Kielikello on kielenhuollon tiedotuslehti, jossa
kirjoitetaan kielestä ja kielenkäytön kysymyksistä.
Kielikello on tarkoitettu kaikille kielestä kiinnostuneille.

Kielikello 3/2015

Eeva Attila, Lotta Broms ja Marianne Hiirsalmi

Virkakielikampanja

Yliopistokurssilaiset mukana virkakielikampanjassa

Helsingin yliopiston suomen kielen opiskelijat osallistuivat virkakielikampanjaan osana opintojaan. 

viiva.gif

Helsingin yliopiston suomen kielen oppiaineessa oli keväällä 2015 tarjolla uudenlainen kurssi: Yleistajuiset tekstit työelämässä. Sillä perehdyttiin asiantuntijatiedon yleistajuistamiseen työelämän näkökulmasta. Kurssi toteutettiin käytännönläheisesti projektityönä. Opiskelijat toimivat ryhmissä, joista kukin keskittyi ryhmäläisiä kiinnostavaan tehtävään tai alaan.

Trafin ohje virkakielitestissä

Meidän ryhmämme oli kiinnostunut viranomaisteksteistä ja editoinnista. Otimme yhteyttä Kotimaisten kielten keskuksen virkakielikampanjan vetäjiin, ja sitä kautta saimme  yhteistyökumppaniksemme Liikenteen turvallisuusvirasto Trafin. Saimme työstettäväksi muutamia tekstejä, joita virastossa oli tarkoitus selkeyttää ja päivittää. Päädyimme työstämään tekstejä virkakielikampanjaa varten laaditun virkakielitestin avulla. Se auttaa kartoittamaan, miten tekstissä toteutuvat Hyvän virkakielen toimintaohjelman vaatimukset asiallisuudesta, selkeydestä ja ymmärrettävyydestä (Ulla Tiilililä: Mitä on asiallinen, selkeä ja ymmärrettävä virkakieli?, ks. Lue myös). Testi koostuu 22 kysymyksestä selityksineen ja apukysymyksineen, ja se on vapaasti käytettävissä Kotuksen verkkosivuilla (http://www.kotus.fi/ohjeet/kieli-_ja_nimitestit/
virkakielitestit/virkakielitesti
).

Yksi Trafilta saamistamme teksteistä oli ohje turvallisuusluvan hakemista ja muuttamista varten. Ohje on suunnattu rautateiden rataverkon omistajille ja haltijoille, ja sitä oli tarkoitus nyt päivittää. Trafi toivoi myös vinkkejä siitä, miten ohjetta saataisiin entistä selkeämmäksi. Ohje on luettavissa Trafin verkkosivuilla (http://www.trafi.fi/rautatiet/luvat_ja_todistukset/turvallisuuslupa).

Mitä virkakielitesti paljasti ohjeesta?

Virkakielitestin ensimmäiset kysymykset koskevat tekstin vastaanottajaa ja tarkoitusta; Trafin ohjeesta ne käyvätkin hyvin ilmi. Testin avulla voi arvioida myös asian määrän sopivuutta sekä esittämisjärjestystä. Karsimme tekstistä toistoa ja esitimme, että luvan edellytykset käsiteltäisiin ennen ohjeistusta luvan hakemiseksi. Ohjeteksti on sen sijaan onnistunut hyvin siinä, että lukijaan suhtaudutaan asianmukaisesti: lukijan oletetaan olevan jonkin verran perillä turvallisuuslupaan liittyvistä asioista, mutta niin rataverkon omistajat ja haltijat varmasti ovatkin. Tekstistä käy myös hyvin ilmi toimija, kun kyse on luvan myöntäjästä eli Trafista, mutta lukijan puhuttelua, joka nyt tapahtuu passiivissa, ryhmämme neuvoi Trafia vielä miettimään.

