Kielikello on kielenhuollon tiedotuslehti, jossa
kirjoitetaan kielestä ja kielenkäytön kysymyksistä.
Kielikello on tarkoitettu kaikille kielestä kiinnostuneille.

Kielikello 3/2002

Minna Pyhälahti

Käyttö- ja kokoamisohjeet – haaste tekstintekijälle

Ohjetekstit ovat osa asiakasviestintää. Vuorovaikutus asiakkaan kanssa ei lopu siihen, että tuote on saatu myydyksi. Jos tuotteen käyttöönotto ei ohjeiden avulla suju helposti, myyjä voi joutua kuuntelemaan valitusta pettyneeltä ja vihaiselta asiakkaalta. Hyvät ohjeet ovat osa tuotteen laatua.

---

Tätä kirjoitusta varten tarkastelin kolmea ohjevihkoa. Perusteellisimmin tutustuin pesukoneen käyttöohjeeseen. Toinen tutkimani ohje oli kirjahyllyn kokoamisohje ja kolmas stereoiden viritinvahvistimen käyttöohje. Kohtaamiseni käyttö- ja kokoamisohjeiden kanssa eivät aina ole sujuneet leppoisasti, koska jotkut ohjetekstit turhauttavat: eihän näitä ymmärrä!

Itsestään selvältä tuntuu, että ohjeen pitää olla sitä laitteen versiota varten, jonka mukana se tulee käyttäjälle. Kuitenkin yllättävän usein tuotteen mukana tulee ohje, joka onkin tarkoitettu tuotteen eri mallia varten. Lukija on ymmällä, kun ohjeessa mainittua ruuvia A ei löydykään juuri siitä tuotteesta, joka hänen pitäisi koota.

Kuvia vai tekstiä?

Tarkastelemani kirjahyllyn kokoamisohjeessa eroaa muista ohjeista siinä, että siinä on miltei pelkästään kuvia; tekstiä on vain muutama rivi. Seuraavassa on ohjeen teksti kokonaisuudessaan:

1. Naulaa kirjahyllyn toinen pitkä taustasivu.
2. Siirrä naulaamatonta sivua siten, että ristimitat ovat samat.
3. Naulaa loput sivut.

SIVUTTAISSÄÄTÖ (1):
Avaa kiinnitysruuvi B, tee säätö ja kierrä ruuvi B kiinni.

SYVYYDEN SÄÄTÖ (2):
Avaa kiinnitysruuvi B, tee säätö ja kierrä ruuvi B kiinni.

KORKEUDEN SÄÄTÖ (3):
Löysää saranoiden ruuvit C, tee säätö ja kierrä ruuvit kiinni.

Ohjeen kuvat ovat melko hyviä, mutta ohjaavaa tekstiä kaipaisi paljon lisää. Miten vaikkapa säädöt tehdään? Esimerkissä ei kerrota säädön tekemisestä mitään, vaan todetaan vain lyhyesti: Tee säätö. Entä mitä tarkoittaa sana ristimitta kohdassa 2? Jos termejä käyttää, ne on selitettävä lukijalle.

 

Rakenne palvelemaan lukijaa

Jos ohje on paria sivua pitempi, siinä olisi hyvä olla sisällysluettelo ja hakemisto. Sisällysluettelo auttaa kokonaisuuden hahmottamisessa, ja hakemiston avulla löytää yksittäisen tiedon. Pesukoneen ja viritinvahvistimen käyttöohjeissa on sisällysluettelo, mutta otsikoita ei ole jaoteltu ylä- ja alaotsikoiksi. Nyt kaikki ovat saman tason otsikoita, mikä vaikeuttaa kokonaisuuden hahmottamista. Pesukoneen ohjeen tekstissä tosin on alaotsikoitakin: esimerkiksi kohdan Pesukoneen hoito alla on tekstissä väliotsikot Pumpun puhdistus, Tarkastusluukku, Kalkkisaippua ja saostumat, Tarkista letkut! sekä Puhdista ulkopinnat. Niitä ei kuitenkaan ole sisällysluettelossa mainittu lainkaan. Lisäksi kokonaisuutta on vaikea hahmottaa, kun otsikot ovat näin epäsuhtaisia.

