhallitus on hakemuksen johdosta tarkastanut päiväkoti Mustikan 1.3.1978 ja päättänyt lasten päivähoidosta annetun lain (36/73) 27 §:n nojalla hyväksyä mainitun päiväkodin tarkoitukseensa 44-paikkaisena 6.3.1978 lukien.³

Näinkin lyhyeksi päätökseksi ongelmia kertyy yllättävän paljon: ensinnäkin hakemuksen saapumistieto on omituisessa paikassa, jossa se keskeyttää varsinaisen asian kerronnan; toiseksi hakijasta puhutaan ensin kolmannessa persoonassa (lasten päivähoito-osasto), sitten teititellen (hakemuksenne); lisäksi päätösosaan on tungettu tilketietoja päiväkodin tarkastuksesta ja käytetystä lainkohdasta. Päätöksen kokonaisuudesta tulee tarpeettoman sekava, vaikka itse asia on yksinkertainen ja päätös rutiinimainen. Tekstiä parantaa selvästi päätöksen kertominen heti ja asioiden järjestäminen uudelleen:

Esimerkki 2b

Lääninhallitus on päättänyt hyväksyä päiväkoti Mustikan tarkoitukseensa 44-paikkaisena 6.3.1978 lukien.

Hyväksymistä esitti Helsingin kaupungin lasten päivähoito-osasto 14.2.1978 saapuneessa hakemuksessaan. Hakemuksen johdosta lääninhallitus tarkasti päiväkoti Mustikan 1.3.1978.

Päätös perustuu lasten päivähoidosta annetun lain (36/73) 27. §:ään.

Esimerkki osoittaa, että asiassa aiemmin tapahtuneen (esitiedot) pystyy näppärästi kertomaan varsinaisen päätösosan jälkeenkin. Myös viittaus lakiin – päätöslauselman pituuden keskeinen syy – sijoittuu tekstissä helposti omaksi virkkeekseen tai omaksi kappaleekseen.

Väliotsikoilla selkeään hahmotukseen

Päätöksiin sisältyvien muotoseikkojen ja lauseiden kielipiirteiden arviointia ja jopa asioiden esittämisjärjestystä tärkeämpänä pidän sitä, että eri hallinnonelinten käyttämien päätösmallien rakenne on kunnossa. Jokaisen päätöksiä käsittelevän viraston ja laitoksen on mielestäni syytä aloittaa virkakielen huoltonsa kirjoitusohjeista ja sellaisista malleista, joilla voidaan yhtenäistää samankaltaisina toistuvien päätösten kirjoitusasua.

Tällaiset kirjoitusohjeet on vaivatonta luoda väliotsikoiden varaan, niin kuin moniaalla on tehtykin. Väliotsikoiden alle on yksinkertaista kerätä päätösten asiakohdat aina samaan järjestykseen. Myös asiakohdissa toistuvista lausekuvioista ja ilmauksista voi valmiiksi sopia, samoin kuin tekstin kieliasun pienistäkin seikoista.

Kirjoitustilanteessa asiakohdista poimitaan tarpeelliset. Kirjoittajan ei tällöin tarvitse enää pohtia asioiden esittämisjärjestystä, vaan hän voi keskittyä asiasisällön muotoiluun.

Kirjoitusohjeista on sellainenkin hyöty, että kielen asiantuntijoille syntyy sopiva työkenttä. He eivät näet käytännössä voi mitenkään perehtyä kaikkien virastojen ja laitosten erilaisiin tekstityyppeihin eivätkä kirjoittaa ohjeita virastojen puolesta. Sen sijaan valmiiden kirjoitusohjeiden tarkistaminen ja päätösmallien arviointi sopii asiantuntijoiden työsaraksi. Päätösten kirjoittajat ovat taas oman työnsä parhaita asiantuntijoita, ja siksi kirjoitusohjeiden laadinnan tulee lähteä heistä.

Esimerkki väliotsikoinnista

Työttömyysturvalautakunta on yksi niistä virastoista, jotka ovat laatineet itselleen kirjoitusohjeet. Lautakunta käsittelee työttömyysturvapäätöksistä tehdyt valitukset ja tekee niistä ratkaisut.4

Lautakunnan kirjoitusohjeet perustuvat siihen, että asiakohdat toistuvat päätöksissä pitkälti samanlaisina. Ohjeiden väliotsikointi näyttää seuraavalta. Alussa esitetään otsikkotiedot ja esitiedot, joissa selvitellään eräitä valittajaan ja juttuun liittyviä tosiasioita. Sitten seuraa jutussa annettu aiempi päätös, josta valitettu, ja sen jälkeen itse valitus. Valituksen jälkeen tulevat valituksen johdosta annetut lausunnot ja niiden jälkeen mahdollinen lisäselvitys. Sitten on vuorossa työttömyysturvalautakunnan ratkaisu ja sen perusteet. Omina otsikoinaan seuraavat käytetyt lainkohdat ja äänestykset. Loppuun jäävät sitten kohdat liitteenä, jakelu ja tiedoksi.