Virkakielitestin toinen osio tarkastelee tekstiä kokonaisuutena: huomio kohdistuu tekstin toimivuuteen otsikoinnin, kappalejaon ja metatekstiin liittyvien piirteiden kautta. Esitimme otsikoiden ja alalukujen määrän vähentämistä, sillä tekstikappaleiden ja lukujen määrät ovat niin lähellä toisiaan, että kappalejako alkaa menettää merkitystään tekstin jäsentäjänä. Koska muutos vaikuttaa myös kappalejakoon, on hyvä karsia päällekkäisyydet ja järjestellä saman teeman asiat yhteen paikkaan. Ohjetekstin otsikot vastaavat sisältöjä ja antavat riittävästi tietoa mutta ovat kovin pitkiä. Alimman tason otsikot on lisäksi useimmiten muotoiltu lauseiksi, esimerkiksi Turvallisuusluvan a ja o on vaatimusten mukainen turvallisuusjohtamisjärjestelmä, mikä hidastaa silmäilyä ja katkoo tekstiä. Päädyimme esittämään otsikoiden muuttamista; nimeävät otsikot sopisivat tekstin tyyliinkin paremmin.

Trafin ohjeessa ei ole juurikaan erilaisia lukupintoja eli mahdollisuuksia erilaisiin lukutapoihin. Termejä ei ole lihavoitu tai kursivoitu, luetelmien sijasta tekstissä on useita hankalia luetteloita eikä lukujen lopuissa ole erillisiä yhteenvetoja. Esitimme havainnollistusten lisäämistä esimerkiksi tietolaatikkojen  tai tiivistelmien avulla.  

Pronominiviittaukset samassa tai edellisessä virkkeessä olevaan nimeen tai muuhun substantiiviin ovat yleisesti ottaen selkeitä. Eniten ongelmia aiheuttavat synonyymiset nimeävät substantiivit, joista ei aina käy selvästi ilmi, viittaavatko ne todella samaan asiaan. Yksi tällainen synonyymikimppu on toimija ~ yritys ~ organisaatio. Koheesio eli sidosteisuus lauseiden ja virkkeiden välillä toimii yleensä hyvin.  Alalukujen välillä ei sen sijaan juuri käytetä kytkentäilmauksia, vaan aihe vaihtuu toisinaan turhankin yhtäkkisesti. Ohje hyötyisi myös metatekstin lisäämisestä. Nykyisellään tekstin rakennetta ei esitellä lukijalle, ja juonen seuraaminen on ennen muuta otsikoinnin varassa.

Viimeinen kolmannes virkakielitestin kysymyksistä liittyy virketason ilmiöihin ja sanastoon. Turvallisuuslupaohjeen virkkeet ovat paikoin pitkiä ja rakenteeltaan hankalia, joten ohjeistimme lyhentämään ja yksinkertaistamaan niitä. Lisäksi lukijaa helpottaisi, jos tekeminen ilmaistaisiin useammin verbillä kuin siitä johdetulla substantiivilla. Esimerkiksi seuraavaa virkettä esitimme muokattavaksi:

Liikenteen turvallisuusvirasto voi tarvittaessa myöntää luvan myös viittä vuotta lyhyemmäksi ajaksi esimerkiksi silloin, kun on tiedossa, että turvallisuussääntely muuttuu luvan edellytyksiin vaikuttavilta osin aikaisemmin kuin viiden vuoden kuluessa tai hakija on osoittanut kykenevänsä hoitamaan vastuullista rataverkon hallinnointia vain määrätyn ajan.

Muokattuna:

Liikenteen turvallisuusvirasto voi tarvittaessa myöntää luvan myös viittä vuotta lyhyemmäksi ajaksi. Näin voidaan tehdä esimerkiksi silloin, kun on tiedossa, että turvallisuussääntely muuttuu viiden vuoden sisällä ja että muutos vaikuttaa luvan edellytyksiin. Lupa voidaan myöntää lyhyemmäksi ajaksi myös esimerkiksi silloin, kun hakija on osoittanut kykenevänsä hallinnoimaan rataverkkoa vastuullisesti vain määrätyn ajan.

Trafin tekstin sanajärjestyksestä ei juuri löytynyt korjattavaa. Ehdotimme kuitenkin muutamia esimerkiksi lauseen moniselitteisyydestä tai painotuksista johtuvia sanajärjestysmuutoksia, esimerkiksi rataverkon haltija liikennöi itse rataverkolla rataverkolla itse.