Ohjeiden otsikot vaikuttavat myös turhan toteavilta: Varusteet, Ohjaustaulu, Turvallisuus jne. Niihin kaipaisi tehokkaita kysymyksiä, kehotuksia tai väitteitä. Yleensähän ohje kaivetaan esiin nimenomaan silloin, kun mielessä on jokin kysymys, johon kaipaisi vastausta. Nimeävän otsikon Kannen avaaminen tilalla voisi olla esimerkiksi seuraavantapaisia otsikoita: Miksi kansi ei aukea? tai Miten pesukoneen kansi avataan?

Pesukoneen käyttöohjeessa on alussa pikaohje. Se on seitsenkohtainen, puolen sivun mittainen, ja siinä on yhdistelty selkeästi kuvia ja lyhyttä tekstiä. Pikaohje on paikallaan varsinkin pitkähkössä ohjetekstissä. Pikaohjeen alapuolella otsikon Laitteen kuvaus alla on selitetty koneen pääosien nimitykset kuvien kera: ohjaustaulu, yläkansi, sisäkansi, kannenaukaisin jne. Ehkä vielä kuvaavampi ja tutumpi otsikko olisi yksinkertaisesti Osien nimitykset. Lukijan näkökulmasta on hyvä, että laitteen pääosien nimet ja käytetyt termit tehdään tutuiksi. Kun laitteen käyttöä sitten neuvotaan, ovat osien nimitykset tuttuja, ja niihin voi palata myöhemminkin ohjetta lukiessa.

Järkeä jäsentelyyn

Asioiden omaksumista helpottaa, jos kirjoittaja miettii, missä järjestyksessä lukija kaipaa tietoja. Pesukoneen ohjeessa asioiden esittämisjärjestys on pääpirteissään looginen. Käyttöohjeessa vaikuttaa järkevältä ratkaisulta se, että ensin kerrotaan ne asiat, jotka täytyy huomata ennen laitteen käyttöönottoa. Seuraavana on lyhyt pikaohje. Sitten kuvaillaan lyhyesti laitetta ja kerrotaan sen osista (jotta osien nimet tulevat tutuiksi), ja vasta sitten aletaan neuvoa laitteen tarkempaa käyttöä. Ohjeen lopussa kerrotaan koneen hoidosta, ongelmatilanteista sekä takuusta ja huollosta.

Pesukoneen ohjeessa on hyvää myös se, että tekniset tiedot ovat omassa kohdassaan, asennusohjeet omassaan ja koneen käynnistämisohjeet omassaan. Tekstin luettavuuden ja selkeyden kannalta onkin tärkeää, ettei laitteen kuvailua ja ohjeita esitetä sikin sokin.

Stereoiden viritinvahvistimen käyttöohjeessa osoittautui hankalaksi se, että laitteen kuvailu ja osa ohjeista on samassa kohdassa. Ohjeessa kuvaillaan numerojärjestyksessä vahvistimen osia: kuulokkeet, äänen voimakkuussäädin, tasapainosäädin jne. Kesken luetteloa, kohdassa 8, kuitenkin annetaan yllättäen myös suoria toimintaohjeita:

Tape-monitor-näppäin. Paina näppäintä kuunnellaksesi kasettinauhuria. Muita äänilähteitä ei voi kuunnella, kun nauhurin merkkivalo palaa. Kuunnellaksesi jotain toista äänilähdettä, paina tätä näppäintä uudelleen.

Pesukoneen ohjeen alussa on tärkeitä varoituksia, kuten Pesukone on tarkoitettu vain tavallista kotitalouskäyttöä varten. Konetta ei saa käyttää kemialliseen pesuun. Kaikki turvallisuusohjeet eivät jostain kumman syystä kuitenkaan ole samassa paikassa tekstin alussa, vaan osa niistä kerrotaan ohjevihon lopussa, jossa ne jäävät helposti huomaamatta: Pyykinpesukonetta ei saa jättää koskaan käyntiin ilman valvontaa. Kone on tarkoitettu vain aikuisten käytettäväksi. Älä päästä pieniä lapsia koneen läheisyyteen, kun kone on päällä.