Jokaisen asiakohdan kirjoitusasusta tarjotaan hyvinkin yksityiskohtaisia ohjeita. Esimerkiksi lautakunnan tekemän ratkaisun ilmaisemisesta esitetään huono ja parempi vaihtoehto samaan tapaan kuin kielioppaiden oikeakielisyysneuvoissa:

”Ei näin:

Työttömyysturvalautakunta on päättänyt/ jättää tutkimatta / hylätä X:n valituksen tms.

Vaan näin:

Työttömyysturvalautakunta jättää valituksen tutkimatta.

Työttömyysturvalautakunta hylkää valituksen.”

Asiakohtien kieliasun lisäksi ohjeista selviää, että lautakunnan esittelijät ovat sopineet muun muassa päätösten sellaisista kieliseikoista kuin että kappaleet pyritään ilmaisemaan aikajärjestyksessä, että kappaleet alkavat subjektilla ja että lyhenteitä pyritään välttämään.

Ohjeiden rakenne on looginen ja päätösten kieliasua yhtenäistävä. Kielen asiantuntija voi näin seikkaperäisten ohjeiden jälkeen luottavaisesti keskittyä arvioimaan päätöslauselman paikkaa, tekemään oikeakielisyystarkennuksia ja hiomaan tyyliseikkoja.

Mikäli samanlaiset ohjeet saataisiin aikaan virastoittain ja laitoksittain, voisivat virkakielen kouluttajat rakentaa selkeän virkakielen kivitaloa kestävälle perustalle.

 

Viitteet

¹ Ks. esim. Lääninoikeuden päätöksen kirjoittaminen veroasioissa. Lääninoikeuksien päätöslomaketoimikunnan 1 osamietintö. Komiteanmietintö 1979:57. Helsinki 1979.

² Ks. esim. Esko Koivusalo ja Liisa Huovinen-Nyberg: Selkeä virkakieli, s. 32–34. painoksen muuttamaton lisäpainos. Valtion koulutuskeskus. Helsinki 1984.

³ Valtionhallinnon asiakirjat, s. 87. Valtion painatuskeskus. Helsinki 1985.

4 Päätösluonnos ja päätös. Työttömyysturvalautakunnan kirjoitusohjeet. Käsikirjoitus.




Kielikello 3/1992
Alkuun

Jaa

Lehdet »

Anna palautetta »

Kotimaisten kielten keskus


Tilaa uusi Kielikello!
Kielikello siirtyy kokonaan verkkojulkaisuksi (osoite edelleen www.kielikello.fi) vuoden 2018 alussa, kun painetun lehden julkaiseminen loppuu. Uusi verkkolehti on ilmainen.

Kielikello ilmestyy verkossakin neljästi vuodessa, ensimmäisen kerran helmi-maaliskuussa 2018. Varsinaisten lehden numeroiden ilmestymisen välissä voidaan julkaista ajankohtaisia havaintoja, vastauksia kysymyksiin tai muuta juuri sillä hetkellä kielikeskustelussa pinnalla olevaa aineistoa.

Jos haluat sähköpostiisi tiedon Kielikellon ilmestymisestä tai julkaistusta uudesta sisällöstä, osoitteessa www.kotus.fi/tilaakielikello on lomake, jolla voit ilmoittaa sähköpostiosoitteesi.

Tervetuloa mukaan Kielikellon lukijajoukkoon!

Suomen kielen lautakunta

Suomen kielen lautakunnan suosituksia ja kannanottoja

Yhteiskunta tarvitsee kaksipäiväisen äidinkielen ylioppilaskokeen (2/2017)
Evankelisluterilainen vai evankelis-luterilainen? (2/2016)



Lue lisää

Julkaisut

13.6.2017
Kielitoimiston oikeinkirjoitusoppaasta uusi painos

Kielitoimiston oikeinkirjoitusoppaasta on maaliskuussa 2017 ilmestynyt 13., korjattu painos.

Kielitoimisto kouluttaa

13.6.2017
Kesä marraskuussakin!

Kielenhuollon kesäpäivät 15.–16.11.2017

 

Ajankohtaista

3.10.2017
Kielitoimisto Facebookissa

Kielitoimisto on avannut oman Facebook-sivunsa.

30.6.2017
Lähetä kielihavaintosi Kielitoimistoon!

Kielitoimisto kerää kielenkäyttäjiltä havaintoja yleiskielestä.

Lisää ajankohtaisia »