Teksti sai kiitosta siitä, että lukijalle vieraat termit avataan eikä lukijalle vieraita lyhenteitä juuri esiinny. Oletettavaa on, että sellaiset termit kuin rataverkon haltija ja yksityisraiteen haltija ovat lukijalle tuttuja. Sen sijaan totesimme, että ilmausten abstraktisuus (esim. muiden toimijoiden huomiointi riskienhallinnan kautta) saattaisi tuottaa lukijalle päänvaivaa. Jos abstrakteja termejä ei pysty korvaamaan konkreettisemmilla – esimerkiksi toimijoita voi olla kovin monenlaisia, ja konkreettisempaa mutta silti riittävän kattavaa termiä on siksi hankala löytää –, voitaisiin ymmärrettävyyttä parantaa vaikka esimerkkitapauksella siitä, miten muut toimijat otetaan riskienhallinnan avulla huomioon. Osittain ohjeessa jo onkin toimittu näin.

Mitä projektista jäi käteen?

Virkakielitesti osoittautui varsin toimivaksi työkaluksi tekstin parantamiseen. Testin avulla huomio kiinnittyi myös sellaisiin seikkoihin, jotka muuten olisivat saattaneet jäädä huomiotta. Ryhmämme sai testin ansiosta tehtyä Trafille konkreettisia ehdotuksia ohjeen selkiyttämiseksi entisestään. Samalla tulimme pilotoineeksi itse virkakielitestin ja annoimme siitä Kotukselle palautetta käyttökokemuksemme perusteella.

Kurssilla saimme hyödyllistä käytännön kokemusta yleistajuistamistyöstä. Oli mielekästä päästä työskentelemään aitojen, käytössä olevien tekstien parissa. Parhaimmassa tapauksessa tällaisesta yhteistyöstä hyötyvät kaikki.

 

Kirjoittajat Eeva Attila ja Marianne Hiirsalmi opiskelevat Helsingin yliopistossa suomen kieltä.

 

Kelan tiedotteet tarkastelussa – Yleistajuistamisessa ei vain yhtä oikeaa tapaa

Helsingin yliopiston suomen kielen oppiaineen Yleistajuiset tekstit työelämässä -kurssilla tutkittiin myös Kelan tekstien yleistajuisuutta. Tätä selvitettiin haastattelemalla Kelan tiedottajaa ja vastaavaa kielenhuoltajaa sekä tarkastelemalla Kelan viestintää tiedotteissa ja sosiaalisessa mediassa.

Kela julkaisee monenlaisia tekstejä, ja yleistajuisuudessa voi olla eroja eri tekstilajien välillä. Tarkastellut tiedotteet olivat niin sanottuja kela.fi-tiedotteita, jotka ovat esillä Kelan verkkosivuilla. Näiden lisäksi Kela julkaisee myös lehdistötiedotteita, joita levitetään laajemmin. Sosiaalisen median viestinnästä tarkasteltavina olivat Facebook-päivitykset Kelan ylläpitämällä Opintotuki-sivulla. Opintotuki-sivun ohella Kela näkyy sosiaalisessa mediassa muun muassa omalla Twitter-tilillään sekä lapsiperheille suunnatulla Facebook-sivulla Kela-Kerttu.

Kelan tiedottajan ja kielenhuoltajan haastatteluissa ilmeni, että Kelassa kiinnitetään paljon huomiota tekstien ymmärrettävyyteen ja yleistajuisuuteen. Tästä huolimatta Kela saa myös negatiivista palautetta teksteistään. Hallintolain nojalla kaiken Kelan asiakasviestinnän tulee olla yleistajuista. Tämä koskee kaikkea Kelan ulkoista viestintää: niin asiakaskirjeitä, lehtijuttuja, päätöksiä kuin tiedotteitakin. Lisäksi Kelalla on lakisääteinen velvollisuus tiedottaa etuusasioista, mikä myös säätelee Kelan viestintää. Tutkitut tekstit osoittivat, että yleistajuistamisen tavat olivat erilaisia Kelan eri teksteissä. Tekstejä laadittaessa oli selvästi otettu huomioon tekstin tarkoitus ja sen kohderyhmät.