Joidenkin muidenkin asioiden esittämisjärjestys vaikuttaa hankalalta. Esimerkiksi kohdassa Tarkastusluukku kerrotaan, miten pesurummun ja altaan väliin pudonneet vaatteet saa pois. Tätä ohjetta ei automaattisesti osaa etsiä sieltä missä se on, eli otsikon Pesukoneen hoito alta, kun kerran alaotsikkoa Tarkastusluukku ei edes ole merkitty sisällysluetteloon.

Ohjetekstiin sopivat hyvin numeroidut luettelot, joita on tarkastelemissani ohjeissa käytetty seuraavaan tapaan:

1. Kytke virta päälle.
2. Valitse kuunneltava kaiutinpari.
3. Varmista, ettei äänityksen merkkivalo pala.
4. Paina Turner-näppäintä.
jne.

Toisaalta varsinkin pesukoneen ohjeessa on monen väliotsikon alla pelkkä luettelo. Ne kyllä nopeuttavat tekstin lukemista, mutta liikaa käytettyinä ne synnyttävät luonnosmaisen vaikutelman. Lukija saattaa ajatella, ettei tekstiä ole viitsitty tai ehditty viimeistellä.

Tehoa perusteluilla ja suoralla puhuttelulla

Käyttöohjeen alussa on usein hyvä motivoida lukijaa:

Lue huolella koko käyttöohje, ennen kuin käytät konetta ensimmäisen kerran! Käyttöohjeesta saat tiedot oikeasta käytöstä, hoidosta – –. Tällöin opit käyttämään pesukonetta oikein ja vältyt turhilta huolto- ym. kustannuksilta.

Ohjeen tarkoitus on saada lukija toimimaan, joten motivoinnin lisäksi tarvitaan puhuttelua. Edellisessä esimerkissä on käytetty suoraa puhuttelua: Lue huolella – – saat tiedot – – opit käyttämään – – vältyt turhilta kustannuksilta. Suorat käskyt voivat joissakin tilanteissa tuntua liian jyrkiltä, mutta harva ohjetekstin lukija kuitenkaan pahastunee, vaikka ohjeessa käsketäänkin suoraan. Joskus käskyjä on kuitenkin syytä perustella. Esimerkiksi seuraavat kehotukset tuntuisivat mielivaltaisilta, jollei niitä olisi perusteltu:

Tarkista letkut vähintään kerran vuodessa, erityisesti täyttöletku. Täyttöletku on korkean paineen alaisena, ja se on vaihdettava, jos siihen tulee halkeamia tai muita vikoja.

Jätä rummun luukut auki muutamaksi tunniksi, jolloin kone kuivuu sisältä.

Joskus ohjeissa näkee käytettävän passiivimuotoa, esimerkiksi Turvallisuussyistä koneen yläkansi lukitaan linkouksen ajaksi. Suomen kielen passiivin taustalla on aina joku tekijäpersoona, joten lauseen muotoilu on harhaanjohtava, ellei lukijan tehtävä ole lukita kantta. Joka tapauksessa tällaisessa ratkaisussa passiivimuoto jättää toimijan piiloon, ja ohjeen lukija voi jäädä epävarmaksi siitä, pitääkö hänen tehdä jotain vai tapahtuuko asia automaattisesti. Kun käytetään persoonamuotoista verbiä, on selvää, että toiminta on automaattista: Turvallisuussyistä koneen yläkansi lukkiutuu linkouksen ajaksi.

Mikä ihmeen lappoilmiö?

Pesukoneen käyttöohjeessa on joitakin outoja sanoja, joita ei selitetä:

Poistoletkun virheellinen asennus, esim. jos poistoletkun pää jätetään makaamaan lattialle, voi aiheuttaa ns. lappoilmiön tai huonon vedenpoistumisen.