Kelassa pidetään tärkeänä, että asiakkaat ymmärtävät itseään koskevat asiat ja tietävät, miten heidän tulee toimia. Lisätietojen kysymistä varten tiedotteissa annetaan yleensä myös yhteystiedot. Tiedotteissa yleistajuisuutta lisäsivät selkeä otsikointi ja ingressien käyttö, väliotsikot, selkeä virkerakenne ja muutenkin selkeä kieli, jonka kieliasu on kunnossa. Tiedotteiden otsikot olivat usein pitkiä, mutta informatiivisia, ja niissä oli osoitettu tekstin kohderyhmä. Vaikeita asioita oli usein havainnollistettu erilaisilla esimerkeillä ja graafeilla. Erikoistermien avaaminen ja asioiden riittävä taustoitus lisäsivät tekstien ymmärrettävyyttä. Pituudeltaan tiedotetekstit olivat lyhyitä ja siksi hyvin verkkoon sopivia.

Sosiaalisessa mediassa viestintä oli mukautettu opiskelijoiden tarpeisiin, mikä näkyi viestinnän rentoutena. Kela vastaa sosiaalisessa mediassa esitettyihin kysymyksiin, tiedusteluihin ja palautteisiin usein sinuttelemalla kysyjää. Myös henkilökohtaisia toivotuksia käytetään paljon. Sosiaalisen median viestinnässä käytetään myös hymiöitä ja puhekieltä. Kela vastaa Opintotuki-sivulla suomen lisäksi englanniksi ja ruotsiksi, ja tekstin tyyli on kaikilla kielillä yhtä rento ja vapaamuotoinen.

 

Kirjoittaja Lotta Broms opiskelee Helsingin yliopistossa suomen kieltä. Hän on ollut korkeakouluharjoittelijana Kielitoimistossa kesällä 2015.




Kielikello 3/2015
Alkuun

Jaa

Lue myös:

Mitä on asiallinen, selkeä ja ymmärrettävä virkakieli? (Vapaasti luettavissa)

Vuosi virkakielikampanjaa (Vapaasti luettavissa)

Lehdet »

Anna palautetta »

Kotimaisten kielten keskus


Tilaa uusi Kielikello!
Kielikello siirtyy kokonaan verkkojulkaisuksi (osoite edelleen www.kielikello.fi) vuoden 2018 alussa, kun painetun lehden julkaiseminen loppuu. Uusi verkkolehti on ilmainen.

Kielikello ilmestyy verkossakin neljästi vuodessa, ensimmäisen kerran helmi-maaliskuussa 2018. Varsinaisten lehden numeroiden ilmestymisen välissä voidaan julkaista ajankohtaisia havaintoja, vastauksia kysymyksiin tai muuta juuri sillä hetkellä kielikeskustelussa pinnalla olevaa aineistoa.

Jos haluat sähköpostiisi tiedon Kielikellon ilmestymisestä tai julkaistusta uudesta sisällöstä, osoitteessa www.kotus.fi/tilaakielikello on lomake, jolla voit ilmoittaa sähköpostiosoitteesi.

Tervetuloa mukaan Kielikellon lukijajoukkoon!

Suomen kielen lautakunta

Suomen kielen lautakunnan suosituksia ja kannanottoja

Yhteiskunta tarvitsee kaksipäiväisen äidinkielen ylioppilaskokeen (2/2017)
Evankelisluterilainen vai evankelis-luterilainen? (2/2016)



Lue lisää

Julkaisut

13.6.2017
Kielitoimiston oikeinkirjoitusoppaasta uusi painos

Kielitoimiston oikeinkirjoitusoppaasta on maaliskuussa 2017 ilmestynyt 13., korjattu painos.

Kielitoimisto kouluttaa

13.6.2017
Kesä marraskuussakin!

Kielenhuollon kesäpäivät 15.–16.11.2017

 

Ajankohtaista

3.10.2017
Kielitoimisto Facebookissa

Kielitoimisto on avannut oman Facebook-sivunsa.

30.6.2017
Lähetä kielihavaintosi Kielitoimistoon!

Kielitoimisto kerää kielenkäyttäjiltä havaintoja yleiskielestä.

Lisää ajankohtaisia »