Mitä tarkoittaa lappoilmiö? Mitä haittaa siitä voi olla? Tarkoittaako lappoilmiö kenties sitä, että vesi ei poistu koneesta lainkaan? Joillekuille asia on selvä, kaikille ei. Termi lappoilmiö on hämärä ja herättää kysymyksiä, joihin ei ohjeesta löydy vastausta. Termejä tietysti ohjeissakin tarvitaan, koska yhdellä termillä voidaan viitata asiaan, jonka selittämiseen menisi muuten puolikin sivua. Termeistä ei kuitenkaan ole hyötyä lukijalle, jos ne ovat hänelle vieraita.

Hyvä ohje, paha ohje?

Olen osannut käyttää pesukonetta ja saanut kootuksi kirjahyllyni. Kuitenkin varsinkin kirjahyllyn kokoaminen oli hankalaa puuhaa, koska ohjeissa oli miltei pelkästään kuvia: selkeitä sanallisia ohjeita kaipasi todella.

Hyvä ohjeteksti on selkeä ja yksitulkintainen, ja se etenee loogisesti. Usein lukijaa auttaa se, että ohje sisältää sekä tekstiä että kuvia. Kuten niin monessa muussakin tekstilajissa, myös ohjeteksteissä pätee tekstintekijän kultainen sääntö: ajattele tekstiä lukijan näkökulmasta.

Toki lukijallakin on vastuunsa. Jos ohjeita ei edes yritä lukea, on turha valittaa tuotteen myyjälle silloin, kun tuotteen käyttäminen ei sujukaan leikiten. Olen tavannut turhautuneita ohjeiden kirjoittajia, joille asiakas on valittanut, ettei osaa käyttää tuotetta. Kun ohjeen kirjoittaja sitten on kysynyt asiakkaalta, eikö tämä saanut ohjeita, on asiakkaan vastaus kuulunut: ”Kuka niitä nyt lukee!” Ja toisin päin: voi asiakasparkaa, jos ohjeen kirjoittaja ei viitsi nähdä kirjoitustyössä vaivaa vaan ajattelee: ”Ei niitä ohjeita kukaan kuitenkaan lue.”




Kielikello 3/2002
Alkuun

Jaa

Lehdet »

Anna palautetta »

Kotimaisten kielten keskus


Tilaa uusi Kielikello!
Kielikello siirtyy kokonaan verkkojulkaisuksi (osoite edelleen www.kielikello.fi) vuoden 2018 alussa, kun painetun lehden julkaiseminen loppuu. Uusi verkkolehti on ilmainen.

Kielikello ilmestyy verkossakin neljästi vuodessa, ensimmäisen kerran helmi-maaliskuussa 2018. Varsinaisten lehden numeroiden ilmestymisen välissä voidaan julkaista ajankohtaisia havaintoja, vastauksia kysymyksiin tai muuta juuri sillä hetkellä kielikeskustelussa pinnalla olevaa aineistoa.

Jos haluat sähköpostiisi tiedon Kielikellon ilmestymisestä tai julkaistusta uudesta sisällöstä, osoitteessa www.kotus.fi/tilaakielikello on lomake, jolla voit ilmoittaa sähköpostiosoitteesi.

Tervetuloa mukaan Kielikellon lukijajoukkoon!

Suomen kielen lautakunta

Suomen kielen lautakunnan suosituksia ja kannanottoja

Yhteiskunta tarvitsee kaksipäiväisen äidinkielen ylioppilaskokeen (2/2017)
Evankelisluterilainen vai evankelis-luterilainen? (2/2016)



Lue lisää

Julkaisut

13.6.2017
Kielitoimiston oikeinkirjoitusoppaasta uusi painos

Kielitoimiston oikeinkirjoitusoppaasta on maaliskuussa 2017 ilmestynyt 13., korjattu painos.

Kielitoimisto kouluttaa

13.6.2017
Kesä marraskuussakin!

Kielenhuollon kesäpäivät 15.–16.11.2017

 

Ajankohtaista

3.10.2017
Kielitoimisto Facebookissa

Kielitoimisto on avannut oman Facebook-sivunsa.

30.6.2017
Lähetä kielihavaintosi Kielitoimistoon!

Kielitoimisto kerää kielenkäyttäjiltä havaintoja yleiskielestä.

Lisää ajankohtaisia »